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SUPERVISIONE E RELAZIONE SU DI ESSA

Dopo che sono state Effettuate le Osservazioni

di Phil Bartle, PhD

Traduzione a cura di Francesca Mereu

Materiale Formativo

Come fare rapporto sulle osservazioni e sulle analisi

Mentre questo documento si sofferma sul fare rapporto sulle osservazioni effettuate durante il processo di supervisione, il prossimo modulo Scrivere un Rapporto, si sofferma più dettagliatamente sulla scrittura stessa del rapporto.

Effettuare un rapporto è una delle attività principali durante la progettazione della supervisione. E' la modalità con la quale le informazioni riguardo il processo e la messa in atto delle attività, e non solo le attività, vengono condivise con tutti i soggetti coinvolti nel progetto.

Nel caso di un progetto riguardante la costruzione di una scuola, il rapporto non si può ritenere concluso menzionando il numero di volte che la comunità si è riunita per la produzione di mattoni e per la costruzione dei muri della scuola, ma registrando anche il numero di mattoni e di muri della scuola che sono stati costruiti e il processo grazie al quale tale attività è stata effettuata.

Nei progetti comunitari, una relazione viene redatta per lo più in due modi: orale o scritto.

Relazione Orale:

Questa è la modalità attraverso la quale il rapporto si fa oralmente. Questo è il mezzo più comune di fare rapporto. I membri della comunità trovano più facile e più efficace comunicare agli altri verbalmente.

I vantaggi della relazione orale sono:

• La possibilità per una proporzione maggiore della comunità di partecipare Molti membri delle comunità, soprattutto nelle aree rurali sono analfabeti e non sono in grado di scrivere. Quelli che ne sono capaci ritengono che lo scrivere delle relazioni sia uno spreco di risorse e di tempo che li rende riluttanti a registrare tutte le informazioni acquisite durante la supervisione del progetto.
• Chiarezza e tempestiva distribuzione delle informazioni. La relazione verbale è sempre effettuata subito dopo un evento. Questo fa sì che le informazioni evinte dal processo siano relativamente valide, affidabili e aggiornate rispetto alle informazioni che vengono documentate per iscritto. Le persone che effettuano i rapporti, hanno un'opportunità di discuterne con la comunità e riceverne un riscontro immediato. Questo aiuta il processo decisionale.
• Costi contenuti. La relazione orale taglia significativamente i tempi e le risorse utilizzate per la sua esecuzione

La sfida legata alla relazione orale include:

• Relazione errata Alcuni membri delle comunità potrebbero diffondere deliberatamente delle informazioni verbali false per proteggere i propri interessi. La relazione verbale è così allettante in quanto colui che la effettua sa che nessuno metterà in dubbio le relazioni. In altri casi, alle persone che danno le informazioni non viene concesso il tempo di pensare in maniera approfondita alle risposte.
• Archiviazione, replica e coerenza: Poiché la relazione verbale non viene né documentata né registrata, essa è: molto difficile da conservare e riutilizzare per un uso futuro. Questa informazione viene mantenuta solo nei ricordi degli individui che hanno partecipato alla messa in atto del progetto. Pertanto, questo rende difficile la condivisione dell'informazione con persone al di fuori della comunità, soprattutto in quei casi nei quali coloro che conoscono l'informazione non possono o non vogliono rivelarla. Le informazioni raccolte possono anche risultare incoerenti soprattutto in quei casi in cui sono necessarie informazioni precedenti per formulare nuovi dati.

Relazione Scritta:

Durante la supervisione, è importante riportare i risultati delle attività, non solo le attività in sé. Scrivi ciò che osservi, assieme alle relazioni effettuate dai tecnici.

I vantaggi delle relazioni scritte sono:

• Forniscono informazioni affidabili per la gestione degli obbiettivi (relazioni scritte possono essere sottoposte ad un esame incrociato assieme ad altre informazioni risalenti ad altri tempi per poterne accertare l'accuratezza);
• Aiutano a fornire informazioni ai tecnici; e
• Le relazioni scritte sono anche semplici da gestire

Le sfide legate alle relazioni scritte sono:

• La scrittura giornaliera durante le attività di supervisione del progetto è sempre ignorata; e
• La documentazione delle relazioni ha un costo elevato sia in termini di tempo che denaro.

Vedi Livelli di Supervisione per una spiegazione dei livelli qui utilizzati. In Uganda si usa: 1= villaggio, 2= parrocchia, 3= sotto-contea, 4= contea e 5= distretto

Relazione sui Ruoli dei Soggetti Chiave:

Livello comunitario:

Comitati di Progetto:

• Progettano e rendono pubblico (in collaborazione con gli animatori) il piano di lavoro della messa in atto del progetto per il Comitato di Sviluppo della Parrocchia, per i Consigli Locali e per la comunità;
• Compilano e rendono pubblica la relazione mensile sui progressi del progetto per il Comitato di Sviluppo della Parrocchia a livello di villaggio e di parrocchia e per l'Assistente allo Sviluppo della Comunità; e
• Tengono l'archivio riguardante l'area del progetto (inclusi i piani di lavoro, le relazioni sulla supervisione e altre informazioni specifiche sul progetto) per ognuno dei progetti.

Animatori Comunitari:

• Preparano le relazioni riguardanti il processo di identificazione del progetto a livello del villaggio e sottopongono le copie al Comitato di Sviluppo della Parrocchia e all'Assistente allo Sviluppo della Comunità;
• Raccolgono e sottopongono le relazioni riguardo la comunità e nello specifico riguardo individui nella comunità; e
• Sottopongono le relazioni durante tutta la formazione nella comunità.

I Comitati di Sviluppo della Parrocchia:

• Forniscono gli aggiornamenti riguardo i progetti alla comunità in parrocchia durante gli incontri del consiglio locale;
• Fanno rapporto alla comunità e ai CDA sulle risorse e come queste siano state utilizzate in ciascun progetto;
• Sottopongono un rapporto annuale al CDA riguardo i principali attori dei progetti comunitari.

Consiglio Locale Uno e Due:

• Registra i verbali degli incontri del consiglio e dell'esecutivo per le loro decisioni di gestione che sono utilizzate dai team della sotto-contea, del distretto e quello nazionale.

Livello della Sotto-contea e del Distretto:

Assistente allo Sviluppo della Comunità:

• Sottopone al distretto un riepilogo mensile delle relazioni riguardanti i progressi del progetto;
• Fa rapporto sullo stato e sull'operatività degli animatori comunitari, sui comitati di progetto e sui comitati di sviluppo della parrocchia;
• Sottopone un riepilogo sulla formazione effettuata dagli animatori e agli animatori;
• Sottopone al distretto un rapporto sui principali contribuenti dei progetti comunitari.

Responsabile Sviluppo della Comunità (Coordinatore Distrettuale):

• Sottopone all'ufficio nazionale un riepilogo mensile sulle relazioni dei progressi del distretto

Ufficio Nazionale:

Coordinatore nazionale:

• Sottopone rapporti semestrali sui progressi nella contea al comitato direttivo nazionale, al ministro e ai donatori;
• Prepara gli aggiornamenti sulle attività del progetto e sui risultati e sottopone delle copie ad ogni distretto, che a loro volta rende pubblico il rapporto alle sotto-contee e alle parrocchie.
• Sottopone due volte all'anno la relazione SWOT sui Punti di Forza, Punti Deboli, Opportunità, Minacce (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) relativi al piano del progetto al ministro e ai donatori, includendo le belle e le brutte esperienze riguardo la loro messa in atto. Questo può far parte del rapporto semestrale.
• Compila e rende pubbliche le scoperte dell'indagine e della ricerca qualitativa ogniqualvolta tali studi vengano condotti.

Dibattito sulla Relazione Scritta:

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Ultimo aggiornamento: 13.10.2011