Prevodi:

Druge strane:

Moduli

Mapa sajta

Ključne reči

Kontakt

Korisni dokumenti

Korisni linkovi

MONITORING I IZVEŠTAVANJE

Nakon beleženja primedbi

autor dr. Fil Bartl, (Phil Bartle)

prevod Stevan Filipović

Brošura sa obuke

Kako izveštavati o primedbama i analizi

Dok se ovaj modul koncentriše na izveštavanje o primedbama zabeleženih tokom monitoringa, sledeći modul Pisanje izveštaja, detaljnije se bavi detaljima samog pisanja izveštaja..

Izveštavanje je jedno od glavnih aktivnosti tokom monitoringa projekta. To je način na koji se informacije o procesu i ishodu aktivnosti, a ne samo o aktivnostima, dele među zainteresovanim stranama projekta.

U slučaju projekta gradnje škole, izveštavanje se ne svodi na navođenje koliko se puta okupila zajednica radi pravljenja cigala i podizanja školskih zidova, već navodi i broj napravljenihcigala i sagrađenih zidova, uz proces njihove izrade.

U projektima u okviru zajednice, izveštavanje se vrši na dva načina: usmeno i pismeno.

Usmeno izveštavanje:

Ovo je proces u kom se izveštavanje vrši oralno. To je najrasprostranjeniji vid izveštavanja. Što se tiče članova zajednice, lakše je i efikasnije rečima komunicirati sa drugima.

Prednosti usmenog izveštavanja su:

• Mogućnost za učestvovanje većeg dela zajedniceMnogi članovi zajednice su, pogotovo u ruralnim predelima nepismeni. Oni koji umeju da pišu smatraju da pisanje izveštaja zahteva vreme i sredstva što ih odbija od dokumentovanja informacija prikupljenih tokom monitoringa projekta.
• Jasnoća i blagovremeno rasturanje informacijaUsmeno izveštavanje se uvek vrši neposredno nakon nekog događaja zbog čega su informacije proizašle iz procesa relativno tačne, pouzdane i aktuelne, više nego dokumentovane informacije. Osobe koje predaju izveštaj imaju priliku da razgovaraju sa zajednicom i odmah dobiju povratne informacije.
• Mali trošakUsmeno izveštavanje značajno skraćuje i smanjuje vreme i druga sredstva utrošena na izveštavanje.

Nedostaci usmenog izveštavanja podrazumevaju:

• Netačno izveštavanjeNeki članovi zajednice mogu namerno usmeno rasturati netačne informacije štiteći svoje interese. Usmeno izveštavanje je tako privlačno jer osoba koja izveštava zna da nijedno telo neće diskvalifikovati izveštaje. U drugim slučajevima osobe koje pružaju informaciju nemaju dovoljno vremena da promisle svoje odgovore.
• Čuvanje, umnožavanje i doslednost: Kako se tokom usmenog izveštavanja informacija niti dokumentuje niti snima, veoma je teško sačuvati je i iznaći radi dalje upotrebe. Samim tim je teško podeliti informaciju sa osobama izvan zajednice, pogotovo u slučajevima kada oni koji poseduju informaciju ne mogu ili nisu voljni da je otkriju. Takođe, teško da će prikupljena informacija biti dosledna, naročito u slučajevima gde je stara informacija potrebna da bi se stvorila nova.

Pismeno izveštavanje:

Važno je da se tokom monitoringa izveštava o rezultatima aktivnosti , a ne samo o aktivnostima. Pišite o onom što primećujete, uz pregledanje izveštaja tehničara.

Predosti pismenog izveštavanja su:

• Pružaju pouzdane informacije korisne za upravljačke svrhe (Pismeni izveštaji mogu vremenom biti unakrsno poređeni sa drugim informacijama ne bi li tačnost bila utvrđena);
• Pomažu u prikupljanju informacija od tehničara; i
• Izveštaji u pisanoj formi su pogodni za baratanje.

Nedostaci pismenih izveštaja su:

• Svakodnevno pisanje tokom projekta se uvek ignoriše; i
• Arhiviranje izveštaja je veoma skupo, što se tiče i novca i vremena

Videti Nivoi monitoringa za pojašnjenje nivoa upotrebljenih ovde. Uganda koristi: 1 = selo, 2 = opština, 3 = pod-okrug, 4 = okrug i 5 = distrikt.

Uloge ključnih zainteresovanih strana u izveštavanju:

Na nivou zajednice:

Projektni komiteti:

• Osmišljavaju i obznanjuju (u saradnji sa mobilizatorima) radni plan implementacije projekta Komitetu za razvoj opština, lokanlnim savetima i zajednici;
• Sabiraju i obznanjuju izveštaj o mesečnom napretku projekta Komitetu za razvoj opština, lokalnim savetima na nivou sela i opštine i i Pomoćniku za razvoj zajednice (dalje:CDA); i
• Čuvaju dosije sa lokacije projekta (uključujući radni plan, izveštaje o monitoringu i bilo koje druge informacije svojstvene projektu) svakog projekta.

Mobilizatori zajednice:

• Pripremaju izveštaj o procesu poistovećivanja sa projektom na seoskom nivou i predaju kopije Komitetu za razvoj opština i Pomoćniku za razvoj zajednice.
• Sakupljaju i predaju izveštaje o zajednici i određenim pojednicima iz zajednice; i
• Predaju izveštaje o celokupnoj obuci sprovedenoj u zajednici.

Komiteti za razvoj opština:

• Na sastanku lokalnog saveta saopštavaju zajednici novosti (up-date) o projektima u opštini;
• Izveštavajui zajednicu i CDA o sredstvima i načinu na koji se ona upotrebljavaju u svakom projektu.
• Predaju godišnji izveštaj CDA-u o glavnim akterima u projektima u okviru zajednice.

Lokalni savet, prvi i drugi:

• Praviti zapisnik sa saveta i izvršnih sastanaka za pod-okružne, distriktne i državne timove, radi upravljačkih odluka i upotrebe.

Pod-okružni i distriktni nivo:

Pomoćnik za razvoj zajednice:

• Podnosi distriktu mesečni rezime izveštaja o napretku projekta;
• Izveštava o statusu i delanju mobilizatora zajednice, projektnih komiteta i komiteta za razvoj opština;
• Podnosi rezime obuke, koju sprovode mobilizatori i mobilizatora;
• Podnosi distriktu izveštaj o glavnima učesnicima u projektima u okviru zajednice.

Poverenik za razvoj zajednice (distriktni koordinator):

• Podnosi mesečni rezime izveštaja o napretku distrikta državnoj kancelariji.

Državna kancelarija:

Državni koordinator:

• Podnosi polugodišnje izveštaje o napretku u zemlji državnom upravnom komitetu, ministarstvu i donatorima;
• Priprema vesti (up-dates) o projektnim aktivnostima i efektima i podnosi kopije svakom distriktu, koji zatim obznanjuje izveštaj pod-okruzima i opštinama.
• Podnosi ministarstvu SWOT (Strengths-snage, Weaknesses-slabosti, Opportunities-mogućnosti, Threats-pretnje) izveštaje dvaput godišnje o jačim i slabijim stranama nacrta projekta. Podrazumeva dobra i loša iskustva prilikom implementacije. Može biti deo šestomesečnoh izveštaja ;
• Sabira i obznanjuje nalaze istraživanja i kvalitativnih ispitivanja kad god se takve studije sprovedu.

Radionica pisanja izveštaja:

© Autorska prava 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Veb-dizajn Lourdes Sada

––»«––

Poslednji apdejt: 30.09.2011