Utilización de la descripción de funciones; Una técnica para mejorar la gestión participativa por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada Folleto de adiestramiento La descripción de funciones es importante en una puesta en marcha organizativa que enfatice la gestión participativa Introducción. El papel de la descripción de funciones en la gestión participativa: En la gestión participativa, la toma de decisiones es aún responsabilidad de los gerentes designados, y no es lo mismo que la toma de decisiones colectivas o comunales (en las que todo el mundo cuenta por igual). Sin embargo, es preciso que se invite a participar al personal en las decisiones que afectan al conjunto, o a sus departamentos o secciones. Entre los principios importantes de la gestión participativa se encuentran el respeto (por el personal) y la transparencia (en la toma de decisiones). Aún más, cuando se invita a los miembros del personal a participar en la toma de decisiones, cuando se sienten confiados y saben que no serán castigados por hacer sugerencias polémicas, añaden a la gestión una amplia gama de experiencias, conocimientos, sabiduría y capacidades. La gestión, como elemento de proceso y estructura organizativos se fortalece notoriamente con la adición de estos elementos. Creación inicial de la descripción de funciones: Cuando un nuevo miembro del personal entra a formar parte de la organización, se le contrata para hacer un trabajo, para una serie específica de tareas. Es esto por lo que se le paga, y si no las realiza, sabe que se encuentra en una posición insegura en cuanto a conservar su trabajo. La definición de esta serie de tareas debe estar, desde un principio, establecido por escrito como una descripción de funciones formal. Tras la contratación del nuevo miembro, éste y su supervisor inmediato deben sentarse a revisar cada punto de la descripción de funciones, línea a línea, para dejar claro que tanto el trabajador como el supervisor conocen perfectamente lo que implica su posición. Al final de esta reunión inicial, ambos deben firmar la descripción de funciones. Hay que animar al nuevo miembro del personal a que especifique cuáles de las tareas listadas en la descripción de funciones pueden hacerse y cuáles no. El supervisor puede dedicar un tiempo a resumir cómo deben efectuarse las tareas y organizar otra reunión para dar instrucciones más detalladas. Supervisión y rendimiento del personal: La descripción de funciones no sólo mejora la supervisión, sino que es parte integral de ésta en la gestión participativa. Todos los miembros del personal trabajan mejor, tienen mejor rendimiento y hacen sugerencias y contribuciones más positivas cuando sus supervisores muestran interés por ello, se toman tiempo para enterarse de cómo les va y son comprensivos con sus dificultades y problemas. Esto no quiere decir agobiar al trabajador ni insistir continuamente en que trabaje duro: con esto sólo se consigue el resultado contrario. Cuando un miembro del personal y el supervisor conocen bien la descripción de funciones, la supervisión puede ser mucho más positiva y menos angustiosa, un proceso de cooperación en lugar de una dictadura. A un buen gerente se le conoce por lo bien que trabaja su personal en su ausencia. La revisiones frecuentes de las descripciones de funciones, línea a línea, permite al supervisor hacer todas las misiones y viajes de trabajo con la tranquilidad de que cada uno de los miembros de su personal sabe lo que debe hacer y desea hacerlo bien. Un contrato no monetario: La descripción de funciones debe verse como un contrato escrito no monetario entre el miembro del personal y el supervisor, legitimado por y en la organización. Establece las tareas encomendadas al miembro del personal, y las responsabilidades generales. Algunas descripciones de funciones incluyen una lista de las calificaciones requeridas y deseadas (y en ese caso el documento puede llamarse TR -Términos de Referencia). Las firmas del miembro del personal y el supervisor deben verse como una parte integrante y necesaria de la descripción de funciones, y hay que establecer que ésta no es válida hasta que se firma. Las funciones cambian: Ningún trabajo permanece estático, especialmente en proyectos o programas, donde las condiciones son cambiantes. Por esa razón, cualquier descripción de funciones debe ser revisada al menos una vez al año, por cada miembro del personal y su supervisor. Deben reservar una hora para repasar la descripción de funciones línea a línea, determinando qué tareas ya no forman parte del trabajo, cuáles han cambiado, aunque sea ligeramente, y qué nuevas ocupaciones se han incorporado. Esta sesión, sacada del tiempo y el contexto de la ejecución de las tareas, da al supervisor y al miembro del personal la oportunidad de identificar los cometidos que ya no son adecuados y deben abandonarse por consentimiento mutuo. En el caso de que el trabajador no quiera ocuparse de alguna de las tareas y el supervisor insista en que debe hacerlo, el miembro del personal debe sugerir un método alternativo para ejecutarla (si se trata de un trabajo necesario a los objetivos de la organización) de forma eficiente. Cuando este tipo de conflictos no se pueden resolver, los dos deben presentar el tema al superior del supervisor para llegar a un acuerdo. La revisión de las descripciones de funciones da una oportunidad al supervisor de enfatizar algunos elementos importantes del trabajo, puntualizar al miembro del personal que algunas tareas no se realizan con la efectividad o frecuencia necesarias, y recordarle que encargarse del trabajo y de todos sus cometidos ha sido decisión del trabajador. A la inversa, da al miembro del personal una oportunidad de sugerir mejores formas de ejecutar las cosas (más efectivamente, más eficientemente, completadas con más facilidad), de especificar algunas tareas que resultan redundantes, innecesarias o negativas para las metas de la organización. Ambos, el supervisor y el miembro del personal, cooperan por medio del diálogo en la gestión participativa de la organización. Conclusión y sumario: La revisión anual del trabajador y el supervisor, la modificación y actualización de la descripción de funciones, y la firma de una nueva se convierten en una forma de supervisión muy importante, discreta, serena y equilibrada. Si los cambios en la situación son rápidos, la actualización y firma de la descripción de funciones debe hacerse con una frecuencia acorde a estos cambios. El periodo entre dos revisiones de la descripción de funciones nunca debe ser mayor de un año. La creación de descripciones de funciones, su revisión inicial y regular conjuntamente por el supervisor y los miembros del personal, las modificaciones frecuentes y habituales para reflejar los cambios en la realidad y la situación, y la firma de cada descripción de funciones actualizada, forman en su conjunto un elemento importante de gestión participativa. -- » «-- Taller sobre la utilización de descripciones de funciones: Si copia cualquier parte de este sitio en otro sitio web, por favor, ponga un enlace a él: http://www.scn.org/mpfc/ A la página de palabras clave. A los módulos de adiestramiento. Eje de este módulo. Pie de página Actualización: 4 de junio de 2003