EMPAT PERSOALAN
dalam Pentadbiran dan Perancangan
ditranslasi oleh KW
Didedikasikan kepada Gert Lüdeking
Nota Bengkel
Apa yang kita mahu?
Apa yang kita ada?
Bagaimana untuk guna apa yang ada untuk dapat apa yang kita mahu?
Apa akan berlaku seterusnya?
Kandungan
penting dalam pentadbiran dan perancangan
Pentadbiran,
sebagai satu aktiviti, bermaksud membuat keputusan dan mengatasi masalah. Keputusan
yang penting mengenai pentadbiran dan perancangan boleh didapati dalam jawapan kepada
empat persoalan itu.
Persoalan
tersebut adalah: "1. Apa yang kita mahu? 2. Apa yang kita ada? 3. Bagaimana untuk
guna apa yang ada untuk dapat apa yang kita mahu? 4. Apa akan berlaku jika kita dapatkannya?"
Jika anda (lihat berhati-hati, empat persoalan termasuk dalam mana-mana dokumen projek
perancangan dan dalam sesi brainstorming
Jika
masalah itu diperiksa dan diatasi selepas masalah itu timbul, baru ini dipanggil
"pentadbiran krisis." Ini adalah lebih baik daripada tiada pentadbiran langsung.
Jika, dalam kontra objektif telah dijelaskan, dan aksi yang diperlukan untuk mencapai
objektif telah dikenalpasti dan dilaksanakan, barulah ini dipanggil "pentadbiran
yang objektif." Masalah yang dijangka sebelum berlaku dapat diselesaikan. Pentadbiran
ini adalah lebih berkesan dan kurang stres daripada pentadbiran krisis.
Sama
ada kumpulan itu kecil atau besar, sama ada ia dibentuk seperti organisasi atau seperti
komuniti, kapasitinya akan diimprovisasi jika empat persoalan itu digunakan.
Jika
tiada masalah, baru tiada pentadbiran. Tapi masalah sentiasa ada; itu lumrah kehidupan.
Pentadbiran itu terlalu penting untuk ditinggalkan hanya kepada pengurus; ia harus
dijadikan tanggungjawab semua. Jikalau begitu, semua harus tahu tentang empat persoalan
itu dan memberi jawapan.
Apa yang kita mahu?
"Apakah
masalah utama yang harus diselesaikan?" Soalan "Apa yang kita mahu?" meliputi masalah
itu, adalah susah untuk memberi definisi gol itu dan untuk menjadikannya objektif
yang spesifik. Sebagai metafora untuk aspek geografi, "Ke mana kita nak pergi?"
Organisasi
itu harus ada visi yang dikongsi. Ini tidak perlu benda yang fizikal seperti tandas
atau elektrik; ia boleh adalah undang-undang baru, sikap yang dikaji, kesedaran yang
ditingkatkan, perubahan dalam tabiat, struktur organisasi yang baru, keuntungan organisasi
komersial, pendapatan tinggi untuk ahli, perubahan dalam keahlian dalam organisasi
(atau sebarang matlamat yang menmberi peningkatan contohnya kualiti kehidupan untuk
sekumpulan.
Matlamat
dan objektif harus dikenalpasti dalam semua projek dan perancangan dokumen; yang
biasanya amat terkenal. Tetapi masalah ini harus dipilih dan difahami serta dipersetujui
oleh semua ahli dalam kumpulan.
Dalam
masyarakat, latihan pentadbiran soalan "Apa yang kita mahu?" harus diselesaikan oleh
komuniti, bukan hanya lelaki, berpelajaran, pekerja kerajaan, kawan-kawan agensi,
tetapi melalui bancian oleh seluruh masyarakat.
Apa yang kita ada?
Soalan
"Apa yang kita ada?" ialah pengenalpastian sumber atau input yang boleh digunakan
untuk mencapai matlamat. Metafora geografi ialah "Di mana kita sekarang?" Soalan
ini menunjukkan bahawa situasi ini mesti diperhati, dibincangkan, dan dianalisis.
(Ini dipanggil situasi analisis). Ini juga menunjukkan dengan jelas semua sumber
dan halangan, aset dan liabiliti (berpotensi dan direalisasikan), serta situasi.
Dalam
latihan pentadbiran masyarakat, langkah ini mesti dilakukan dalam mesyuarat di mana
orang yang pendiam boleh menyertai kerana banyak sumber dalam komuniti, termasuk
yang termiskin, adalah tersembunyi atau tidak berapa jelas. Seorang yang berguna
dalam mesyuarat dapat mengenalpasti sumber itu.
Sumber
ini termasuk buruh dan profesional (bersedia untuk digaji dalam aktiviti), tanah
atau tempat untuk menjalankan aktiviti, wang (melalui jualan, derma dan lain-lain).
Modal diperlukan untuk menjalankan aktiviti, dan sumber minda (informasi, skil, pengalaman,
kreatif) adalah sumber tersembunyi orang yang tua atau pesara, dan juga boleh didapati
dalam orang kurang upaya. Ada yang tidak dilihat orang lain.
Situasi
analisis bermakna pemerhatian yang berhati-hati dan menentukan apakah yang akan mencapai
objektif (atau berpotensi) dan apa yang akan menghalang pencapaian matlamat ini.
Bagaimana untuk guna apa yang ada untuk dapat apa yang kita mahu?
Soalan
ini adalah strategi sebahagian daripada pentadbiran. Bagaimana dari "A" ke "B." Terdapat
beberapa cara untuk mengumpulkan sumber ini dan sumber minda (seperti yang tersebut)
harus dikenalpastikan dan memilih yang terbaik.
Kumpulan
mesti berazam untuk pergi dari "A" ke "B", dipimpin oleh faksilitator, harus mencipta
strategi sebagai perancangan aksi. Rancangan itu akan termasuk jawapan kepada empat
persoalan itu. Bahagian kreatif dan inovatif menentukan strategi dan seterusnya memilih
apa yang paling sesuai.
Ini,
juga merupakan peluang untuk membuat keputusan yang baik. Lihat organize Kalau
ini adalah individu yang tidak dikategorikan, untuk mencapai objektif, strategi harus
dikaji untuk menjadi organisasi yang efektif untuk menjalankan aktiviti.
Jika
kumpulan itu dibantu oleh faksilitator, ia peru bertanya sama ada ia dapat mencapai
matlamat, atau perubahan dalam struktur dan proses boleh dikaji di sini. Untuk seseorang
yang memohon latihan pentadbiran, ini ialah peluang untuk reformasi kumpulan kepada
satu yang paling efisien. Mereka harus dapat apa yang mahu.
Apa
akan berlaku jika kita dapatkannya?
Adalah
sangat penting, sebelum tindakan diambil, kumpulan itu harus membuat jangkaan yang
realistik tentang impak keputusan strategi tersebut. Mungkin terdapat beberapa akibat
yang tidak dijangka, tetapi setiap cubaan harus dibuat untuk mengenalpasti akibatnya,
terutamanya untuk mengelakkan apa yang tidak diingini.
Di
sinilah kumpulan harus menyedari kepentingan pemerhatian. Seseorang tidak harus mengayuh
basikal dengan matanya tertutup. Seluruh tindakan itu harus merangkumi pemerhatian
tindakan dan keputusannya dan juga pelaporan kembali ke kumpulan.
Soalan
"Apa akan berlaku apabila kita dapatkannya?" ini merangkumi jangkaan untuk impak
aktiviti ini. Ini boleh dikembang dengan bertanya bagaimana aktiviti dapat menyebabkan
komuniti untuk perancangan pemerhatian dan evaluasi.
Rumusan:
Empat
persoalan ini harus digunakan oleh pekerja dalam organisasi. Sama mereka digunakan
oleh pentadbir latihan untuk menyusun kumpulan pentadbiran. Seorang koordinator boleh
menggunakan mereka untuk menyusun sekumpulan pekerja. Bersama-sama, mereka ialah
tulang belakang dan kekuatan kumpulan ini.
Dalam
latihan ini, empat persoalan ini harus ditanya apabila seluruh masyarakat bermesyuarat
untuk menentukan kepentingan. Mereka harus digunakan lagi apabila ahli jawatankuasa
bertemu untuk bermesyuarat lagi. Jika anda lihat betul-betul, anda akan lihat empat
persoalan ini dalam susunan, tersembunyi dalam dokumen, sesi brainstorming dan perekaan
projek.
Sama
ada mereka ditanya apabila dalam kumpulan (syarikat kaya atau dalam konteks ini komuniti
yang rendah pendapatannya). Mereka menandakan kandungan penting dalam pentadbiran.
Ini
bukan latihan pentadbiran untuk pengurus.
Ini
adalah latihan pentadbiran untuk semua orang.
––»«––
© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Laman Web Design by Lourdes Sada
––»«––Perkembangan terkini: 18.11.2011
|