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讲义和简报

为有人读而写

菲尔·巴特 博士/著

徐海川 /译 曾昌捷 /修订


献给 Gert Lüdeking

培训讲义

如何为会议写讲义?

开始我们就要认识到大多数人,或许是所有人都不喜欢阅读,特别是这个阅读很费劲的情况下。 这种情况往往发生在主题对于读者来说很陌生的时候,那么你需要做的第一件事就是让你的讲义容易理解。

长度:

一开始或许我们会认为这只是说要把材料写短一些,这是对的。

众所周知,相比于一片长篇大论人们更喜欢阅读短些的文章,想在会议上给参会者(或者一个听众,比如你的上司或下访官员)一些事的简要说明,那么最好就是给出一张纸的讲义。

想要缩短,并不是说要把内容太过于浓缩,在有限的字数里面会包含过多的信息,这样也不易于阅读,不要认为读你材料的所有人都会对其中的内容十分熟悉,你所要传达到的读者正是那些对其中内容并不熟悉的人,“给唱诗班传教”是完全没有必要的。

避免句子不完整,不要使用列表和注解,总是用完整句子,并且要把读者当做从来没听说过这个话题的人,最好能够填满一页半的内容,而不只是一张单页的纸,并且最好能以一种能够吸引读者的方式来表达你的想法,不要用短小却高度浓缩的文章吓走读者。

一页的材料自然是很好,但不能以信息过度浓缩作为代价。

颜色:

不要用彩色来强调部分内容,如果这样做只能让你的文章信息看起来更加集中,阅读起来也更加艰难。

使用不同的色彩会让你的讲义看起来很轻浮,就像个政治或宗教传单或者是商业广告,就用一个颜色,最好是黑色 用以表明格式的色彩是可以用的,比如说题目,这不同于文中某一部分的颜色的选择, 同样的,避免在文中使用下划线,斜体或者是大写字母来强调文中的部分内容。

让文本部分颜色保持一致, 免得读者会去猜疑你的用意或隐语,猜疑费时又费神,会让你的读者感到困惑。

着手写文件:

一篇文章的开头就要有“能抓住人眼球东西”,如果一开头就很枯燥那肯定读者是不愿意读下去的, 可以用一些偏激的言论或者吸引人的问题来开头, 要不可能会让读者草草读过,原来有兴趣的也会感到愤愤, 适当的时候,讲个笑话也是可以的。

在我们这个领域-社区工作问题,以社区来解决问题的方法,是有很多能吸眼球的话题的。

你也许可以以一些振奋人心的数据来开头:比如,相比其他地方,这片区域有多少人生病或重危?有多少年轻人知道如何防止艾滋病,或是不该性滥交?

抓住读者的眼球, 让他有继续读下去的兴趣。

中间部分:

一旦引起了读者的过去,如何保持就显得尤为重要, 有一点争议是个很好的办法 争议不代表吵架, 用一整套的叙述来承上启下,引导读者从一个话题过渡到另一个。

让你的句子简短,标准,完整,并且记住使用主动语态, 在非句子成分中避免使用注解。

我也更倾向于使用短的段落,在一份资料中用很多小标题以表示每一个新话题的开始, 不要对读者一副居高临下的姿态,让你的谋篇布局和内容都易于理解。

结尾:

你所谈到的所有话题都要为结论服务,结论就要结而论之。

让读者在读完之后感到心情愉快,充实,满足,肯定。 记住,当你递出材料的时候,读者的注意力便从演讲者你的身上转移开了, 给你的读者充分的时间阅读材料而不要想着讨论其他话题,要不就换个说法在读者阅读的时候把材料讲给他们听。

结论:

无人读的材料即无用。

假如你想写一篇讲义或简报,尽量写得易于理解而有趣, 篇幅要短小但内容不能太集中 避免文本中随意使用颜色,下划线,斜体和大写, 用好的结构抓住人的眼球开头,引发争议并引导至结论。

阅读材料可以延伸你的论点。

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版权所有 1967, 1987, 2007 菲尔·巴特
网页设计 卢德·萨达
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最近更新: 2011年3月30日


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