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INFORMATION DE GESTION
et gestion de l'information
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Stéphanie Guico
Feuillet d'atelier
Comment gérer l'information engendrée par la surveillance
L'information de gestion et la gestion de l'information sont différentes; l'information de gestion est un type d'information ( les données ) ; la gestion de l'information est un type de gestion ( le système ).
La gestion de l'information est le processus par lequel on analyse et utilise l'information qui a été accumulée et enregistrée afin de permettre aux gestionnaires ( à tous les niveaux ) de faire des choix éclairés. L'information de gestion est l'information nécessaire afin de prendre des décisions gestionnaires.
La surveillance fournit de l'information à propos des activités du projet. Cette information est accumulée durant la phase de planification et d'exécution. L'information aide à déceler les ratés, s'il y en a, en cours de projet. Les gestionnaires peuvent ainsi trouver les solutions qui assureront le succès du projet.
L'importance de l'information de gestion :
L'information de gestion est importante pour :
- Prendre des décisions nécessaires à l'amélioration de la gestion de l'équipement et des services
- Établir la planification participative, l'exécution, la surveillance et l'évaluation.
Comment faire bon usage de la gestion de l'information :
Afin de pouvoir utiliser l'information pour faire des décisions gestionnaires, l'information doit être gérée ( accumulée, enregistrée et analysée ). Bien que la gestion de l'information ( le processus de collection et d'enregistrement de l'information ) et l'information de gestion ( l'information nécessaire pour prendre des décisions éclairées ) soient différentes, elles se renforcent l'une l'autre et ne peuvent pas être entreprises séparément au cours des opérations quotidiennes.
Ainsi, l'information de gestion comprend les étapes suivantes :
- Décider des informations requises ;
- Accumuler et analyser l'information ;
- L'enregistrer et l'accéder en cas de besoin ;
- L'utiliser et
- La propager.
Déterminer l'information nécessaire à la gestion : Énormément d'information est produite durant la planification, la gestion et la surveillance d'un projet. Une partie de cette information est utilisée immédiatement afin de faire des décisions gestionnaires ; le reste sera nécessaire plus tard. Ainsi, un bon système informatisé de gestion devrait assister le gestionnaire de projet afin qu'il / elle prenne compte des informations qu'ils doivent accumuler afin de prendre différentes décisions gestionnaires à différentes étapes.
Accumuler et analyser l'information pour la gestion de l'information : L'information peut être recueillie depuis les rapports du personnel technique, les livres du village, les fiches remplies par les différents acteurs, les réunions communautaires, les entrevues, l'observation et les plans communautaires.
Enregistrer l'information : Il est important d'enregistrer l'information afin de pouvoir s'y référer dans le futur. L'information peut être enregistrée dans le livre du village, les rapports de projet, diverses fiches et la mémoire. Le principe central de l'enregistrement de l'information est la facilité à laquelle on peut y accéder.
Utiliser l'information : L'information peut être utilisée pour résoudre les problèmes de la communauté, déterminer les ressources ( quantité et nature ), solliciter leur support et déterminer les projets futurs.
Diffusion de l'information : Il est nécessaire que l'information soit partagée avec toutes parties prenantes et acteurs impliqués dans le projet si on veut qu'elle soit utilisée de manière adéquate. Les autres parties prenantes peuvent utiliser cette information en vue de prendre des décisions gestionnaires. De plus, elles peuvent aider l'individu faisant la collecte de l'information à extraire le sens et l'utilité de ces informations à des fins gestionnaires.
L'information devrait être partagée entre le village, la paroisse, le sous-comté, le district, le bureau national, les ONG et les donateurs. L'information de gestion est une partie intégrale de la surveillance. L'information s'obtient durant les activités de surveillance et aide à la planification et l'exécution de celles-ci.
Que ce soit via les employés ou les parties prenantes, une des méthodes les plus efficaces d'accumuler de l'information de surveillance utile est à travers le Rapport Annuel. Quoique son rôle le décrive comme un outil d'accumulation et d'enregistrement d'information de gestion participative, il est également utile pour obtenir de l'information de surveillance.
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Rapport de progression aux cadres :
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