Pagina principală
 Manuale








Traduceri:

Català
English
Español
Italiano
Português
Română
اردو / Urdu

                                        

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:

Sumar:


MANUAL DE MONITORIZARE

ISBN: 92-1-131401-6 – UN: HS/545/98


de Phil Bartle, PhD

traducere de Oana Bajka


Nu-i de ajuns să se facă dreptate,
Pentru că nu se face dreptate
Până când nu se vede că s-a făcut dreptate.

Anonim

Prefaţă

Acest manual este rezultatul celor şase ani de formare în mobilizarea şi managementul comunităţilor în cadrul Programului de Management al Comunităţii din Uganda, realizat de UN-HABITAT (Habitat) şi implementat de Directoratul pentru dezvoltarea comunităţilor din cadrul Guvernului din Uganda. El este totuşi gândit a fi aplicabil şi în cazul altor ţări, aşa că nu sunt accentuate situaţii specifice din Uganda iar stilul de redactare este pe cât de simplu posibil pentru a se facilita traducerea materialului în alte dialecte şi limbi.

De-a lungul timpului s-au învăţat multe lecţii, unele din succes, altele din eşec. De-a lungul întregului proces am văzut forţa potenţială şi uimitoarea energie a comunităţilor. Am înţeles că toate comunităţile, indiferent cât de sărace, au resurse (multe dintre ele trebuie încă identificate) care pot fi captate, astfel încât să contribuie la dezvoltarea comunităţilor şi a întregii ţări. Pentru a descoperi aceste resurse naţionale, e nevoie de formare în mobilizare şi management.

Pe parcursul procesului, toţi actorii interesaţi trebuie să ştie cât de bine funcţionează intervenţia (formarea în mobilizare şi management). În categoria actorilor interesaţi sunt incluşi membrii comunităţii, mobilizatorii de pe teren, coordonatorii, managerii, administratorii, cei care realizează planificarea la nivel local, regional şi central. Acest manual, destinat în primul rând celor care lucrează pe teren (şi recomandat tuturor celor implicaţi) furnizează îndrumare, sfaturi, ponturi şi recomandări pentru stabilirea unui sistem de monitorizare necesară, astfel încât toată lumea să fie informată despre cât de bine funcţionează.

Phil Bartle, Consultant tehnic principal
Laban Mbulamuko, Coordonator naţional
Programul de Management Comunitar Uganda
1992-1998

Introducere:

Acest manual, care însoţeşte "Manualul pentru mobilizatori," şi "Manualul pentru generarea bunăstării,"  se concentrează asupra acelor aspecte de consolidare a comunităţii care ţin de monitorizare şi evaluare. Complementar celorlalte două manuale, acest al treilea manual analizează mai detaliat scopul şi metodele de monitorizare, de la nivel local la nivel naţional.

Chiar dacă aceste trei manuale sunt destinate în primul rând celor care lucrează pe teren, în comunitate, recomandăm ca ele să fie citite şi de cei care realizează planificările, de administratorii şi managerii implicaţi în capacitarea comunităţilor cu venituri scăzute. Ca şi celelalte două manuale, această carte este una despre "cum să". Descrierile, teoriile şi cronicile sunt minime; se pune accentul pe aptitudini, metode şi principii.

1. Principii ale monitorizării:

Acest capitol explică ce este monitorizarea şi cărui scop serveşte.

1.1 Ce este monitorizarea?

Monitorizarea implică de asemenea şi oferirea unei reacţii privind mersul proiectului - finanţatorilor, celor care îl implementează şi beneficiarilor proiectului.

A monitoriza înseamnă a verifica modul în care progresează activităţile proiectului; o observaţie sistematică şi cu scop.

Monitorizarea implică de asemenea informarea finanţatorilor, a celor care implementează şi a beneficiarilor proiectului despre progresul proiectului.

Raportarea face posibil ca informaţia colectată să fie folosită la luarea deciziilor pentru îmbunătăţirea performanţei proiectului.

1.2 Scopul monitorizării:

Monitorizarea este foarte importantă pentru planificarea şi implementarea proiectelor.

Este ca atunci când te uiţi pe unde mergi când mergi cu bicicleta; îţi ajustezi traseul din mers şi te asiguri că eşti pe calea cea bună.

Monitorizarea furnizează informaţii care vor fi utile pentru:
  • analizarea situaţiei din comunitate şi proiectul ei;
  • hotărârea dacă resursele din proiect sunt bine utilizate;
  • identificarea problemelor cu care se confruntă comunitatea sau proiectul şi găsirea de soluţii;
  • asigurarea că toate activităţile sunt realizate cum trebuie, de către oamenii potriviţi şi la timp;
  • folosirea lecţiilor de la un proiect la altul; şi
  • constatarea dacă modul în care a fost planificat proiectul reprezintă cel mai bun mod de a rezolva problema propusă.

2. Monitorizare, planificare şi implementare:

Un proiect este reprezentat de o serie de activităţi (investiţii) care au ca scop rezolvarea unor probleme specifice, într-o anumită perioadă de timp şi într-o anumită locaţie. Investiţiile includ timp, bani, resurse umane şi materiale. Înainte de a-şi atinge obiectivele, un proiect trece prin câteva etape. Monitorizarea trebuie să se desfăşoare şi să fie integrată în toate etapele unui ciclu de proiect.

Cele trei etape de bază includ:
  • Planificarea proiectului (analiza situaţiei, identificarea problemei, definirea scopului, formularea strategiilor, structurarea unui plan de lucru şi bugetarea);
  • Implementarea proiectului (mobilizare, utilizarea şi controlul resurselor şi operarea proiectului); şi
  • Evaluarea proiectului.

Monitorizarea trebuie realizată de toate persoanele şi instituţiile care sunt interesaţi şi atinşi de proiect. Pentru a implementa cu succes un proiect, cei care îl planifică şi îl implementează trebuie să planifice de la început toate etapele care interacţionează.

În "Manualul pentru mobilizatori" spuneam că există întrebări cheie ale planificării şi managementului, şi anume: (1) Ce vrem? (2) Ce avem? (3) Cum folosim ce avem pentru a obţine ce vrem? şi (4) Ce se va întâmpla când vom reuşi? Ele pot fi modificate folosind "unde" în loc de "ce" iar principiile rămân aceleaşi.

Întrebările devin astfel:

Unde suntem?
Încotro vrem să mergem?
Cum ajungem acolo? şi
Ce se va întâmpla când vom reuşi?

2.1 Analiza situaţiei şi definirea problemei:

Aici se pune întrebarea "Unde suntem?" (Ce avem?).

Analiza situaţiei este un proces prin care sunt identificate caracteristicile şi problemele generale ale comunităţii. Ea implică identificarea şi definirea caracteristicilor şi problemelor care sunt specifice unor anumite categorii de persoane din comunitate. Acestea ar putea fi persoane cu dizabilităţi, femei, tineri, ţărani, negustori şi meşteşugari.

Analiza situaţiei este realizată prin adunarea de informaţiilor necesare pentru a înţelege comunitatea ca întreg şi indivizii din cadrul comunităţii. Informaţiile care trebuie adunate se vor referi la ce s-a întâmplat în trecut, ce se întâmplă în prezent şi ce se aşteaptă să se întâmple în viitor, bazat pe experienţele comunităţii.

Informaţiile necesare pentru a înţelege comunitatea includ, printre altele:
  • Caracteristicile populaţiei (de exemplu sex, vârstă, trib, religie şi dimensiuni ale familiei);
  • Structurile politice şi administrative (de exemplu comitete comunitare şi consilii locale);
  • Activităţi economice (inclusiv agricultura, comerţul şi pescuitul);
  • Tradiţii culturale (de exemplu moşteniri şi sistemul de clan), tranziţii (de exemplu rituri de căsătorie şi înmormântare), şi rituri de trecere (de exemplu circumcizia);
  • Proiecte continue ca acelea ale structurilor guvernamentale de la nivel local, regional sau central, ale organizaţiilor nonguvernamentale (ONG-uri) sau ale organizaţiilor bazate în comunitate (OBC-uri);
  • Infrastructura socio-economică sau utilităţi comunale (de exemplu şcoli, unităţi sanitare şi drumuri de acces); şi
  • Organizaţii din comunitate (de exemplu grupuri de economii şi de credit, grupuri de femei, grupuri de întrajutorare), funcţiile şi activităţile lor.

Informaţiile pentru analiza situaţiei şi definirea problemei trebuie adunate cu implicarea membrilor comunităţii, folosindu-se câteva tehnici. Asta pentru a se asigura că informaţiile despre comunitate şi problemele ei sunt valide, de încredere şi cuprinzătoare.

Pot fi folosite unele dintre următoarele tehnici:

  • Recenzie de documente;
  • Sondaje;
  • Discuţii cu indivizi, grupuri specifice şi comunitatea ca întreg;
  • Interviuri;
  • Observaţii;
  • Ascultarea oamenilor;
  • Brainstorming;
  • Conversaţii informale;
  • Realizarea unui inventar al resurselor, serviciilor şi oportunităţilor sociale ale comunităţii;
  • Plimbări, realizarea de hărţi; şi
  • Arborele problemă.

Analiza situaţiei este foarte importantă înainte de a încerca să rezolvăm problema pentru că:

  • Oferă oportunitatea de a înţelege dinamica unei comunităţi;
  • Ajută la clarificarea condiţiilor sociale, economice, culturale şi politice;
  • Oferă o oportunitate iniţială pentru implicarea oamenilor în toate activităţile proiectului;
  • Face posibilă definirea de probleme ale comunităţii şi de soluţii; şi
  • Furnizează informaţii necesare pentru a stabili obiectivele, pentru a planifica şi pentru a implementa.

Analiza situaţiei trebuie să fie continuă pentru a furniza informaţii suplimentare în timpul implementării proiectului, în timpul monitorizării şi al re-planificării. Analiza situaţiei şi identificare problemei trebuie să fie monitorizate pentru a se asigura că există în orice moment informaţii corecte şi actualizate despre comunitate şi problemele ei.

Pentru că monitorizarea trebuie integrată în toate aspectele sau fazele procesului, hai să trecem în revistă fiecare fază şi să vedem aspectele corespunzătoare ale monitorizării .

2.2. Stabilirea scopurilor şi obiectivelor:

Scopul se stabileşte punând întrebarea "Încotro vrem să mergem?" (Ce vrem?).

Înainte de a încerca să implementeze un proiect, cei care îl planifică, îl implementează şi beneficiarii trebuie să stabilească scopurile şi obiectivele. Vedeţi Brainstorming pentru o metodă participativă de a realiza acest lucru.

Un scop este o afirmaţie generală despre ceea ce trebuie făcut pentru rezolvarea unei probleme. El defineşte în sens larg ce se aşteaptă de la un proiect. Un scop reiese din problema care trebuie rezolvată şi semnalizează destinaţia finală a unui proiect. Obiectivele sunt sub-categorii finite ale scopului şi trebuie să fie specifice pentru a putea fi atinse.

Obiectivele trebuie să fie "SMART". Ele trebuie să fie:

Specifice: clare privind ce, unde, când şi cum se va schimba situaţia;
Măsurabile: să poată cuantifica ţintele şi câştigurile;
Abordabile: să poată fi atinse
(cunoscând resursele şi capacităţile de care dispune comunitatea)
Realiste: să poată fi atins nivelul de schimbare pe care obiectivele îl reflectă; şi
Încadrate în Timp: să cuprindă perioada de timp în care vor fi atinse.

Pentru a atinge obiectivele unui proiect, este esenţial să fie evaluate resursele disponibile în cadrul comunităţii şi cele care pot fi obţinute din surse externe. Vedeţi Descoperirea resurselor ascunse.

Cei care realizează planificarea şi implementarea, precum şi membrii comunităţii trebuie de asemenea să identifice constrângerile de care s-ar putea lovi în executarea proiectului şi modurile în care le pot depăşi. În funcţie de dimensiunea constrângerilor şi de forţele pozitive, cei care urmează să implementeze proiectul pot alege să continue sau să renunţe.

Scopurile şi obiectivele reprezintă fundamentul pentru monitorizarea şi evaluarea unui proiect. Ele sunt unităţile de măsură pentru succesul sau eşecul proiectului.

Generarea de structuri şi strategii:

Aici se pune cea de-a treia întrebare cheie, "Cum ajungem acolo?" (Cum obţinem ceea ce vrem cu ceea ce avem?).

Cei care planifică şi implementează (comunităţile şi cei care le capacitează) trebuie să hotărască modul în care vor implementa proiectul, care este strategia. Acceptarea unei strategii implică identificarea tuturor resurselor necesare pentru îndeplinirea proiectului, definirea diferitelor grupuri sau indivizi şi a rolurilor lor particulare în proiect. Aceste grupuri şi persoane care au roluri specifice în proiect sunt numite "actori".

Astfel, generarea structurilor şi strategiilor implică:

  • Discutarea şi acceptarea activităţilor de întreprins în perioada de implementare;
  • Definirea diferiţilor actori şi din afara comunităţii, precum şi a rolurilor lor; şi
  • Definirea şi distribuirea costurilor şi materialelor necesare pentru implementarea programului.

După stabilirea caracterului adecvat al deciziilor, executivul trebuie să discute şi să cadă de acord cu toţi actorii în legătură cu modul în care va fi implementat proiectul. Aceasta se numeşte structurarea unui plan de lucru. (Cum obţinem ceea ce vrem?). Un plan de lucru este o descriere a activităţilor necesare, cu etapizarea lor şi o indicare aproximativă a duratei în timp.

Pentru a elabora un bun plan de lucru, cei care implementează trebuie:

  • Să enumere sarcinile necesare pentru implementarea proiectului;
  • Să pună sarcinile în ordinea în care ele vor fi implementate;
  • Să arate alocarea responsabilităţilor actorilor; şi
  • Să pună fiecare activitate în timp.

Planul de lucru este un ghid pentru implementarea proiectului şi un fundament pentru monitorizarea lui. Astfel, el ajută ca:

  • Proiectul să fie finalizat la timp;
  • Lucrurile adecvate să fie realizate în ordinea potrivită;
  • Responsabilii pentru activităţi să fie identificaţi; şi
  • Momentul începerii implementării proiectului să fie identificat.

Cei care realizează planificarea şi implementarea trebuie să se pună de acord asupra indicatorilor monitorizării. Indicatorii monitorizării sunt semne (criterii) cantitative şi calitative pentru a măsura sau a evalua realizarea activităţilor proiectului şi atingerea obiectivelor. Indicatorii vor arăta măsura în care au fost atinse obiectivele fiecărei activităţi. Indicatorii monitorizării trebuie să fie expliciţi, relevanţi şi verificabili în mod obiectiv.

Indicatorii monitorizării sunt de patru feluri, şi anume:

  • Indicatori de resurse (input): descriu ce se întâmplă în proiect (de exemplu, numărul de cărămizi aduse şi suma de bani cheltuită);
  • Indicatori de produse (output): descriu activitatea proiectului (de exemplu, numărul de săli de clasă construite);
  • Indicatori de rezultat (outcome): descriu produsul activităţii (de exemplu, numărul de elevi ai şcolii); şi
  • Indicatori de impact: măsoară schimbarea condiţiilor comunităţii (de exemplu, reducerea analfabetismului în comunitate).

Scrierea structurilor şi strategiilor ajută la monitorizarea proiectului pentru că ele specifică ce va fi realizat în perioada implementării proiectului. Planificarea trebuie să indice ce va fi monitorizat, cine va realiza monitorizarea şi cum.

2.4. Implementare:

Monitorizarea implementării ridică cea de-a patra întrebare: "Ce se întâmplă când vom reuşi?"

Implementarea este etapa în care sunt întreprinse toate activităţile planificate. Înainte de implementarea unui proiect, cei care îl implementează (nominalizaţi de comitetul sau executivul proiectului) trebuie să îşi identifice punctele tari şi punctele slabe (forţele interne), oportunităţile şi riscurile (forţele externe).

Punctele tari şi oportunităţile sunt forţe pozitive care trebuie exploatate pentru implementarea eficientă a unui proiect. Punctele slabe şi riscurile sunt piedici care pot ameninţa implementarea proiectului. Cei care îl implementează trebuie să se asigure că dispun de mijloace pentru depăşirea lor.

În această fază a implementării monitorizarea este importantă pentru a se asigura că proiectul este implementat conform programului. Acesta este un proces continuu şi trebuie stabilit înainte de începerea implementării proiectului.

Astfel, activităţile de monitorizare trebuie să apară în planul de lucru şi să îi implice pe toţi actorii interesaţi. Dacă activităţile nu se desfăşoară bine trebuie găsite aranjamente pentru identificarea problemei, astfel încât ea să fie corectată.

Monitorizarea este de asemenea importantă pentru a se asigura că activităţile sunt implementate aşa cum s-a planificat. Aceasta îi ajută pe cei ce implementează să măsoare cât de bine îşi ating ţintele. Aceasta se bazează pe înţelegerea faptului că procesul prin care se implementează programul are un efect important asupra folosirii, operării şi întreţinerii lui.

Astfel, implementarea proiectului la ţintă nu este satisfăcătoare şi de aici nevoia celor care implementează de a-şi pune întrebarea "Cât de bine ne atingem scopurile?" (Ce se întâmplă când vom reuşi?).

2.5. Rezumatul relaţiei:

Cele de mai sus ilustrează strânsa relaţie dintre monitorizare, planificare şi implementare.
Ele demonstrează că:
  • Planificarea descrie cum trebuie realizată implementarea şi monitorizarea;
  • Implementarea şi monitorizarea sunt ghidate de planul de lucru al proiectului; şi
  • Monitorizarea furnizează informaţii pentru planificarea şi implementarea proiectului.

Între planificare, implementare şi monitorizare există o strânsă relaţie de consolidare (susţinere). Nici una dintre cele trei nu poate fi realizată izolat de celelalte două, şi atunci când realizează una dintre ele, cei care planifică şi implementează trebuie să se ocupe şi de celelalte.

3. Evaluare:

Evaluarea este un proces de judecare a valorii a ceea ce un proiect sau un program a realizat, mai ales legat de activităţile planificate şi de obiectivele generale. Ea implică judecăţi de valoare şi astfel este diferită de monitorizare (care înseamnă observaţie şi raportarea observaţiilor).

3.2. Scopul evaluării:

Evaluarea este importantă pentru identificarea constrângerilor care împiedică proiectul să-şi atingă obiectivele. Apoi pot fi identificate şi puse în practică soluţii la aceste constrângeri.

De asemenea, evaluarea permite celor care planifică şi implementează proiectul să estimeze beneficiile şi costurile acestuia pentru beneficiarii direcţi şi indirecţi cărora li se adresează proiectul. Dacă de exemplu proiectul implementat este protejarea unui izvor, evaluarea subliniază beneficiile pentru oamenii care aduc şi folosesc apa, precum şi costurile pentru oamenii ai căror pământuri sunt risipite şi ale căror recolte sunt distruse în procesul de colectare a apei.

Evaluarea este esenţială pentru a extrage lecţii din experienţa implementării proiectului şi pentru a folosi aceste lecţii în planificarea altor proiecte în acea comunitate sau în altă parte.

În cele din urmă, evaluarea ar trebui să furnizeze o imagine clară a măsurii în care au fost realizate obiectivele propuse ale activităţilor şi ale proiectului.

3.3. Procesul evaluării:

Evaluarea poate şi trebuie făcută: (a) înainte, (b) în timpul şi (c) după implementare.

Înainte de implementarea proiectului, evaluarea este necesară:

  • Pentru a estima consecinţele posibile ale proiectului planificat pentru oamenii din comunitate pentru o perioadă de timp;
  • Pentru a lua o decizie finală despre ce alternativă a proiectului trebuie implementată; şi
  • Pentru a ajuta la luarea deciziilor privitoare la modul în care se va implementa proiectul.

În timpul implementării proiectului: Evaluarea trebuie să fie un proces continuu şi trebuie să aibă loc în toate activităţile de implementare a proiectului. Aceasta face ca oamenii care planifică şi implementează proiectul să poată revedea progresiv strategiile proiectului în funcţie de circumstanţele schimbătoare pentru a obţine obiectivele dorite pentru activităţi şi proiect.

După implementarea proiectului: Aceasta este pentru revederea procesului de planificare şi implementare a proiectului, precum şi a rezultatelor după implementarea proiectului. Aceasta ajută la:

  • Identificarea constrângerilor inerente procesului de implementare;
  • Estimarea beneficiilor exacte şi a numărului de beneficiari;
  • Furnizarea de idei despre puterea proiectului, pentru multiplicare; şi
  • Furnizarea unei imagini clare asupra gradului în care au fost realizate obiectivele intenţionate ale proiectului.

4. Informaţia de management:

Informaţia de management şi managementul informaţiei sunt diferite; informaţia de management este un tip de informaţie (date); managementul informaţiei este un tip de management (sistem).

Managementul informaţiei este procesul de analizare şi de utilizare a informaţiilor care au fost colectate şi înregistrate pentru ca managerii (de la toate nivelurile) să poată lua decizii informate. Informaţia de management este reprezentată de informaţiile necesare pentru a lua decizii de management.

Monitorizarea furnizează informaţii despre ce se întâmplă în proiect. Aceste informaţii sunt colectate în timpul fazelor de planificare şi implementare. Informaţiile ajută la detectarea lucrurilor care nu merg bine în proiect. Astfel, managementul poate găsi soluţii pentru a asigura succesul.

4.1. Importanţa informaţiei de management:

Informaţia de management este importantă:

  • Pentru a lua decizii necesare pentru îmbunătăţirea managementului utilităţilor şi serviciilor; şi
  • Pentru a realiza procesele de planificare, implementare, monitorizare şi evaluare.

4.2. Cum să folosim managementul informaţiei:

Pentru a putea folosi informaţiile în vederea luării de decizii de management, informaţiile trebuie administrate (colectate, înregistrate şi analizate). Chiar dacă managementul informaţiei (procesul de colectare şi înregistrare a informaţiilor) şi informaţia de management (informaţiile de care este nevoie pentru a lua decizii informate) sunt diferite, ele se susţin reciproc şi nu pot fi separate în operaţiunile cotidiene.

Astfel, informaţia de management implică:

  • determinarea informaţiilor necesare;
  • colectarea şi analizarea informaţiilor;
  • înregistrarea şi obţinerea lor atunci când este nevoie;
  • folosirea informaţiilor; şi
  • diseminarea lor.

Determinarea informaţiilor necesare pentru management: În timpul planificării, managementului şi monitorizării proiectului este generată o cantitate mare de informaţii. Unele sunt necesare pentru luarea unor decizii de management pe loc; altele pentru decizii ulterioare de management. Un bun sistem de informaţii de management trebuie astfel să ajute managerii să ştie care sunt informaţiile pe care trebuie să le colecteze, pentru diferite decizii de management din diferite momente.

Colectarea şi analizarea informaţiei pentru managementul informaţiei: Informaţia poate fi obţinută din rapoartele tehnice, din registrele locale, din formularele completate de diferiţi actori, din şedinţele comunităţii, din interviuri, din observaţii şi hărţi ale comunităţii.

Înregistrarea informaţiei: Este important ca informaţia să fie stocată pentru consultări ulterioare. Ea poate fi înregistrată în registrele locale, în rapoartele proiectelor, pe diferite formulare sau în minte. Principiul major al depozitării informaţiei este uşurinţa cu care ea se poate găsi.

Utilizarea informaţiei: Informaţia se poate folosi pentru rezolvarea problemelor comunităţii, pentru identificarea de resurse (cantitativ şi calitativ), pentru solicitarea de sprijin şi pentru identificarea unor proiecte viitoare.

Diseminarea sau fluxul de informaţie: Pentru ca informaţia să fie utilizată adecvat, ea trebuie să fie împărtăşită altor actori interesaţi şi altor utilizatori. Ceilalţi actori interesaţi pot folosi informaţia pentru a lua propriile decizii de management şi îi pot ajuta pe cei care colectează informaţia să o folosească în scopuri de management.

Informaţia trebuie împărtăşită între sat, parohie, sector, judeţ, birouri naţionale, ONG-uri şi finanţator.

Informaţia de management este parte integrantă a monitorizării pentru că această informaţie se obţine în timpul monitorizării şi ajută la planificarea şi implementarea activităţilor de monitorizare.

Indiferent dacă provine de la personal sau de la actorii interesaţi, una dintre cele mai eficiente modalităţi de a obţine informaţie utilă pentru monitorizare este prin intermediul bilanţului anual. Deşi el este descris ca având un rol important în obţinerea informaţiei de management participativ, el este la fel de util în obţinerea informaţiei de monitorizare.

5. Participarea la monitorizarea proiectului:

Rolul vital al monitorizării în management şi în implementare nu trebuie lăsat în seama unui singur actor. În procesul de monitorizare ar trebui să participe cât mai mulţi indivizi şi cât mai multe instituţii posibile care au un interes legat de proiect, la toate nivelurile.

5.1. Avantajele participării:

Printre avantajele participării la monitorizare se pot enumera: (a) o întreprindere comună, (b) sporirea responsabilizării, (c) decizii mai bune, (d) îmbunătăţirea performanţei, (e) un design mai bun şi (f) mai multă informaţie.

Înţelegerea comună a problemelor şi identificarea în comun a soluţiilor: Monitorizarea participativă ajută actorii implicaţi să înţeleagă împreună problemele cu care se confruntă comunitatea sau proiectul (cauzele problemelor, amploarea lor, efectele şi implicaţiile lor).

Aceasta ajută la identificarea soluţiilor. Există o probabilitate mai mare ca aceste soluţii să fie potrivite, pentru că ele sunt derivate dintr-o situaţie actuală.

Este de folos grupurilor ţintă şi sporeşte responsabilizarea: Participarea la monitorizare garantează că beneficiarii proiectului sunt chiar acei oameni pentru care a fost făcut proiectul.

Astfel se creşte gradul de conştientizare asupra drepturilor pe care le au oamenii, ceea ce stimulează participarea lor la protejarea împotriva folosirii nepotrivite a resurselor proiectului. Protejarea împotriva folosirii nepotrivite a resurselor face ca implementarea proiectului să fie mai puţin costisitoare.

Luarea deciziilor potrivite: Monitorizarea furnizează informaţiile necesare pentru luarea deciziilor de management.

Dacă mulţi oameni participă la monitorizare, înseamnă că ei au participat şi la furnizarea de informaţii de management şi au contribuit la luarea deciziilor. E mai probabil ca astfel de decizii să fie considerate acceptabile şi relevante de către majoritatea populaţiei. Aceasta face ca mobilizarea oamenilor şi a resurselor pentru implementarea proiectului să fie mai uşoară.

Îmbunătăţirea performanţei în timpul monitorizării, dacă performanţa nu este la înălţime, se pot găsi soluţii. Pentru găsirea soluţiilor potrivite de implementat, e nevoie de participarea acelora care vor pune acele soluţii în practică.

Astfel, participarea la monitorizare poate contribui la îmbunătăţirea performanţei proiectului.

Designul proiectelor: Informaţia generată în timpul monitorizării ajută la restructurarea proiectelor în acea localitate pentru a le face mai acceptabile.

Lecţiile învăţate pot fi de asemenea folosite în conturarea de proiecte similare în alte părţi.

Colectarea de informaţie: Dacă la monitorizare participă mulţi oameni, este mai probabil ca informaţia colectată să fie mai precisă. Aceasta pentru că informaţia care este omisă de cineva poate fi colectată de altcineva.

Fiecare actor implicat pune accent pe anumite aspecte ale proiectului folosind diferite metode. De asemenea, se previne reportarea falsă prin faptul că fiecare participant ştie că informaţiile colectate de el vor fi verificate.

5.2. Provocările legate de participarea la monitorizare:

Pe lângă avantajele pe care le are, este probabil ca participarea la monitorizare să aibă şi o serie de neajunsuri, dintre care (a) costuri ridicate, (b) variaţii ale informaţiei şi (c) inexactităţi.

Costuri iniţiale ridicate: Participarea la monitorizare solicită multe resurse (de exemplu, timp, transport şi alocaţii). Este un proces solicitant care poate forţa spiritul de voluntariat la nivelul comunităţii şi resursele financiare la nivele regionale şi naţionale. De aceea el trebuie să fie simplu şi concentrat pe elementele esenţiale.

Cantitatea şi varietatea informaţiei: Monitorizarea presupune colectarea, documentarea şi împărtăşirea unei palete largi de informaţie. Aceasta implică multe aptitudini care lipsesc în comunităţi. De aceea e nevoie de mult timp şi resurse pentru întărirea capacităţilor. De asemenea există riscul raportărilor eronate.

Inexactitatea informaţiei: Unii actori, de la nivel comunitar până la nivel naţional, ar putea prezenta intenţionat informaţii greşite, fie pentru a ilustra o performanţă sau rezultate mai bune, fie din cauza diferenţelor dintre comunităţi sau proiecte. Pentru contracararea rapoartelor greşite sau incorecte e nevoie de sensibilizare şi construire a consensului, ceea ce este greu de obţinut.

Este evident că avantajele participării la monitorizare sunt mai numeroase decât provocările. De aceea este necesar să încurajăm şi să sprijinim monitorizarea participativă şi să găsim metode de a contracara neajunsurile.

6. Niveluri ale monitorizării:

Monitorizarea ar trebui realizată de toţi actorii implicaţi, la toate nivelurile. Totuşi, la fiecare nivel există obiective, metode şi roluri distincte legate de monitorizare.

Pentru ca monitorizarea să fie eficientă, este necesar să existe un mecanism de feedback pentru toţi oamenii implicaţi la toate nivelurile (comunitar, judeţean, naţional şi în relaţia cu finanţatorul).

6.1. Monitorizarea la nivel comunitar:

Implementarea şi utilizarea beneficiilor unui proiect au loc la nivelul comunităţii. În cele mai multe cazuri este vorba de nivelul satului şi al parohiei. La acest nivel, scopul principal al monitorizării este acela de a îmbunătăţi implementarea şi managementul proiectelor. De exemplu, interesul comunităţii ca întreg pentru monitorizarea procesului de construcţie a şcolii, este ca această construcţie (ca rezultat) să se realizeze conform planificării.

Obiectivele specifice ale monitorizării la acest nivel includ, astfel, (a) asigurarea faptului că proiectele sunt implementate la timp, (b) că ele sunt de calitate şi (c) că resursele sunt bine utilizate.

La acest nivel monitorizarea implică: Identificarea unui proiect comunitar. Acesta trebuie identificat într-o manieră participativă pentru a reflecta nevoile comunităţii şi pentru a stimula interesul oamenilor pentru implementare şi monitorizare.

Dacă procesul de identificare a proiectului nu este derulat bine şi dacă el nu reflectă interesele comunităţii, atunci este probabil ca aceste comunităţi să nu participe la monitorizarea activităţilor implementate;

Identificarea echipei (sau a echipelor) care conduc(e) monitorizarea proiectului din comunitate. Ar trebui specificat şi explicat rolul fiecărei echipe, modul în care echipele ar trebui să desfăşoare procesul de monitorizare, modul de utilizare şi de împărtăşire a informaţiei generate împreună cu alte grupuri din interiorul şi din afara comunităţii;

Structurarea unui plan de lucru care să ghideze monitorizarea proiectului. Planul de lucru ar trebui să specifice activităţile în ordinea în care vor fi derulate şi persoanele care le vor executa. Aceasta îi ajută pe cei ce monitorizează să ştie ce activităţi urmează să fie realizate, ce către cine şi în ce interval de timp. Dacă activităţile nu sunt implementate, persoanele care fac monitorizarea primesc susţinerea necesară pentru a găsi soluţii;

Identificarea activităţilor principale din planul de lucru. Chiar dacă toate activităţile din planul de lucru sunt necesare şi trebuie monitorizate, este util de identificat care sunt activităţile principale, în funcţie de obiective şi indicatori. De exemplu, dacă activităţile pregătitoare dintr-un proiect de construire a unei şcoli includ mobilizarea comunităţii, împrumutarea de sape din satul vecin, săparea şi aducerea apei pentru realizarea cărămizilor, activitatea principală care rezumă toate aceste sub-activităţi ar putea fi realizarea de cărămizi.

Identificarea de indicatori pentru fiecare obiectiv al unei activităţi. Indicatorii ajută echipa de monitorizare să vadă cât de departe au ajuns în atingerea obiectivelor fiecărei activităţi. În exemplul nostru, unul dintre indicatori ar putea fi numărul de cărămizi realizate. Şi

Compararea stadiului evoluţiei cu planul iniţial ar trebui realizată în acest proces pentru a vedea dacă proiectul urmează planificarea în timp. Cei ce monitorizează ar trebui să verifice ca indicatorii să măsoare cât de departe s-a ajuns în atingerea obiectivelor. Aceasta înseamnă să verifice calitatea lucrărilor pentru a se asigura că este bună. Echipa de monitorizare ar putea de asemenea să implice un tehnician precum un meseriaş local sau un tehnician de la nivel judeţean, pentru a confirma calitatea proiectului (dacă este vorba de o construcţie).

Apoi echipa de monitorizare ar trebui să decidă cât de des va vizita locul de desfăşurare a proiectului, ca metodă de verificare a bunului mers al lucrărilor. Pentru un proiect comunitar, pentru a evita devieri prea mari de la planul de lucru, este recomandat ca vizitele de monitorizare să aibă loc cel puţin săptămânal. În timpul vizitelor, echipa va constata ce se întâmplă (prin observaţie) şi va discuta cu toţi cei implicaţi în proiect;

Echipa de monitorizare trebuie să identifice obiectivele asociate fiecărei activităţi. De exemplu, obiectivul realizării de cărămizi ca activitate în cadrul proiectului de construcţie a şcolii ar putea fi: realizarea a zece mii de cărămizi până la sfârşitul lunii februarie.

La fiecare vizită de monitorizare, echipa trebuie să-şi noteze constatările. Se poate folosi un formular ca modelul din anexă sau se poate găsi un alt format de raportare care să înregistreze constatările în comparaţie cu planul de lucru. Constatările vizitei de monitorizare trebuie discutate cu alţi membri ai comitetului de implementare. Echipele de monitorizare şi de implementare vor folosi informaţiile adunate pentru a detecta şi a rezolva problemele cu care se confruntă proiectul.

Echipele de monitorizare şi de implementare trebuie să înregistreze informaţiile, să le utilizeze în acţiuni viitoare şi să-i informeze pe ceilalţi actori implicaţi. La fiecare loc de implementare a proiectului ar trebui să existe un dosar cu copii ale rapoartelor de monitorizare şi cu alte documente legate de proiect.

6.2. Monitorizare la nivel judeţean şi zonal:

Reprezentanţii autorităţilor de la nivel judeţean şi zonal ar trebui să fie informaţi despre monitorizarea din comunitate (monitorizarea performanţei în raport cu transformarea resurselor în rezultate). De asemenea ei ar trebui să monitorizeze rezultatele proiectului (de exemplu, efectul construcţiei de şcoli asupra înscrierilor şcolare). Judeţul ar trebui de asemenea să monitorizeze creşterea forţei, capacităţii şi puterii comunităţii ţintă de a-şi stimula propria dezvoltare.

Astfel, obiectivele includ: susţinerea îmbunătăţirii performanţelor proiectului şi măsurarea aplicabilităţii modului în care proiectul a fost structurat în raport cu întărirea comunităţii.

Metodele de monitorizare care pot fi adoptate la acest nivel includ: (a) monitorizarea de rutină şi (b) susţinere calitativă.

Monitorizarea de rutină şi susţinerea din partea supraveghetorilor: Aceasta presupune vizitarea locului de implementare a proiectului de către coordonatorul proiectului la nivel judeţean, asistentul pentru dezvoltarea comunităţii, alte persoane din personalul tehnic şi politicieni, care vor confirma starea de fapt în raport cu planificarea.

În dosarul de la locul de implementare al proiectului trebuie păstrate o copie a planului de lucru şi copii ale rapoartelor de monitorizare la nivel de comunitate. Aceasta va fi de ajutor oricui va dori să compare evoluţia faţă de planul de lucru şi să afle comentariile echipei de monitorizare, fără prezenţa membrilor echipei, care uneori s-ar putea să nu fie disponibili imediat.

În timpul monitorizării de rutină ar fi bine să se poarte discuţii cu toţi cei implicaţi în implementarea şi monitorizarea proiectului. Verificaţi modul în care fiecare echipă îşi îndeplineşte sarcinile (ca metodă de verificare a creşterii capacităţii comunităţii).

Faceţi şi înregistraţi comentarii legate de elementele bune şi rele ale proiectului. Recomandaţi soluţii arătând cine ar trebui să le pună în practică, cu efecte asupra finanţelor, timpului şi cu posibilele efecte negative asupra proiectului dacă aceste soluţii nu s-ar pune în practică. O copie a acestor comentarii trebuie păstrată în dosarul de la locul implementării proiectului şi o altă copie într-un dosar la nivel judeţean.

La nivel judeţean şi zonal ar trebui organizate cel puţin o dată pe lună discuţii legate de evoluţia proiectului. De asemenea ar trebui să se transmită o raportare legată de evoluţia proiectului ca parte din obişnuitul raport lunar la nivelul naţional.

Chestiunile principale de avut în vedere în monitorizarea judeţeană includ:

  • Nivelul contribuţiilor venite din partea comunităţii, a judeţului şi a finanţatorilor (incluzând aici fonduri, materiale, timp şi expertiză);
  • Implementarea la timp şi calitatea proiectelor;
  • Folosirea adecvată şi responsabilă a resurselor venite din comunitate şi de la finanţator;
  • Nivelul implicării comunităţii în proiect;
  • Angajamentul şi performanţele comitetelor comunitare; şi
  • Folosirea la timp a informaţiilor generate în timpul monitorizării de rutină din comunitate.

Cercetare calitativă: Judeţul ar trebui să organizeze focus group-uri, interviuri cu persoane-cheie şi discuţii de grup, în comunităţi şi în prezenţa unor actori din exterior, cel puţin de două ori pe an.

Aceste cercetări ar ajuta judeţul:

  • Să verifice o parte a informaţiilor colectate de comunitate;
  • Să obţină informaţii care nu sunt colectate în timpul monitorizării de rutină;
  • Să discute pe loc cu comunităţile despre posibile soluţii la problemele care împiedică succesul proiectului; şi
  • Să discute cu comunităţile, să înveţe de la oameni, să explice chestiuni legate de formarea de capacităţi.

Aceste cercetări calitative trebuie să fie simple, să implice membrii comunităţii în reducerea costurilor şi să îi ajute să înveţe cum să desfăşoare aceste cercetări pentru a întări comunitatea. Rezultatele trebuie analizate în relaţie cu informaţiile colectate de comunitate şi trebuie folosite de asemenea pentru găsirea de soluţii.

Rezultatele ar trebui să fie bine documentate şi împărtăşite la nivel naţional pentru asistenţa informaţiei de management la nivel naţional.

Cele mai importante chestiuni în cadrul acestei cercetări calitative includ:

  • A se stabili dacă proiectele erau prioritare din perspectiva comunităţilor (de asemenea a se stabili caracterul oportun al identificării proiectelor);
  • Cunoştinţele şi aprecierile pe care le ai membrii comunităţii despre metodologia proiectului şi disponibilitatea lor de a participa şi de a contribui la activităţile proiectului;
  • Eficienţa membrilor comunităţii în timpul monitorizării proiectului;
  • Opiniile membrilor comunităţii privind calitatea şi utilizarea resurselor (responsabilitate);
  • Aptitudini (de exemplu capacitatea de a lua decizii şi aptitudini de negociere) dobândite de categorii specifice de oameni din comunitate în timpul implementării proiectului; şi
  • Cunoştinţele membrilor comunităţii privind drepturile şi responsabilităţile lor.

Înainte de organizarea unor cercetări calitative este importantă identificarea şi discutarea discrepanţelor ce ţin de informaţiile de management, pentru a fi identificate teme periodice. De asemenea la acest nivel pot fi stabilite şi anumite design-uri specifice.

6.3. Monitorizare la nivel naţional şi la nivelul finanţatorului:

Monitorizarea la nivel naţional şi la nivelul finanţatorului înseamnă a stabili dacă resursele proiectului sunt bine utilizate (dacă se realizează rezultatele dorite), dacă designul proiectului este potrivit şi are şi un scop educaţional.

Obiectivele monitorizării la acest nivel includ:

  • Asigurarea că resursele sunt utilizate eficace şi eficient;
  • Asigurarea că activităţile planificate se realizează;
  • A măsura aplicabilitatea metodologiei pentru consolidarea comunităţii; şi
  • A trage învăţăminte din implementarea proiectului pentru proiecte viitoare în ţară şi în afara ei. Aceste lecţii vor furniza bazele pentru replicarea metodologiei proiectului.

Metodele de monitorizare la acest nivel includ: (a) monitorizarea de rutină, (b) cercetarea acţiunilor şi cercetări calitative, şi (c) sondaje.

Monitorizarea de rutină: Monitorizarea de rutină ar trebui realizată trimestrial de personalul proiectului şi de departamentul de planificare al ministerului la nivelul activităţilor şi obiectivelor. De vreme ce nivelul naţional primeşte informaţii despre proiecte şi activităţi prin rapoartele judeţene lunare, monitorizarea de rutină la nivel naţional ar trebui să aibă un caracter limitat. Ar trebui să acopere aspecte care par contradictorii, problematice, foarte satisfăcătoare sau unice. Aceasta ar face ca biroul naţional să furnizeze susţinerea necesară şi să extragă lecţiile de învăţat.

Cercetarea acţiunilor şi cercetări calitative: O dată pe an, biroul naţional ar trebui să întreprindă cercetări calitative în profunzime. Acestea ar trebui să se axeze pe extragerea de lecţii din designul proiectului şi din experienţele de implementare, pentru replicare.

Astfel, la acest nivel apar următoarele aspecte principale:

  • Contribuţia proiectelor comunitare la priorităţile naţionale şi ale finanţatorului;
  • Satisfacţia de care beneficiază comunităţile (nivelul de utilizare a serviciilor şi dotărilor);
  • Capacitatea comunităţii de a opera şi de a întreţine serviciile şi dotările;
  • Capacitatea membrilor comunităţii de a plăti serviciile şi dotările;
  • Potrivirea metodologiei proiectului cu politicile naţionale;
  • Lidership, autoritate şi încredere în interiorul comunităţilor;
  • Formarea capacităţii şi funcţionarea administraţiei locale şi a funcţionarilor publici;
  • Reprezentarea (în special a femeilor) în procesul de luare a deciziilor comunitare;
  • Replicarea experienţelor în alte proiecte şi instituţii de formare;
  • Formarea capacităţii indivizilor şi instituţiilor existente; şi
  • Funcţionarea sistemelor de monitorizare şi a informaţiei de management.

Sondaje: Ar trebui efectuate sondaje pentru colectarea de informaţii cuantificabile şi pentru a suplimenta informaţiile generate prin alte metode. Acestea pot fi realizate prin contractarea unor instituţii de cercetare ca universităţile.

6.4. Aspecte şi proceduri ale monitorizării la diferite niveluri:

Aspectele şi procedurile monitorizării sunt descrise aici pentru fiecare nivel. Aceasta pentru a sublinia că actorii interesaţi ar trebui să conducă monitorizarea dar nu să o execute în totalitate. În practică, aspectele şi procedurile diferiţilor actori se suprapun. Fiecare actor ar trebui să îi susţină pe ceilalţi în privinţa monitorizării responsabilităţilor.

Aspectele menţionate aici nu sunt exhaustive dar indică ceea ce ar trebui făcut. La fiecare nivel ar trebui colectate informaţii privind orice aspecte considerate relevante pentru situaţii specifice.

Acestea sunt prezentate ca trei tabele (1) nivelul comunităţii, (2) nivelul judeţean şi (3) nivelul naţional, indicând aspectele cheie la fiecare nivel.

6.5. Nivelul comunităţii:

La nivelul comunităţii, cei trei actori principali interesaţi de intervenţia pentru consolidarea comunităţii sunt:

  • Comitetul executiv sau de implementare din cadrul OBC al proiectului comunitar;
  • Mobilizatorii din comunitate; şi
  • Comitetul de dezvoltare al parohiei (CDP).

Tabelul următor conţine pentru fiecare din aceşti actori principalele aspecte de interes, indicatori de monitorizare, mijloace de observare, frecvenţe şi proceduri de monitorizare sugerate.


Actor Aspect Indicator de monitorizare Mijloace de observare Frecvenţă Procedura de monitorizare
Comitet executiv Implementarea proiectelor la timp Numărul activităţilor din proiect implementate la timp Vizite de rutină în proiect Săptămânal Membrii utilizează formularul monitorizării de rutină
Utilizarea potrivită a resurselor proiectului Nu sunt materiale folosite nepotrivit Vizite de rutină în proiect, verificări de calitate ale proiectului Săptămânal Membrii utilizează formularul monitorizării de rutină
Verificarea calităţii urmând indicaţiile tehnicianului
Colectarea şi arhivarea potrivită a informaţiilor legate de proiect Procentajul proiectelor care au dosare ale locaţiei proiectului; numărul de rapoarte în dosare Parcurgerea dosarelor locaţiei proiectului Săptămânal Membrii comitetului proiectului parcurg dosarele locaţiei proiectului, rapoartele şi comentariile
Mobilizatorii din comunitate Plan de lucru realist pentru implementarea proiectului Numărul planurilor de lucru cu activităţi bine ordonate Compararea activităţilor din planul de lucru cu modul de implementare Lunar Mobilizatorii (1) parcurg împreună cu o persoană tehnică planurile de lucru ale proiectului şi (2) desfăşoară lunar vizite la locaţia proiectului
Participarea comunităţii la activităţile proiectului Numărul de persoane care îşi îndeplinesc rolurile Numărul de activităţi. Cantitatea de resurse furnizate de comunitate Lunar Vizite la locaţia proiectului. Discuţii cu oamenii despre contribuţiile lor.
Comitetul de dezvoltare al parohiei Responsabilitatea resurselor proiectului Procentajul resurselor pentru care se asumă responsabilitatea Formular de responsabilitate a resurselor Trimestrial Membrii CDP utilizează formularul de responsabilitate a resurselor

                                        


6.6. Nivel judeţean şi zonal:

La nivel judeţean şi zonal (mai mult de o comunitate), principalii actori interesaţi de intervenţia pentru consolidarea comunităţii sunt:

  • Asistenţi pentru dezvoltarea comunităţii (ADC);
  • Unitatea de planificare; şi
  • Coordonatorul regional de proiect, (CRP) care, dacă este un funcţionar guvernamental, este de obicei un funcţionar pentru dezvoltarea comunităţii (FDC) sau dacă nu, atunci este un echivalent al său din sectorul non-guvernamental.

Tabelul următor cuprinde principalele aspecte de interes, indicatori de măsurare, mijloace de observare, frecvenţă şi proceduri de monitorizare sugerate, pentru fiecare din aceşti trei actori.


Actor Aspect Indicator de monitorizare Mijloace de verificare Frecvenţă Procedura de monitorizare
Asistent pentru dezvoltarea comunităţii Funcţionarea mobilizatorilor şi a comitetelor din comunitate Numărul comitetelor care îşi asumă rolurile Analiza performanţei fiecărui comitet De două ori pe an În timpul ceercetărilor calitative, asistenţii pentru dezvoltarea comunităţii stabilesc performanţa fiecărui comitet
Coordonatorul regional de proiect

şi

Unitatea de planificare
Identificarea proiectelor care se încadrează în planul regional şi în priorităţile naţionale Numărul de proiecte din planul regional Analiza rapoartelor de identificare a proiectelor. Vizite la proiecte De două ori pe an Unitatea de planificare analizează planurile de la parohii, pentru a stabili dacă acestea se încadrează în planul regional şi în ariile de prioritate naţionale
Liderii comunităţii dobândesc aptitudini de management al comunităţii Numărul satelor care folosesc participarea comunităţii în planificarea şi implementarea proiectelor Analiza rapoartelor proiectelor. Discuţii în cadrul focus grupurilor şi alte tehnici de cercetare calitativă De două ori pe an Unitatea de planificare realizează cercetări calitative pentru a afla dacă în activităţile proiectului participă şi comunităţile. La desfăşurarea exerciţiilor trebuie elaborate proceduri regionale specifice

                                        


6.7. Nivelul naţional şi al finanţatorului:

La nivel naţional există doi actori principali: (1) Ministerul sau agenţia care implementează intervenţia sau proiectul şi (2) orice finanţatori externi, naţionali sau internaţionali, care contribuie la intervenţie sau la proiect.


Actor Aspect Indicator de monitorizare Mijloace de verificare Frecvenţă Procedura de monitorizare
Biroul naţional

şi

Finanţatori
Cunoaşterea metodologiei de către comunitate Proporţia persoanelor care cunosc metodologia Sondaje, focus grup-uri, discuţii, interviuri cu persoane cheie Anual Agenţia sau ministerul elaborează şi realizează studiile anuale
Eficienţa designului proiectului Procentul de rezultate obţinute. Procentul din aspectele de elaborare apreciate de comunitate Analize ale rapoartelor de proiect, sondaje, focus grup-uri, interviuri cu persoane cheie Anual Agenţia sau ministerul elaborează şi realizează studiile anuale
Adaptarea experienţelor de implementare în alte proiecte şi instituţii din ţară Proporţia aspectelor de elaborare a proiectului adaptate Discuţii naţionale şi internaţionale Anual Agenţia sau ministerul organizează întâlniri cu instituţii academice şi proiecte comunitare pentru a descoperi aspectele metodologice care au fost replicate

                                        

Sumar:

Sumar:

Sumar:


7. Raportare:

Raportarea este o activitate majoră din cadrul monitorizării proiectelor. Este important modul în care circulă între actori informaţia despre proces şi despre rezultatul activităţilor, nu numai despre activităţi. Vedeţi de asemenea: Elaborarea rapoartelor.

În catul unui proiect de construcţie a unei şcoli, raportarea nu se limitează la a menţiona de câte ori s-au întâlnit membrii comunităţii pentru a face cărămizi şi pentru a clădi pereţii şcolii, ci se precizează şi câte cărămizi au fost făcute şi câţi pereţi au fost ridicaţi, plus care a fost procesul prin care s-au realizat toate acestea.

În cazul proiectelor comunitare, raportarea se face în principal în două feluri: verbal şi scris.

7.1. Raportarea verbală:

Acesta este un proces în care raportarea se face oral. Este cel mai des întâlnit mod de raportare. Pentru membrii comunităţii e mai uşor şi mai eficient să comunice cu alţii prin cuvinte.

Avantajele raportării verbale sunt:

  • Posibilitatea participării unei mai mari părţi a comunităţii. Mulţi membri ai comunităţilor din zonele rurale pot fi analfabeţi şi nu ştiu să scrie. Pentru cei care ştiu să scrie, activitatea de scriere a rapoartelor consumă timp şi resurse, ceea ce îi descurajează să consemneze toate informaţiile colectate în timpul monitorizării proiectului.
  • Claritate şi transmiterea informaţiilor la timp. Raportarea verbală se face întotdeauna imediat după eveniment. Aceasta face ca informaţia colectată prin acest proces să fie mai validă, mai de încredere şi mai actuală decât informaţia consemnată. Persoanele care raportează au ocazia să discute cu comunitatea şi să obţină un feedback imediat, ceea ce ajută la luarea deciziilor.
  • Costuri reduse. Raportarea verbală reduce semnificativ timpul şi alte resurse cheltuite pe raportare.

Provocările raportării verbale includ:

  • Greşeli de raportare. Unii membri ai comunităţii pot răspândi intenţionat în mod verbal informaţii greşite pentru a-şi proteja interesele. Raportarea verbală este tentantă pentru că persoana care raportează ştie că nimeni nu va descalifica rapoartele. În unele cazuri, persoanele care transmit informaţia nu au timp să-şi gândească răspunsurile.
  • Arhivare, replicare şi consistenţă: Pentru că pe parcursul raportării verbale informaţiile nu se consemnează şi nu se înregistrează, este foarte dificil ca ele să fie păstrate şi folosite ulterior. Aceste informaţii sunt păstrate doar în minţile persoanelor care au participat la implementarea proiectului. Aceasta face dificilă împărtăşirea informaţiilor cu persoane din afara comunităţii, mai ales în cazurile în care oamenii care au informaţiile nu pot sau nu vor să le dezvăluie. De asemenea, e probabil ca informaţiile colectate să nu fie consistente, mai ales în cazurile în care informaţii din trecut sunt folosite pentru a genera informaţii noi.

7.2. Raportarea scrisă:

În timpul monitorizării este important ca raportarea să se refere şi la rezultatul activităţilor, nu numai la activităţi. Scrieţi ce observaţi şi analizaţi rapoartele personalului tehnic.

Avantajele rapoartelor scrise sunt:

  • Ele furnizează informaţii de încredere în scopuri de management (rapoartele scrise pot fi verificate în timp şi comparate cu alte informaţii pentru a se asigura acurateţea lor.
  • Ele facilitează transmiterea informaţiei de la personalul tehnic. Şi
  • Rapoartele scrise sunt uşor de gestionat.

Provocările rapoartelor scrise sunt:

  • Întotdeauna se ignoră scrierea zilnică în timpul activităţilor de monitorizare a proiectului; şi
  • Arhivarea rapoartelor este foarte costisitoare ca timp şi ca bani.

Vedeţi Niveluri ale monitorizării pentru o explicaţie a nivelurilor folosite aici. Uganda utilizează: 1 = sat, 2 = parohie, 3 = sub-zonă, 4 = zonă şi 5 = regiune.

7.3. Rolurile actorilor cheie în raportare:

Nivelul comunităţii:

Comitete ale proiectelor:

  • Designul şi promovarea planului de lucru privind implementarea proiectului (împreună cu mobilizatorii) pentru Comitetul de dezvoltare al parohiei, consiliul local şi comunitate;
  • Conceperea şi publicarea rapoartelor lunare ale proiectului către Comitetul de dezvoltare al parohiei, consiliile locale, consiliile parohiale şi asistentul pentru dezvoltarea comunităţii; şi
  • Păstrarea dosarului locaţiei de proiect (inclusiv planurile de lucru, rapoartele de monitorizare şi orice alte informaţii specifice despre proiect) pentru fiecare proiect.

Mobilizatorii comunităţii:

  • Pregătirea rapoartelor privind procesul de identificare de proiecte la nivelul satului şi transmiterea de exemplare la Comitetul de dezvoltare al parohiei şi la Asistentul pentru dezvoltarea comunităţii;
  • Colectarea şi transmiterea rapoartelor privitoare la comunitate şi la anumite persoane din comunitate; şi
  • Transmiterea de rapoarte privitoare la formările realizate în comunitate.

Comitetele de dezvoltare al parohiei:

  • Furnizarea de informaţii actualizate despre proiectele din parohie cu ocazia şedinţelor consiliului local al comunităţii;
  • Raportări privind resursele şi utilizarea lor în fiecare proiect, către comunitate şi asistentul pentru dezvoltarea comunităţii;
  • Transmiterea unui raport anual asistentului pentru dezvoltarea comunităţii privitor la principalii actori implicaţi în proiectele comunitare.

Consiliile locale unu şi doi:

  • Arhivează procesele verbale ale şedinţelor consiliului şi ale şedinţelor executive pentru deciziile de management şi pentru utilizarea lor de către echipele zonale, regionale şi naţionale.

Nivelul zonal şi regional:

Asistentul pentru dezvoltarea comunităţii:

  • Transmite un rezumat lunar al rapoartelor de progres ale proiectelor, la nivel regional;
  • Raportează cu privire la statutul şi funcţionarea mobilizatorilor comunităţii, ale comitetelor proiectelor şi ale Comitetelor de dezvoltare ale parohiilor;
  • Transmite un rezumat al formărilor realizate de către şi pentru mobilizatori;
  • Transmite la nivel regional un raport privitor la principalii contribuabili ai proiectelor.

Funcţionarul responsabil cu dezvoltarea comunităţii (Coordonatorul la nivel regional):

  • Transmite lunar la nivel naţional un rezumat al rapoartelor regionale de progres.

Biroul naţional:

Coordonatorul la nivel naţional:

  • Transmite de două ori pe an rapoarte de progres din ţară către comitetul naţional de organizare, minister şi finanţatori;
  • Pregăteşte informaţii actualizate privitoare la activităţile şi rezultatele proiectului şi transmite copii fiecărei regiuni, care la rândul său transmite raportul la nivel zonal şi parohial.
  • Transmite de două ori pe an rapoarte SWOT (Strengths=Puncte tari, Weaknesses=Puncte slabe, Opportunities=Oportunităţi, Threats=Riscuri) privitoare la punctele tari şi slabe ale desingului proiectelor, către minister şi finanţatori. Aceste rapoarte includ experienţele de implementare bune şi mai puţin bune. Ele pot face parte din raportul bianual;
  • Întocmeşte şi publică concluziile de la sondaje şi de la cercetările calitative realizate.

8. Anexe:

Anexele au fost integrate în modulele de formare.


––»«––

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceptu de Lourdes Sada
––»«––
Ultima actualizare: 18.03.2011

 Pagina principală

 Manuale