Çeviriler:

Diğer Sayfalar:

Modüller

Site Haritası

Anahtar Kelimeler

İletişim

Faydalı Dokümanlar

Yararlı Linkler

BİLDİRİLER VE BRİFİNGLER

Okunması için Yazmak

hazırlayan: Phil Bartle, PhD

çeviren: Minel Türkel

Gwen Shepherd'a ithaf olmuştur

Eğitim Notları

Toplantılar için bildirileri nasıl yazabilirsiniz?

Bir gözlemden başlayarak söylemek gerekirse, insanların çoğu, belki de hepsi, okumayı sevmiyor, özellikle de bunu iş olarak yapmaya çalıştıkları zaman. Bu durum genellikle, konu yeni olduğunda ya da tanıdık olmadığında yaşanabiliyor. Sizin, yazar olarak ilk göreviniz okumayı kolaylaştırmaktır.

Uzunluk:

Başlangıçta kısa belgeler yazmayı gerektirdiğini düşünebiliriz. Doğru.

İnsanların, uzun olanlar yerine kısa olan yazıları okumaya eğilimli olduklarını biliyoruz. Bazı konuları katılımcılara (ya da katılımcı; denetmeniniz veya ziyaret eden bir memur olabilir) özetlemek istediğiniz görüşmelerde, tek sayfalık notlar bunun için en iyi yoldur.

Kısa tutmak için, belgeyi çok da bilgi yığını haline getirmeyin. Çok fazla bilgi kısa aralıklara sıkışacaktır. Bu şekilde okunması zordur. Belgenin, konusunu sadece ona vakıf olanlar tarafından anlaşılır biçimde yazılmasına izin vermeyin. Belgenin içeriğini bilenlerin dışında, henüz haberi olmayanlara da ulaştırmak istediğinizi unutmayın. Boşuna nefes tüketmeye gerek yok.

Eksik cümlelerden kaçının; listelerden kaçının; notlardan kaçının. Her zaman tam cümleler kullanın ve okur daha önce o konuyu duymamış gibi her birini tanıtın. Tek bir sayfadansa, bir buçuk sayfayı doldurmak daha iyidir. Ayrıca okuru, kısa olan ama yoğun bilgi yığını haline getirilmiş bir belgeyle korkutmaktan çok, düşünceleri okuyucuların ilgisini çekecek biçimde düzenlemek daha yerinde olacaktır.

Tek bir sayfalık belge iyi bir hedef olabilir, ama bilgi yığınına dönüşme pahasına olmamalı.

Renkler:

Belgenin bölümlerini vurgulamak için renk kullanmayın. Maalesef bu onun daha da bilgi yığını halinde görünmesine ve bu nedenle daha zor anlaşılmasına sebep olacaktır.

Çeşitli renkler kullanmak, aynı zamanda görünüşü de ucuzlatmaktadır. Aynen siyasi ya da dini risaleler veya ticari reklamlarda olduğu gibi. Tek bir renkle kalın, tercihen siyahla. Biçimlendirilmiş renkler kullanılabilir, örneğin başlıktaki gibi. Bu, metindeki seçilen bölümün renklendirilmesinden farklıdır. Benzer olarak, bölümlerin altını çizmekten, italik kullanmaktan ya da metindeki bazı bölümleri vurgulamak için büyük harf kullanmaktan kaçının.

Metinde, hepsini tek bir renkte düzenleyin. Bu, kodlamanızı ve gayenizi ikinci kez tahmin etmeye çalışmaktan okuyucuyu kurtarır.

Giriş (Dokümanınızın Başlangıcı):

Okunacak olan belge "kavrayıcı" ile başlamalı. Sıkıcı bir başlangıç, okurun okumaya devam etmeyeceğini garanti eder. Tepki çekecek bir ifadeyle ya da ilgi çekici bir soruyla başlanmalıdır. Ya da, okurun okumadan hızlıca geçeceği bir başlangıç da yapılabilir, ancak bu şekilde ilgisi kaybolacaktır. Doğru bir içerikte, eğer uygunsa bir şaka kullanılabilir.

Bizim çalışma sahamızda, topluluktaki bir problem ve topluluğun problemleri çözme yaklaşımı, uygun kavrayıcı konuların çoğunun kaynağıdır.

Belki şaşırtıcı bir istatistikle başlayabilirsiniz: örn. diğerleriyle karşılaştırıldıklarında, belirli bir bölgedeki insanların ne kadarı hasta olacak ya da ölecek? Genç insanların ne kadarı AIDS'ten korunmanın yollarını gerçekten biliyor ya da korunmasız seksten uzak duruyor?

Okurların ilgisini yakalayın. Onların daha çok okumalarını sağlayın.

Gelişme:

Okuyucuların ilgisini çektiğiniz an, bunu devam ettirmek önemlidir. En iyi yol, bir argümanın olmasıdır. Bu bir atışma değildir. Bu, ifadeleri birbirine bağlayan ve okuru bir noktadan diğerine yönlendiren açıklamaların bir toplamıdır.

Cümlelerinizi basit, kısa, standart, tamamlanmış ve etken çatılı olarak kurun. Notlardan ve cümle olmayan ifadelerden kaçının.

Bunun yanı sıra, kısa paragrafları kullanmayı ve her seferinde yeni bir konu belirterek belgeye birçok alt başlık koymayı tercih ediyorum. Okuyucuyla küçümsemeden konuşarak, düzeninizi, planınızı ve içeriği görmesini kolaylaştırın.

Dokümanın Sonu:

Ele aldığınız tüm konular bir sonuca varmalı. Sonuç neticendirilmeli.

Belgeyi okuyan okurların mutlu olması sağlanmalı; neticeye varmaları, memnun ve emin olmaları da. Unutmayın, dokümanları dağıttığınızda, katılımcıların dikkati konuşmacı olan sizden uzaklaşacaktır. Ya diğer bir konuyu tartışmaya çalışmadan, onlara dokümanı okumaları için zaman tanıyın, ya da okumalarına eşlik edecek şekilde konuyu yeniden sözlü olarak yorumlayın.

Sonuç:

Okunmayan bir belge kullanışsız bir belgedir.

Bir bildiri ya da ön bilgilendirme yazmak isterseniz, okuyacak insanlar için kolay ve ilgi çekici bir biçimde yazın. Kısa tutun, ancak çok yoğun bir bilgi yığını da olmasın. Renk kullanmaktan, altını çizmekten, italikten veya büyük harflerden kaçının. Okuyucuyu kolayca yakalayacak ilginç bir yapı sunun, bir argüman geliştirin ve sonuca erdirin.

Okunmuş bir belge hedefinizi ileri taşır.

© Telif Hakkı 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Site Dizaynı Lourdes Sada

––»«––

Son Güncelleme: 24.06.2012