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PORQUÊ ELABORAR RELATÓRIOS?
por Phil Bartle, PhD
traduzido por Marianna Leite
Guia
PARTE A: O "Porquê" da elaboração de relatórios:
Você já se sentiu incomodada ou desetimulada porque você tinha que elaborar um relatório? Pra você a escrita é uma tarefa tão chata e tediosa que parece que você tem que fazê-la como uma função burocrática?
Você preferiria estar fazendo o trabalho "de verdade", organizando reuniões, liderando membros comunitários na tomada de suas decisões, treinando pessoas e observando-o no aprendizado de habilidades, ou guiando-os durante a construção do projeto dele?
Bem, temos algumas boas notícias. A elaboração de relatórios pode ser desafiantem, interessante e até mesmo divertida. E a elaboração de relatórios são é uma coisas diversa do trabalhos "de verdade". É uma parte integral e necessária que é tão "real" como o resto.
A elaboração de relatório é importante e útil (especilmente quando feita da maneira correta). Leia a seguir; esse documento diz tudo sobre isso.
Algumas discussões com mobilizadores:
Recentemente, perguntei a alguns mobilizadores (1) em uma sessã de treinamento de administração comunitária na Uganda, "Porquê relatórios devem ser elaborados?"
- Aqui estão algumas das respostas:
- porque nós temos que fazê-lo;
- para possibilitar o arquivamento de dados;
- para informar todos os ugandenses interessados;
- para contar falhas e sucessos;
- para nós mesmos sabermos o que estamos fazendo;
- para a comunicação com doadores e fundadores (de como o projeto anda);
- para encorajar doadores informando-os o que aconteceu com suas doações;
- para deixar com que outras pessoas saibam do desenvolvimento de um projetoto;
- para que outras pessoas sejam encorajadas a fazer seus próprios projetos;
- para que membros comunitários estejam informados e encorajados;
- para que outras pessoas saibam o que nós fizemos;
- para ajudar no trabalho de pesquisadores;
- para determinar ações futuras
- para usá-lo como avaliação
- para o governo.
Nota de rodapé (1): Eu fui convidado por alguns mobilizadores e implementadores de projetos comunitários ao campo e lhes fornecer alugmas dicas sobre a elaboração de relatórios. O contrato de administração de comunidade com a OBC incluí cláusulas que requerem que a OBC elabore relatórios de andamento sobre os projetos comunitários, ou os fundos não estariam disponíveis para as fases subsequentes dos projetos. Eles queriam ter certeza de que os relatórios que eles tinham que elaborar estariam "de acordo com o padrão" requerido pela administração da comunidade, de forma a garantir o pagamento das parcelas subsequentes. Minha tarefa, da maneira como eu a vi, era demonstrar que as cláusulas que requerem a elaboração de relatórios de andamento pelas OBCs tinham uma boa razão de existir e não meramente um requerimento burocrático sem motivo. Nesse momento gostaria de agradecer todos os mobilizadores da administração da comunidade, assistentes de desenvolvimento comunitário (ADCs) e membros da OBC que contribuíram para essas oficinas e, portanto, para o conteúdo dessas regras. (Todos os erros são meus).
Conforme a discussão continuava, e conforme cada participante incluía as razões dos relatórios, todos nós ficamos cientes de que relatórios possuem muitas funções diversas e (desde que eles sejam lidos) que eles são parte essencial do sucesso do trabalho comunitário.
- Portanto, concluímos:
- Devemos escrever relatórios;
- Relatóriod devem ser lidos; e
- Atitudes devem ser decorrentes de cada relatório.
Monitoramento e elaboração de relatório:
Em qualquer design de projeto de trabalho, existem passos específicos (ie definir o problema, criar um objetivo, especificar objetivos, identificar recursos, escolher uma estratégia, implementar, monitorar, redefinir conforme necessário) e monitoramento como partes necessárias.
Da mesma forma que não podemos andara de bicicleta sem saber aonde a bicicleta está indo, não podemos continuar um projeto comunitário sem "vermos" aonde o projeto está indo. Esta "visão" é o projeto de monitoramento e a comunicação aos contribuidores e tomadores de decisões.
O monitoramento do andamento de qualquer projeto ou atividade deve ser integrado ao planejamento e implementação. É incluído, portanto, o treinamento de administração de comunidade.
O monitoramento deve ser feito pelos próprios membros da comunidade, por todos os outros atores representados pelos signatáriosdo contrato comunitárioe por ou em favor de vários doadores, por todos que contribuíram e participaram do projeto comunitário.
Como monitorar e como institucionalizar o monitoramento e avaliação faz parte do treinamento de administração de comunidade. Treinadores na função de facilitadores devem extrair da comunidade (ex. através de sessões de discussão de idéias) o que deve ser monitorado.
Se algum desses fatores pode contribuir para a paralisia precoce e o cancelamento das atividades comunitárias é a suspeita de uso incorreto de recursos; "logo o final da sustentabilidade."
Relatório de Andamento de Projeto:
Um projeto não está completo a não ser que seja monitorado. O monitoramento precisa ser gravado e comunicado. Essa comunicação é um relatório.
O andamento de um projeto é uma gravação e uma comunicação dos resultados das atividades do projeto: o nível de alcance ou não alcance dos objetivos; razões justificadoras; fatores de avalicação e recomendações.
O relatório de andamento é peça necessária do projeto.
Relatório de rotina de trabalhadores de campo:
Um trabalhador, voluntário ou pago, recebe uma função de forma a atingir certos resultados. Os resultados desejados devem fazer parte da descrição da função do trabalhador. Como sabemos se um trabalhador atingiu os resultados esperados (e até que nível)?
Um relatório de rotina de um trabalhador demonstra os níveis de atingimento dos resultados; razões justificadoras; avaliação de fatores; e recomendações.
Em ambos os casos, um relatório deve comparar o que foi pedido com o que foi atingido; analisar as razões; e fazer recomendações.
Bons relatórios são vitais!
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Apresentando um relatório à comunidade
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