Reuniones para la gestión participativa; Incremento de su efectividad por medio de la participación del personal por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada Folleto de adiestramiento Un método radical para suprimir las quejas Quejas: Si durante una discusión relajada saca a colación el tema de las «reuniones», la mayoría de las veces conseguirá una queja general. La gente piensa: «demasiadas reuniones», - «reuniones aburridas», - «pérdida de tiempo», - «reuniones inútiles». Y demasiado a menudo, tienen razón. Desperdiciamos demasiado tiempo en reuniones, y aún así no nos decidimos a hacer algo para evitarlo. Como parte de su programa para aumentar la participación del personal en la toma de decisiones, está en una posición inmejorable para hacer algunos cambios radicales el la forma en la que se desarrollan las reuniones, y de esta manera, mejorar la gestión participativa, y ayudar a su organización a hacerse más fuerte y efectiva. Este documento está pensado para ayudarle en esta tarea. Puede hacer algunos cambios si dedica un tiempo a: (1) evaluar los resultados actuales de las reuniones, y (2) prepararse a descartar cualquier suposición sobre la forma de conducir las reuniones. Las sugerencias de este documento pueden resultar demasiado innovadoras al principio, pero si lo lee con una mente abierta, no vacía, será capaz de sacar sus propias conclusiones y hacer los cambios necesarios. Propósito: Nunca se debe convocar una reunión sin un propósito concreto. Observe cuidadosamente las reuniones a las que acude en la actualidad, y pregunte el propósito de cada una. Desgraciadamente, parece que el propósito de algunas reuniones es: (1) que el jefe pueda escucharse a sí mismo, (2) que algún otro pueda escucharse a sí mismo, (3) representar una serie de rituales vacíos, (4) impedir al personal regular hacer su trabajo normal, (5) escuchar noticias que ya sabemos sobre hechos que ya conocemos, (6) oír informes verbales de gente que debería haberlos hecho por escrito, (7) que parezca que se toman algunas decisiones. La esencia de la gestión es la toma de decisiones. Si se toma en serio la gestión participativa, querrá canalizar las observaciones y los análisis de los miembros del personal en en proceso de la toma de decisiones de gestión. Las reuniones pueden resultar un mecanismo efectivo para hacerlo. Para que esto sea posible, debe tener claro que el propósito de las reuniones de gestión es la toma de decisiones. No debe haber otro propósito. El propósito de una reunión de gestión es el de tomar decisiones, luego debe proyectarla para hacerlo. Si tiene otros propósitos justificados, como concienciar o asegurarse de que se distribuye una información específica entre los miembros del personal, hágalo en un foro diferente, no en una reunión de gestión. Para lograr una gestión efectiva y una organización fuerte, tiene que asegurarse de que se suprime cualquier otro propósito, y de que sus reuniones de gestión sólo se ocupan de la toma de decisiones, constatar que los directivos y el personal intervienen en estas decisiones y que se toman eficiente y fielmente. Es necesario comunicar todo esto al personal, y hacerle conocer el propósito de las reuniones de gestión. Tiempo: Una reunión de gestión sólo tiene que durar el tiempo de tomar las decisiones. Cualquier tiempo más largo que este es tiempo desperdiciado. Cuando acuda a una reunión, haga una pequeña evaluación por su cuenta. Cronómetro en mano, mida todos los segmentos improductivos de la reunión. Cuando alguien llega tarde, hace perder el tiempo a todos los que han sido puntuales. Si seis personas esperan a una séptima durante diez minutos, no se pierden los diez minutos, sino seis por diez minutos: una hora. Si tolera a las personas impuntuales, estará tolerando la pérdida de tiempo de los puntuales. Algunos pierden el tiempo: (1) repitiendo lo que ya se ha dicho, (2) añadiendo información que no es relevante para la decisión que se trata, (3) utilizando un léxico redundante y complicado, (5) corrigiendo errores poco importantes que no afectan a la decisión de la que se trata, (4) haciendo discursos (muy recargados), (6) o perdiendo el tiempo en protocolos innecesarios. Es decir, ¿cuánto tiene que durar una reunión de gestión?.Para tomar una decisión no deberían hacer falta más de cinco minutos, y no debería haber más de tres decisiones que tomar. Esto significa que una reunión debe ser de unos quince minutos. ¿Puede conseguir que una reunión se limite a ese tiempo? Formalidades: Las reuniones por otros propósitos normalmente siguen un procedimiento estricto. La agenda comienza por la lectura y aceptación de la orden del día, y continua con los temas que surgen de esos puntos. Después se discute la agenda en detalle, y se toman decisiones a partir de una moción presentada, que se secunda y se vota. Este tipo de reuniones son útiles cuando las deliberaciones son muy políticas o polémicas, y cuando los participantes representan organizaciones diferentes y discrepantes. En una reunión de gestión, esta formalidad es disfuncional y tiene que eliminarse. En una reunión que sólo dura quince minutos, habrá tres decisiones que tomar, que el moderador de la reunión puede listar en la pizarra, y no debe permitir más de cinco minutos para llegar a una decisión -cada una. Elimine las formalidades tradicionales completamente. Hablar: A alguna gente le encanta escucharse a sí misma hablando en una reunión. No les importa si todos los demás ya saben lo que piensa y han ya oído sus argumentos antes. El coordinador de la reunión debe dejar claro que este tipo de discursos son antiproductivos y no son bienvenidos en la reunión de gestión. A lo que sí se anima y estimula es a exponer la propuesta y sus alternativas clara y brevemente, las razones por las que se debe escoger una u otras, y a tomar y registrar la decisión. El tiempo total permitido para cada decisión debe ser de cinco minutos, y cualquiera que hable debe limitar su tiempo para que todo el mundo tenga la oportunidad de hablar en esos cinco minutos. Presidencia: La palabra «chairman» (presidente) nos viene de la edad media (alrededor del 1200) cuando el rey feudal y su consejo se reunían. Sólo el rey tenía silla (chair) y «chairman» era un eufemismo para designar que el rey tenía control total sobre la reunión. Los demás, que se sentaban en el suelo, en taburetes o alfombras, siempre tenían que estar de acuerdo con lo que el rey decía, si querían conservar sus cabezas. En español utilizamos la palabra «presidente», o su femenino, «presidenta», como la persona que preside o modera la reunión. En reuniones de gestión es necesario evitar la palabra y sus derivados. Lo que una reunión necesita es un «coordinador de reunión». El coordinador de la reunión mantiene la coordinación, se asegura de que no se pierde el tiempo y que sólo se utiliza para tomar decisiones ejecutivas (de gestión). Si una reunión sólo dura quince minutos, no hacen falta sillas para ninguno de los participantes, incluyendo al coordinador. Se puede dejar alguna para el secretario o la persona que tome las notas sobre la reunión, pero para nadie más. Si se ponen sillas para los participantes, éstos se sienten muy cómodos en la reunión, y automáticamente encontrarán formas de alargar este bienestar, como hablar demasiado o abusar de las formalidades. Quite todas las sillas de los participantes en las reuniones de gestión. Lo mismo se puede decir de ofrecer bebidas durante la reunión. No reparta bebidas. Con esto sólo se consigue que las reuniones sean más largas. En su lugar, invite a todos a la cafetería, restaurante o bar después de la reunión. Si se hace como es debido, la reunión sólo habrá durado quince o veinte minutos, así que quedará tiempo más que suficiente para disfrutar de las bebidas. Registro: En las reuniones ortodoxas se levantan actas. Las actas son descripciones detalladas de lo que se ha hablado durante la reunión. Pueden tener alguna utilidad en reuniones políticas o públicas en las que hay facciones diferentes y los participantes representan diferentes organizaciones. En estos casos será necesario llevar un registro escrito de quién dijo qué. Pero no es necesario en las reuniones de gestión. Lo que hace falta es un registro de la reunión, simple como un informe de un viaje, con la fecha y la hora de la reunión, que sólo refleje las decisiones que se han tomado. No es necesario saber quién dijo qué. Ni conocer los detalles. Una reunión con cuatro decisiones debe ser registrada, en una simple página que contenga una lista de las decisiones tomadas por los participantes. Este registro de la reunión debe completarse de forma definitiva en la hora siguiente al final de la reunión, y distribuirse entre los participantes en el mismo día. Simplemente. Tomar decisiones: El fundamento de la gestión es tomar decisiones para la organización. El fundamento de la gestión participativa es la colaboración del personal en la toma de estas decisiones. La reunión es un mecanismo para estimular esta colaboración. Las reuniones deben ser simples, sin formalidades, cortas y centradas sólo en las decisiones. Algunas decisiones, como la selección de un nuevo miembro del personal, o la finalización de un presupuesto, y algunas acciones confidenciales y delicadas quizá no deban ser expuestas a todo el personal. Las reuniones tienen que ser coordinadas, no presididas, y los participantes no deben tener asientos. Si es usted honesto y cuidadoso, y mide todo el tiempo que ahora pierde en reuniones, apreciará el valor de hacer reuniones más simples y centradas en la tomk''a de decisiones. La dificultad reside en romper con las tradiciones, simplemente. Si hay temas que deben reflexionarse e información que dar en detalle a los miembros, no malgaste una reunión en hacerlo. En su lugar, organice un pequeño taller, del tiempo que haga falta, - como entre una y tres horas-para transferir la información o sensibilizar. Puede hacerse el mismo día u otro cualquiera. Hágalo profesionalmente. Deje las reuniones de gestión sólo para tomar decisiones de gestión. Ya que los miembros del personal no comprenderán automáticamente estos puntos y la necesidad de simplificar las reuniones de gestión, utilice este documento para hacer un folleto y organice un taller de media jornada para impartir los principios de la gestión participativa en las reuniones. Asegúrese de que hay muchas sesiones de «aprendizaje de la acción» en su taller sobre reuniones. Es simple. Simple no es lo mismo que fácil. Hay muchas suposiciones irreflexivas y costumbres inveteradas en la forma en que se conducen las reuniones. Usted y su personal tienen la oportunidad de eliminar estas costumbres y aumentar la eficacia. Puede que no sea fácil, pero producirá resultados deseables y necesarios. --» «-- Una reunión: Quejas Propósito Tiempo Formalidades Hablar Presidencia Registro Decisiones Si copia cualquier parte de este sitio en otro sitio web, por favor, ponga un enlace a él: http://www.scn.org/mpfc/ A la página de palabras clave. A los módulos de adiestramiento. Eje de este módulo. Pie de página Actualización: 4 de junio de 2003