Niveles de supervision
Comunidad, región, nación, donantes
 por Phil Bartle, PhD
 traducción de Mª Lourdes Sada

Folleto de taller

 Los métodos de supervisión difieren en cada nivel, y se complementan
 entre sí

 No hay un vocabulario universal para definir los diferentes
 niveles de administración y gobierno, desde la comunidad hasta la
 nación. La terminología varía de un país a otro. Por lo tanto, no
 se puede utilizar un conjunto de términos aplicables a una mayoría
 de países, aunque los principios y métodos de la potenciación de
 comunidades son universalmente similares (con pequeñas diferencias
 entre países). Puesto que estos módulos de adiestramientos se
 desarrollaron sobre todo en Uganda, utilizaremos la terminología de
 ese país. Cuando Museveni llegó al poder, se clasificaron de
 Consejo de Resistencia de nivel 1 (comunidad o localidad) a Consejo
 de Resistencia de nivel 5 (región). Más recientemente, Uganda ha
 vuelto a una terminología anterior con vestigios coloniales: 1 =
 vecindario, 2 = localidad, 3 = partido, 4 = comarca y 5 = región.
 Los términos precisos no son importantes aquí; lo que importa es que
 haya supervisión en todos los ámbitos, desde el comunitario hasta el
 nacional. Utilice cualquier término que se pueda aplicar a su
 situación.

 La supervisión la deben efectuar todos interesados en todos los
 ámbitos. No obstante, cada nivel tiene objetivos, métodos y, en
 consecuencia, cometidos específicos para la supervisión. Para que la
 supervisión sea efectiva, es necesario un mecanismo de consideración
 de las reacciones de todos los implicados a todos los niveles
 (comunidad, región, nación y donantes).

Supervisión en el ámbito comunitario:

 En este nivel tienen lugar la implementación y la utilización de
 los beneficios del proyecto. En muchos casos, se trata de
 vecindarios o localidades. En este nivel, el propósito más
 importante de la supervisión es el de mejorar la implementación y la
 gestión de los proyectos. El interés del conjunto de una comunidad
 en la supervisión de la construcción de una escuela, por ejemplo, es
 asegurar que dicha construcción (resultado) se lleve a cabo como se
 planificó. Por tanto, los objetivos específicos de la supervisión en
 este ámbito incluyen (a) asegurar que los proyectos se implementan a
 tiempo, (b) que son de buena calidad y (c) que las aportaciones al
 proyecto se utilizan adecuadamente.

 La supervisión en este contexto implica: Identificar un proyecto
 comunitario. Debe efectuarse de forma participativa para que refleje
 las necesidades comunitarias y estimule el interés de la gente en su
 implementación y supervisión. Si el proceso de identificación de
 proyecto no se lleva a cabo correctamente y no refleja los intereses
 de la comunidad, es poco probable que dicha comunidad participe en
 las actividades de supervisión e implementación.

 Identificar el (los) equipo(s) que encabezará(n) la supervisión
 del proyecto dentro de la comunidad. Se deben especificar y explicar
 los cometidos de cada equipo, cómo deben llevar a cabo el proceso de
 supervisión, la utilización y intercambio de la información generada
 con otros grupos dentro y fuera de la comunidad.

 Diseñar un plan de trabajo que sirva de guía de la supervisión del
 proyecto. Este plan de trabajo debe especificar las actividades en
 el orden en que se deben ejecutar y las personas que van a
 hacerlo. Esto ayuda a la gente que supervisa a conocer las
 actividades que deben llevar a cabo personas en concreto en un
 periodo de tiempo dado. Si las actividades no se efectúan, los
 supervisores se orientan obteniendo soluciones.

 Determinar las actividades principales del plan de trabajo. Aunque
 todas las actividades de este plan son necesarias y tienen que
 supervisarse, es conveniente identificar las actividades más
 importantes en base a los objetivos e indicadores que se
 establecerán. Por ejemplo, si las actividades previas a la
 construcción de una escuela incluyen movilización comunitaria,
 préstamo de azadas de un poblado vecino, perforación del suelo y
 obtención de agua para la fabricación de ladrillos, la actividad
 principal que resume todas las demás sería la fabricación de
 ladrillos.

 Determinar los indicadores de objetivos para cada actividad. Los
 indicadores ayudan al equipo de supervisión a saber lo que se ha
 avanzado en la consecución de los objetivos de cada actividad. En
 nuestro ejemplo, un indicador sería el número de ladrillos
 elaborados. y.Comparar lo que está sucediendo con lo que se
 planificó que se haría durante el proceso para establecer si el
 proyecto cumple la agenda y se desarrolla conforme a los planes. Los
 supervisores deben verificar todos los indicadores para medir hasta
 qué punto han conseguido alcanzar los objetivos. Esto conllevaría el
 estudio de la calidad del trabajo para verificar que es óptima. El
 equipo de supervisión puede necesitar la colaboración de un técnico,
 como un artesano local o un técnico de la administración que
 compruebe la calidad del proyecto (si se trata de una construcción).

 El equipo de supervisión debe entonces acordar la frecuencia con
 la que se va a visitar la ubicación del proyecto como medio de
 cotejar lo que allí acontece. En un proyecto comunitario, estas
 inspecciones se deben llevar a cabo al menos una vez por semana,
 para evitar grandes desviaciones del plan de trabajo. En estas
 visitas, el equipo debe observar lo que sucede (escrutar) y hablar
 con todos los que están implicados en el proyecto.

 El equipo de supervisión tiene que identificar los objetivos de
 cada actividad. Por ejemplo, el objetivos de la fabricación de
 ladrillos como actividad dentro del proyecto de construcción de una
 escuela puede ser la elaboración de diez mil ladrillos antes de
 finales de febrero.

 Cada ver que se hace una inspección, estos supervisores deben
 registrar por escrito sus conclusiones. Pueden utilizar un
 formulario adjunto al anexo, o acordar cualquier otro tipo de
 formato de informe que recoja los resultados del ejercicio en
 relación con el plan de trabajo. Las conclusiones de las
 inspecciones deben discutirse con otros miembros del comité de
 implementación. Los equipos de supervisión e implementación
 utilizarán la información recabada para detectar y resolver los
 problemas a los que se enfrenta el proyecto.

 Los equipos de supervisión e implementación deben clasificar
 adecuadamente la información para su uso en acciones futuras y para
 informar a los demás interesados. Cada sitio debe contar con un
 archivo que contenga las copias de los informes de la supervisión y
 otros documentos relacionados con el proyecto.

Supervisión en el ámbito regional y comarcal:

 Los funcionarios regionales y comarcales deben obtener información
 de la supervisión comunitaria (supervisión del rendimiento en cuanto
 a la conversión de las aportaciones en resultados). También tiene
 que supervisar el rendimiento del proyecto (por ejemplo, el efecto
 de la construcción de la escuela en el incremento de las
 inscripciones). La región tiene también que supervisar el incremento
 en la fuerza, capacidad y poder de la comunidad destinataria para el
 estímulo de su propio desarrollo.

 Por lo tanto, los objetivos comprenden: apoyo de la mejora del
 rendimiento del proyecto y medición de la posibilidad de aplicar la
 forma en la que el proyecto se ha diseñado para el fortalecimiento
 comunitario. Los métodos de supervisión que se pueden adoptar en
 este contexto incluyen (a) supervisión de rutina y (b) apoyo
 cualitativo.

 Supervisión de rutina y apoyo a la supervisión: Esto exige que el
 coordinador regional del proyecto, el asistente al desarrollo
 comunitario y otros miembros técnicos del personal y políticos
 regionales y comarcales visiten las ubicaciones del proyecto para
 comparar lo que acontece con lo que se ha planificado. Tiene que
 conservarse una copia del plan de trabajo y de los informes de
 supervisión en el archivo del lugar del proyecto. Esto ayudará a
 cualquiera que lo desee a cotejar el progreso con el plan de
 trabajo, y a obtener los comentarios del equipo de supervisión
 necesarios para esta comparación sin necesidad de localizar a los
 miembros de este equipo que no estén disponibles en ese momento.

 Durante la supervisión de rutina, se debe conversar con todos los
 implicados en la implementación y la supervisión del proyecto.

 Fíjese en la forma en que cada equipo lleva a cabo sus obligaciones
 (como medio de verificar el incremento de la capacidad
 comunitaria). Debata y registre todos los comentarios sobre los
 elementos buenos y malos del proyecto. Recomiende soluciones que
 manifiesten quién debe llevarlas a cabo, y los efectos negativos
 financieros y retrasos que pueden afectar al proyecto si no se
 aplican. En el archivo del lugar del proyecto se debe dejar una
 copia, y la otra tiene que discutirse y archivarse en la sede
 regional.

 Las comarcas y regiones tienen que organizar discusiones sobre los
 progresos del proyecto al menos de forma mensual. Archive y remita
 también un informe de los progresos del proyecto como parte del
 informe rutinario mensual a las oficinas regional y comarcal.

 Los principales factores a inspeccionar en las supervisiones de
 rutina regionales y comarcales son:

 Niveles reales de contribución de la comunidad, comarca, región y
 donantes (incluyendo
 fondos, materiales, tiempo y ayuda técnica);

 Puntualidad en la implementación y calidad del proyecto;

 Conformidad y responsabilidad en el uso de los recursos de la
 comunidad y los donantes;

 Nivel de implicación de la comunidad en el proyecto;

 Compromiso y rendimiento de los comités comunitarios; y

 Puntualidad en el uso de la información generada a través de la
 supervisión de rutina comunitaria.

 Investigación cualitativa: La región, junto con la comarca, debe
 organizar discusiones en grupo sobre los planteamientos, entrevistas
 con los informantes clave y discusiones de grupo con la comunidad,
 al menos dos veces a año, con la comunidad y los informantes
 clave. Estas investigaciones ayudarán a la región a:

 Verificar parte de la información recabada por la comunidad y la
 región;

 Obtener información sobre temas que no se han recogido durante la
 supervisión de rutina;

 Discutir sobre el terreno con las comunidades las posibles
 soluciones a los problemas que amenazan al rendimiento del
 proyecto; y

 Dialogar con la comunidad, aprender de ellos, explicar los
 principios del desarrollo de las capacidades.

 Estas investigaciones cualitativas deben ser simples e involucrar
 a los miembros de la comunidad para reducir costos y darles la
 oportunidad de aprender cómo hacerlos como medio de fortalecimiento
 comunitario. Los resultados deben analizarse comparándolos con los
 de la comunidad y la región, y también deben utilizarse para
 discutir soluciones. Las conclusiones deben estar bien
 documentadas y tienen que comunicarse a los estamentos nacionales
 para complementar la información para la gestión nacional.

 Los puntos más importantes de las investigaciones cualitativas son:

 Establecer si los proyectos corresponden a las prioridades
 comunitarias
 (y también la conveniencia de la identificación del proyecto);

 Conocimiento y apreciación de la metodología del proyecto por
 parte de los miembros
 de la comunidad, y su predisposición a participar y contribuir a
 las actividades del proyecto;

 Efectividad de los miembros de la comunidad en la supervisión del
 proyecto;

 Opiniones de los miembros de la comunidad sobre la calidad y uso
 de los recursos (justificación);

 Conocimientos (por ejemplo, capacidad de toma de decisiones y de
 negociación) adquiridos por
 categorías de gente en la comunidad durante la implementación del
 proyecto; y

 Conciencia de la comunidad sobre sus derechos y deberes.

 Antes de una investigación cualitativa, cada región y comarca
 tiene que identificar y discutir cualquier vacío de información de
 gestión para elaborar temas periódicos. En esta fase también hay que
 acordar los diseños específicos.

 Supervisión en el contexto nacional y de donantes:

 La supervisión en el ámbito nacional y de donantes sirve para
 comprobar si las aportaciones se utilizan correctamente (es decir,
 que se alcanzan los objetivos deseados), si el diseño del proyecto
 es el adecuado y para adquirir experiencia.

 Los objetivos de la supervisión en este contexto son:

 Asegurarse de que las aportaciones se utilizan con eficiencia y
 efectividad;

 Que las actividades planificadas se realizan;

 Medir la posibilidad de aplicar la metodología al fortalecimiento
 comunitario; y

 Adquirir experiencia de la intervención en el proyecto para
 futuros proyectos en el país y fuera de él. La experiencia
 proporcionará la base para repetir la metodología del proyecto.

 Los métodos de supervisión en este ámbito son: (a) supervisión de
 rutina, (b) investigación de acciones y estudios cualitativos y (c)
 seguimiento.

 Supervisiones de rutina: El personal del proyecto y del
 departamento ministerial de planificación deben hacerla
 trimestralmente para constatar los niveles de actividad y logros. Ya
 que el medio ministerial obtiene información sobre los proyectos y
 actividades a través de los informes de progreso mensuales de la
 región, la supervisión de rutina nacional debe tener un alcance
 limitado. Tiene que cubrir aspectos que parecen contradictorios,
 problemáticos, muy satisfactorios o únicos. Esto permitirá a la
 oficina nacional proporcionar el apoyo necesario y adquirir
 experiencia.

 Investigación de acciones y estudios cualitativos: La oficina
 nacional debe llevar a cabo estudios cualitativos profundos una vez
 al año. Estos deben centrarse en adquirir experiencia a partir de
 los ensayos en el diseño y la implementación del proyecto para su
 repetición.

 Por lo tanto, los asuntos más importantes en este contexto son:

 La contribución de los proyectos comunitarios a las prioridades
 del país y los donantes;

 La satisfacción experimentada en las comunidades (grado de
 servicio y de utilización de las prestaciones);

 Capacidad de la comunidad para operar y mantener los servicios y
 prestaciones;

 Capacidad de los miembros de la comunidad para pagar por los
 servicios y prestaciones;

 Conveniencia de la metodología del proyecto con respecto a las
 políticas nacionales;

 Liderazgo, autoridad y confianza dentro de las comunidades;

 Desarrollo de las capacidades y eficiencia de los empleados de los
 gobiernos locales y regionales;

 Representación (especialmente de mujeres) en el proceso de toma de
 decisiones comunitarias;

 Repetición de experiencias en otros proyectos e instituciones de
 adiestramiento;

 Desarrollo de las capacidades de las personas e instituciones
 existentes; y

 Funcionamiento de los sistemas de información de la supervisión y
 la gestión.

 Seguimientos: También deben efectuarse para obtener datos
 cuantificables y complementar la información generada a través de
 otros métodos. Pueden delegarse en instituciones de investigación,
 como las universidades.

 Temas y procedimientos de supervisión en los diferentes ámbitos:

 Aquí se describen los temas y procedimientos en cada contexto.

 Esto se hace para enfatizar que los interesados deben encabezar,
 pero no llevar a cabo en exclusividad, la supervisión. En la
 práctica, los temas y procedimientos de los diferentes interesados
 pueden coincidir en parte. Cada uno de ellos debe apoyar a los otros
 en sus responsabilidades de supervisión. La lista de temas que aquí
 se menciona no es exhaustiva, pero indica lo que se debe hacer. Por
 tanto, cada ámbito tiene que recoger información sobre cualquier
 otro tema que considere relevante para una situación en particular.

 Se presentan en tres tablas (1) ámbito comunitario, (2) ámbito
 regional y (3) ámbito nacional, indicando los temas claves en cada
 uno.

 Ámbito comunitario:

 En este contexto los tres ejecutantes principales que tienen
 interés en la intervención para el fortalecimiento comunitario son:

 La ejecutiva de la OBC o el comité de implementación (CIC) del
 proyecto comunitario.

 Los activistas comunitarios; y

 El comité local de desarrollo (CLD).

 La tabla siguiente examina los principales temas de interés,
 indicadores de supervisión, medios de observación, frecuencia y
 procedimientos de supervisión sugeridos, para cada uno de los tres
 interesados mencionados.

 InteresadoTema Indicador de supervisión Medios de
 observación Frec. Procedimiento de supervisión
 Comité ejecutivo Puntualidad en la implementación de los proyectos Número
 de actividades del proyecto implementadas a su debido tiempo Visitas
 rutinarias al proyecto Semanal Los miembros utilizan el formulario
 de supervisión de rutina

 Uso adecuado de los recursos del proyecto No se desvían recursos
 Visitas rutinarias al proyecto. Verificaciones de las calidades
 Semanal Los miembros utilizan el formulario de supervisión de rutina

 Se verifican las calidades según las orientaciones del técnico
 Obtención y registro adecuados de la información sobre el proyecto
 Porcentaje de proyectos con archivos in situ; número de informes en
 los archivos Revisión de los archivos del emplazamiento Semanal Los
 miembros del comité de proyecto revisan los archivos, informes y
 comentarios en el emplazamiento
 Activistas
 comunitarios Plan de trabajo de implementación del proyecto realista
 Número de planes de trabajo del proyecto con las actividades en el
 orden correcto Comparar la planificación de actividades con su
 implementación Mensual Los activistas (1) revisan la secuencia de
 los planes de trabajo del proyecto con un técnico, y (2) presiden
 visitas mensuales a su emplazamiento.

 Participación comunitaria en las actividades del proyecto Número de
 personas que cumplen sus cometidos Número de actividades. Cantidad
 de recursos proporcionados por la comunidad Mensual Visitas al lugar
 del proyecto. Discusiones con la gente sobre su contribución
 Comité de
 desarrollo
 local Justificación de los recursos del proyecto Porcentaje de
 recursos contabilizados Formulario de justificación de recursos
 Trimestral Los miembros del CDL utilizan el formulario de
 justificación de recursos del proyecto

 Ámbito regional y local:

 En este contexto (más que en el comunitario), los principales
 ejecutantes que tienen interés en la intervención para el
 fortalecimiento comunitarios son:.Los asistentes de desarrollo
 comunitario (ADC);

 El departamento de planificación; y

 El coordinador regional de proyecto (CRP), que en en caso de ser
 un funcionario ministerial, normalmente es un oficial de
 desarrollo comunitario (ODC) o su equivalente en una ONG.

 La tabla siguiente examina los temas de mayor interés, indicadores
 de supervisión, medios de
 observación, frecuencia y procedimientos de supervisión sugeridos
 para cada uno de estos tres interesados.

 Interesado Tema Indicador de
 supervisión Medio de
 verificaciónFrec. Procedimiento de
 supervisión
 Asistente al desarrollo comunitario Eficacia de los activistas y
 comités comunitarios Número de comités que cumplen con sus cometidos
 Revisión del rendimiento de los comités Semestral Los ADC determinan
 la eficacia de cada comité durante los estudios cualitativos
 Coordinador regional
 del proyecto
 y
 departamento de planificación Identificación de proyectos que
 encajan en los planes regionales y las prioridades nacionales Número
 de proyectos adscritos al plan regional Revisión de los informes de
 identificación de proyectos. Visitas a sus emplazamientos Semestral
 Los departamentos revisan los planes locales, para establecer si
 encajan con los planes regionales y las áreas prioritarias
 nacionales

 Adquisición por parte de los líderes comunitarios de conocimientos
 de gestión comunitaria Número de localidades que usan la
 participación comunitaria en la planificación e implementación de
 proyectos Revisión de informes de proyectos. Orientación de grupos
 de discusión y otras técnicas de estudio cualitativo Semestral El
 departamento de planificación dirige estudios cualitativos para
 averiguar si las comunidades participan en las actividades del
 proyecto. Los procedimientos regionales específicos deben diseñarse
 cuando se llevan a cabo los ejercicios

Ámbito nacional y de donantes:

 En este contexto, hay dos interesados principales, (1) el ministerio
 o agencia que está implementando la intervención o proyecto y (2)
 cualquier donante nacional o internacional que esté contribuyendo a
 ello.

 InteresadoTema Indicador de supervisión Medios de verificación
 Frec. Procedimiento de supervisión
 Oficina
 nacional
 y
 donantes Conocimiento de la metodología por parte de la comunidad
 Proporción de gente consciente de la metodologíaSeguimientos, grupos
 de convergencia, discusiones, entrevistas con informantes clave
 Anual La agencia o el ministerio diseñan y dirigen los estudios
 anuales
 Efectividad del diseño del proyecto Porcentaje de objetivos del
 proyecto conseguidos. Porcentaje de los aspectos del diseño que han
 merecido la aprobación de la comunidad. Revisión de informes del
 proyecto, seguimientos, discusiones de grupos de convergencia,
 entrevistas con informantes clave Anual La agencia o ministerio
 diseña y dirige los estudios anuales
 Adaptación de la experiencia de implementación en otros proyectos e
 instituciones del país Proporción de aspectos del diseño del
 proyecto adaptados Discusiones nacionales e internacionales Anual La
 agencia o ministerio preside reuniones con instituciones académicas
 y proyectos comunitarios para averiguas los aspectos de la
 metodología que se han repetido

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Actualización: 2 de junio de 2003