Traduceri:

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

MONITORIZAREA ŞI RAPORTAREA

Procesele ulterioare observaţiei

de Phil Bartle, PhD

traducere de Ioana Ciobotea

revizuit de Ana Maria Mădălina Panait

Conspecte de training

Raportarea observaţiilor şi analizei făcute

În timp ce acest document se axează pe raportarea observaţiilor făcute în cursul monitorizării, următorul modul, Întocmirea Rapoartelor, aruncă o privire detaliată asupra modului de întocmire a rapoartelor.

Raportarea este o activitate majoră pe parcursul monitorizării proiectului. Este modalitatea prin care informaţiile asupra procesului şi rezultatul activităţilor întreprinse sunt împărtăşite de către părţile interesate în proiect.

Dacă luăm ca exemplu un proiect ce vizează construcţia unei şcoli - raportarea nu se rezumă doar la a menţiona de câte ori s-au întâlnit membrii comunităţii pentru fabricarea cărămizilor şi înălţarea zidurilor şcolii; trebuie specificat şi numărul cărămizilor şi cel al zidurilor construite; de asemenea, se descrie modul în care procesul a fost realizat.

În proiectele comunitare, raportarea se face în principal prin două modalităţi: verbal şi în scris.

Raportarea verbală:

Se realizează atunci când informaţia se transmite pe cale orală. Reprezintă cea mai comună modalitate de raportare. Comunicarea prin cuvinte este considerată de membrii comunităţii cea mai uşoară şi eficientă modalitate de a comunica.

Avantajele raportării verbale sunt:

• Posibilitatea participării unei procent mai mare al membrilor comunităţii. Mulţi membrii ai comunităţii, în special în zonele rurale, pot fi analfabeţi şi să nu ştie să scrie. Cei care ştiu să scrie găsesc că redactarea rapoartelor le consumă prea mult timp; prin urmare ei pot ezita să documenteze toate informaţiile obţinute în cursul monitorizării proiectului.
• Claritatea informaţiei şi difuzarea ei la timp. Raportarea verbală se face întotdeauna imediat după ce evenimentul are loc. Drept urmare informţia produsă este la zi şi relativ mai întemeiată decât informaţia documentată. Persoanele care raportează au posibilitatea de a discuta în cadrul comunităţii şi a obţine o reacţie imediată relativ la problema raportată. Aceasta ajută la luarea deciziilor.
• Costul scăzut. Raportarea verbală reduce semnificativ timpul precum şi alte resurse cheltuite în procesul de raportare.

Provocările pe care le poate pune raportarea verbală includ:

• Raportarea eronată. Unii membrii ai comunităţii pot difuza în mod deliberat informaţii verbale eronate cu scopul de a-şi proteja propriile interese. Aceasta este cu atât mai tentant cu cât cel care raportează ştie că nimeni nu poate descalifica raportul respectiv. În alte situaţii, persoanele care furnizează informaţia nu au timpul necesar să evalueze urmările generate.
• Păstrarea, reproducerea şi acurateţea informaţiei : Întrucât informaţia raportată verbal nu este documentată şi nici inregistrată, este dificilă păstrarea şi recuperarea ei ulterioară. Această informaţie este doar memorizată de persoanele care participă în mod direct la implementarea proiectului. În consecinţă devine dificil a împărtăşi informaţia cu persoane din afara comunităţii, în special în situaţia în care cei care deţin informaţia nu pot sau nu doresc să o difuzeze. Alteori informaţia poate fi neîntemeiată, în special atunci când informaţii mai vechi sunt necesare pentru generarea unor date noi.

Raportarea scrisă:

În cursul monitorizării este important să se raporteze nu numai activităţile efectuate dar şi rezultatele acestora. Scrie-ţi propriile dumneavoastră observaţii, trecând în acelaşi timp în revistă şi rapoartele personalului tehnic.

Avantajele raportării scrise sunt:

• Furnizarea unor informaţii sigure ce pot fi folosite în management (acurateţea rapoartelor scrise poate fi verificată de-a lungul timpului prin confruntarea cu noi informaţii)
• furnizarea de informaţii de către personalul tehnic; şi
• uşurinţa manevrării/ folosirii rapoartelor

Provocările pe care le pot prezenta rapoartele scrise sunt:

• Tendinţa de a amâna scrierea zilnică a rapoartelor pe parcursul monitorizării; şi
• Costurile ridicate (în materie de timp şi bani) presupuse de documentarea scrisă.

Vezi Nivele la care se efectuează monitorizarea pentru a înţelege nivelele exemplificate în continuare. De exemplu, cele folosite în Uganda sunt: 1 = sat, 2 = comună, 3 = nivel sub-judeţean, 4 = judeţ şi 5 = regiune.

Rolurile principalelor părţi interesate în raportare:

La nivelul comunităţii:

Comisiile/comitetele proiectului :

• Realizează (împreună cu mobilizatorii) designul proiectului şi prezintă planul de implementare a proiectului către Comitetul Comunal de Dezvoltare, Consiliul Local şi către comunitate;
• Redactează şi publică rapoartele lunare către Comitetul comunal de Dezvoltare, Consiliile Locale la nivel de sat, comună şi către Secretarul responsabil cu Dezvoltarea Comunităţii; şi
• Păstrează registrele proiectului (inclusiv planul de muncă, rapoartele de monitorizare precum şi alte informaţii particulare) pentru fiecare proiect în parte.

Mobilizatorii comunităţii:

• Pregătesc rapoartele despre identificarea proiectului la nivelul satului şi prezintă copii ale acestora Comitetului Comunal de Dezvoltare şi Secretarului responsabil de Dezvoltarea Comunităţii;
• Colectează şi prezintă rapoarte asupra comunităţii şi asupra diferiţilor membrii ai comunităţii; şi
• Prezintă rapoarte despre trainingul efectuat la nivelul comunităţii.

Comitetele de Dezvoltare Comunală:

• Ţin la curent comunitatea asupra proiectelor comunale în cadrul şedinţelor consiliului local;
• Raportează Comunităţii şi SDC (Secretarului de Dezvoltare Comunitară) asupra folosirii resurselor în cadrul fiecărui proiect;
• Prezintă un raport anual către SDC asupra principalilor participanţi la proiectele comunităţii.

Consiliile Locale:

• Întocmesc procesele verbale ale şedinţelor consiliului şi executivului în vederea luării deciziilor manageriale, precum şi cele ale colectivelor sub-judeţene, regionale şi naţionale.

La nivelul Sub-judeţean şi Regional:

Secretarul de Dezvoltare Comunitară:

• Prezintă la nivel regional un rezumat lunar asupra rapoartelor de desfăşurare a proiectului;
• Raportează asupra situaţiei şi activităţii mobilizatorilor comunitari, comitetelor locale şi comunale;
• Prezintă un rezumat asupra pregătirii efectuate de mobilizatori, precum şi asupra instruirii făcute mobilizatorilor;
• Prezintă la nivel regional un raport asupra principalilor contribuabili la proiect.

Responsabilul de Dezvoltarea Comunitară (Coordonatorul Regional):

• Prezintă către biroul naţional un rezumat lunar asupra rapoartelor regionale.

Biroul Naţional:

Coordonatorul Naţional:

• Prezintă rapoarte semestriale către comitetul naţional de conducere, minister şi donatori;
• Întocmeşte updatări asupra activităţilor şi rezultatelor proiectului; trimite copii ale acestora la nivelul fiecărei regiuni; de la nivel regional rapoartele sunt prezentate mai departe la nivel sub-judeţean şi comunal.
• Întocmeşte rapoartele semestriale FSOA (Analiza Forţei, punctelor Slabe, Oportunităţilor şi Ameninţărilor) şi le prezintă donatorilor şi ministrului; aceste rapoarte prezintă punctele tari şi punctele slabe din designului proiectului, incluzând aspectele pozitive şi cele negative ale implementării proiectului. Pot fi incluse în rapoartele generale semestriale;
• Redactează şi publică bilanţuri şi anchete de control calitativ

Seminar despre Întocmirea Rapoartelor:

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceput de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 28.05.2011