Tweet
Μεταφράσεις
Català
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski
اردو / Urdu
Άλλες σελίδες:
Ενότητες
Χάρτης Σελίδας
Λέξεις Κλειδιά
Επικοινωνία
Βοηθητικά Έγγραφα
Χρήσιμοι Σύνδεσμοι
Περιεχόμενα
Περιεχόμενα
ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΑ ΕΙΔΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
για Κινητοποιητές
από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ
μετάφραση της Έλενας Μαρδά
Οδηγός
Μέρος Τρίτο: Πως να Γράφετε Αναφορές
Οι παρακάτω οδηγίες είναι γραμμένες με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι χρήσιμες για κάθε εργαζόμενο που δουλεύει σε προγράμματα εκτός της επιχορήγησης και που στοχεύουν στο να ενισχύσουν τις τοπικές κοινότητες να διευθύνουν οι ίδιες την ανάπτυξή τους.
Διαφορετικοί Στόχοι, Διαφορετικό Περιεχόμενο
Σημειώσαμε ήδη ότι οι στόχοι των κινητοποιητών έιναι διαφορετικοί από τους στόχους των προγραμμάτων της κοινότητας που στηρίζουν. Αυτό συνεπάγεται ότι οι αναφορές τους θα είναι διαφορετικές, καθώς η ουσία της καλής αναφοράς είναι ότι συγκρίνει τα επιτυχή με τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Γενικές Αναφορές
Μια πρωτεύουσα αρχή για την εκπλήρωση της οποίας πρέπει να προσπαθείτε καθ' όλη τη διάρκεια σύνταξης της αναφοράς, είναι να αναφέρετε τα αποτελέσματα των εργασιών σας. Αυτό απαιτεί κάποια ανάλυση από μέρους σας που θα ξεπερνά μια απλή περιγραφή των δραστηριοτήτων σας.
Δουλεύετε για ένα πρόγραμμα που έχει διάφορους δωρητές και που επικοινωνεί με μια διεύθυνση την οποία πρέπει να ενημερώσετε για συγκεκριμένα πράγματα που συμβαίνουν στον τόμεα. Η αναφορές σας είναι ο κύριος δίαυλος, το κύριο κανάλι πληροφόρησης για τους ανθρώπους που θα αποφασίσουν να χρηματοδοτήσουν αυτό ή το άλλο πρόγραμμα.
Κάθε διαφορετική αναφορά θα πρέπει να αναγνωρίζεται σωστά. Από τα πιο κύρια αναγνωριστικά είναι ο τίτλος (η περίοδος και ο τόπος που καλύπτει η αναφορά) και ο συγγραφέας.
Στη συνέχεια, είναι κάποια αναγνωριστικά που θα πρέπει να εμφανίζονται σε κάθε έγγραφο. Κάθε αναφορά πρέπει να περιέχει τα παρακάτω:
- Το όνομα του συγγραφέα, καθώς και για το τι πρόκειται, πρέπει να είναι ξεκάθαρα σημειωμένα στην αρχή της αναφοράς. Το "για τι πρόκειται" πρέπει να περιλαμβάνει τη γεωγραφική περιοχή και την περίοδο του χρόνου για την οποία γράφετε. Πρέπει να συμπεριλάβετε τον τίτλο σας, τη θέσης σας, καθώς και το όνομα του συγγραφέα.
- Κάποιες πληροφορίες αναγνωριστικού χαρακτήρα θα πρέπει να υπάρχουν στο κάτω μέρος της τελευταίας σελίδας.
- Βάλτε το όνομα του φακέλου όπως εμφανίζεται στον υπολογιστή στο κάτω αριστερό μέρος της σελίδας. Βάλτε τον κωδικό για την ημερομηνία της εκτύπωσης κάτω στο κέντρο της σελίδας. Βάλτε τα αρχικά του συγγραφέα (σε κεφαλαία) στη συνέχεια κενό, και μετά τα αρχικά του τυπογράφου (με μικρά) στο κάτω δεξιό μέρος της τελευταίας σελίδας.
Υπάρχουν κάποια σημαντικά στοιχεία σε όλες τις αναφορές. Υπάρχουν πέντε διαφορετικές αναφορές με τις οποίες οι κινητοποιητές πρέπει να είναι εξοικοιωμένοι και οι οποίες διαφέρουν η μία από την άλλη.
- Μηνιαίες Αναφορές Προόδου
- Αναφορές Κοινοτικών Προγραμμάτων
- Αναφορές Ρουτίνας Κινητιποιητών
- Αναφορές Επαγγελματικών Ταξιδιών και
- Αναφορές Συνελεύσεων
Ας εξετάσουμε μία προς μία τις πέντε διαφορετικού είδους αναφορές.
Μηνιαίες Αναφορές Προόδου
Η παραπάνω αναφέρεται σε κάθε αναφορά προόδου ρουτίνας: μηνιαία, διμηνιαία, τετραμηνιαία, εξαμηνιαία ή ετήσια. Μια αναφορά προόδου είναι διαφορετική από μια αναφορά κατάστασης, στην οποία αναφέρεται απλά το τι έχει συμβεί και τι έχει γίνει κατά τη διάρκεια της περιόδου της αναφοράς.
Η πιο σημαντική πηγή πληροφόρησης για οποιοδήποτε πρόγραμμα μπορεί να είναι η μηνιαία αναφορά ρουτίνας, εάν βέβαια γίνει με το σωστό τρόπο. Οι δωρητές, οι ανώτεροι των συσχετιζόμενων διευθύνσεων, οι αρχηγοί των ομάδων-στόχος και οι διευθύνσεις κινητοποίησης των προγραμμάτων και κατανομής των χρηματοδοτήσεων των δωρητών, όλοι, πρέπει να γνωρίζουν πόσο καλά και πόσες πολλές εργασίες οδήγησαν στην επίτευξη των στόχων του προγράμματος.
- Επομένως, η πιο σημαντική διάκριση που μπορείτε να κάνετε είναι να διακρίνετε ανάμεσα
- Στις εργασίες (εισροές) και
- Τα αποτελέσματα των εργασιών (εκροές) ή τι συνέπειες στο κοινό-στόχος
Αν και οι αναφορές προόδου μπορεί να διαφέρουν ανάμεσα στις διαφορετικές μορφές τους, πρέπει να γίνει κάποια διάκριση. Σχεδιάστε την αναφορά σας με βάση δύο βασικούς τίτλους: (α) δραστηριότητες και (β) αποτελέσματα, ή, για κάθε στόχο ενός προγράμματος, συμπεριλάβετε μια ενότητα (1) για τις δραστηριότητες και (2) για τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων.
Ένα συνηθισμένο λάθος που κάνουν πολλοί αρχάριοι είναι να θεωρούν ότι όλο κι όλο αυτό που έχουν να κάνουν είναι να καταγράψουν τις δραστηριότητές τους. Κι όμως όχι. Μια καλή αναφορά προόδου δεν είναι ούτε στο ελάχιστο μια περιγραφική αναφορά δραστηριοτήτων. Αντίθετα, πρέπει να αναλύει τα αποτελέσματα των προαναφερθείσων δραστηριοτήτων. Η ανάλυση πρέπει να απαντά στην ερώτηση "Πόσο προχώρησαν οι στόχοι του προγράμματος;" Εφ' όσον δεν είστε αρχάριος, αλλά επαγγελματίας, μπορείτε να αποδείξετε τον επεγγελματισμό σας με το να προχωρήσετε πέρα από μια περιγραφή των δραστηριοτήτων στις αναφορές προόδου σας.
Να αναθεωρείτε πάντα τους στόχους του προγράμματος πριν γράψετε μια μηνιαία αναφορά προόδου. Συνήθως αυτές βρίσκονται στο "Εγγραφο Προόδου". Στο αναλυτικό μέρος της αναφοράς σας, θα μπορούσατε να απαριθμήσετε αυτούς τους στόχους, τον καθένα ως "μια ξεχωριστή ενότητα" με έναν ξεχωριστό υπότιτλο και να γράψετε μια ανάλυση για το πόσο καλά προωθήσατε αυτούς τους στόχους προς την επίτευξή τους. Όπου δεν έχετε εκπληρώσει κάποιο στόχο, ή έχετε υπερεκταθεί ύ υποεκταθεί σε κάποιο επιμέρους σημείο του, θα πρέπει να συμπεριλάβετει μια εξήγηση για τους λόγους που σας οδήγησαν σε κάτι τέτοιο.
Αναφορές Κοινοτικών Προγραμμάτων
Μια μηνιαία περιγραφική αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει σε ποιο βαθμό επιτεύχθηκαν οι στόχοι, για ποιους λόγους δεν επιτεύχθηκαν πλήρως, ποια μαθήματα πήρατε, καθώς και προτάσεις και λόγους για τους οποίους πρέπει να αλλάξουν οι στόχοι- ένα έχει βρεθεί ότι πρέπει να αλλάξουν.
Η περιγραφική αναφορά πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες για συμβάντα και εισροές (τις δράσεις που έχουν ληφθεί, βλ. παρακάτω), αλλά πρέπει να δίνει έμφαση και στις εκροές (τα αποτελέσματα των δράσεων που βοηθούν στην επίτευξη των συγκεκριμένων στόχων). Προσοχή πρέπει να δοθεί στον αριθμό και στην τοποθεσία αυτών που θα ευεργετηθούν. Η μηνιαία αναφορά μπορεί να οργανωθεί καλύτερα σε ενότητες που να ανταποκρίνονται στις ενότητες τις πρότασης.
Όπως ακριβώς η αφηγηματική αναφορά, υπάρχει και η χρηματοκοοικονομική αναφορά. Μια μηνιαία λεπτομερής χρηματοοικονομική αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τις πηγές και το ύψος των χρημάτων που ελήφθησαν και από που. (1) τι ποσό δαπανήθηκε σε μια οριζόντια λίστα ανάλογα με τις κατηγορίες του προϋπολογισμού της πρότασης, τους λόγους για τυχόν υπερβολική ή μικρότερη απ' το προβλεπόμενο δαπάνη, καθώς και μια αποτίμηση του πόσο πολύ οι δαπάνες συνέβαλλαν στο να πετύχετε τους προαναφερόμενους στόχους της πρότασης.
Υποσημείωση 1ηΣας προτείνουμε να λάβετε χρηματοδοτήσεις από διαφορετικές πηγές. Μην αφήσετε την οργάνωση ή την ομάδα να εξαρτηθεί από έναν και μοναδικό δωρητή.
Αναφορές Ρουτίνας Κινητοποιητών
Δείτε τη διαφορά μεταξύ μιας αναφοράς κοινοτικού προγράμματος και μιας αναφοράς κινητοποιητή της κοινότητας. Θυμηθείτε ότι οι στόχοι είναι διαφορετικοί. Οι στόχοι του κοινοτικού προγράμματος θα πρέπει να είναι απλοί, όπως το να "χτίσουμε ένα σχολείο" ή το να "αποκαταστήσετε την προσφορά νερού". Ποιοι είναι οι στόχοι των κινητοποιητών (για την αναφορά προόδου); Οι στόχοι ενός κινητοποιητή είναι διαφορετικοί από τους στόχους ενός κοινοτικού προγράμματος, συνεπώς, η αναφορά προόδου (στο κατά πόσο επετεύχθησαν οι στόχοι) θα είναι με τη σειρά της διαφορετική.
Με απλά λόγια, το επιθυμητό αποτέλεσμα της δουλειάς ενός κινητοποιητή είναι μια κινητοποιημένη κοινότητα. Ο κινητοποιητής πρέπει να κινητοποιεί. Κάτι τέτοιο συνεπάγεται διάφορα στοιχεία (πχ. χτίσιμο μιας μονάδας για την κοινότητα, την εξασφάλιση της συμμετοχής περιθωριοποημένων ή ευαίσθητων ομάδων, το να θέσετε τις προτεραιότητες της κοινότητας, την εκπαίδευση της διοίκησης, την ενθάρρυνση, την ηγεσία (χωρίς πολιτική χροιά). (2)
Υποσημείωση 2ηΑυτή η μεσολάβηση εμπλέκει τρία σημαντικά στοιχεία: (α) την αυτογνωσία, (β) την κινητοποίηση, (γ) διοικητική εκπαίδευση. Η διοικητική εκπαίδευση για την κοινότητα, πρώτη, απαιτεί αυτογνωσία για την ανάγκη διαφάνειας στην λογιστική. Αυτό πρέπει να γίνει με τρόπους ώστε όλα τα μέλη της κοινότητας να μπορούν να δουν ότι οι ληφθείσες πηγές πραγματικά κατευθύνονται σε προγράμματα και δεν στρέφονται σε άλλα πράγματα. Ύστερα, η εκπαίδευση στρέφεται στο "Πως" της λογιστικής διαφάνειας, της κράτησης ακριβών διπλών λογιστικών βιβλίων εσόδων. τη σύνδεση των αποδείξεων των τελωνείων, της παραγωγής έγκυρων και ακριβών δηλώσεων εξόδων του προϋπολογισμού.
Παρακάτω σας δίνετε ένα καλούπι που συσχετίζει τους στόχους των κινητοποιητών με τους πιο συνηθισμένους στόχους που πρέπει να περιλαμβάνονται σε μια αναφορά κινητοποιητή.
Πίνακας 2: Αναφορές για τους Στόχους του Κινητοποιητή |
|||||
| Επιθυμητά Αποτελέσματα | Ληφθείσες Δράσεις | Επιτυχίες επί τοις Εκατό | Λόγοι | Παράγοντες που Επηρεάζουν | Εμπόδια |
|---|---|---|---|---|---|
| Ενοποιώντας την Κοινότητα | Συνελεύσεις για την επεξήγηση των πλεονεκτημάτων, εργαστήρια | (εκτιμήστε το και περιγράψτε το) | Πόσο διατεθειμένη είναι η κοινότητα; Πόσο ικανός είναι ο κινητοποιητής; | Επίπεδο αυτογνωσίας, Εγκαταστάσεις συνέλευσης, Εκπαίδευση | Κοινωνικά σχέδια, λειτουργίες, έλλειψη ικανοτήτων εμψύχωσης |
| Βοηθήστε την Κοινότητα να Εκτιμήσει τον εαυτό της | Εκπαιδευτικό εργαστήρι για την εκτίμηση | " | Πόσο διατεθειμένη είναι η κοινότητα; Πόσο ικανός είναι ο κινητοποιητής | " | " |
| Βοηθήστε την Κοινότητα να προτάξει το κυρίοτερο πρόβλημα | Συνέλευση εμψύχωσης για το θέσιμο των προτεραιοτήτων | " | Πόσο διατεθειμένη είναι η κοινότητα; Πόσο ικανός είναι ο κινητοποιητής; | " | " |
| Βοηθήστε την κοινότητα να προσδιορίσει το στόχο της και να το αποδώσει με συγκεκριμένους στόχους | Διοικητική εκπαίδευση, προβληματισμός | " | Πόσο διατεθειμένη είναι η κοινότητα; Πόσο ικανός είναι ο κινητοποιητής; | " | " |
| Βοηθήστε την κοινότητα να αναγνωρίσει τις πηγές της. | Συνεδρίαση προβληματισμού | " | Πόσο διατεθειμένη είναι η κοινότητα; Πόσο ικανός είναι ο κινητοποιητής; | " | " |
| Βοηθήστε την κοινότητα να ενεργοποιήσει στρατηγικές και να επιλέξει μία απ' αυτές | Συνεδρίαση προβληματισμού | " | Πόσο διατεθειμένη είναι η κοινότητα; Πόσο ικανός είναι ο κινητοποιητής; | " | " |
| Βοηθήστε την κοινότητα να δημιουργήσει μια εκτελεστική επιτροπή | Οργανωτική συνέλευση (εκλογές ή συναίνεση) | " | Πόσο διατεθειμένη είναι η κοινότητα; Πόσο ικανός είναι ο κινητοποιητής; | " | " |
| κλπ. | κλπ. | κλπ. | κλπ. | κλπ. | κλπ. |
|
ΠεριεχόμεναΠεριεχόμεναΠεριεχόμενα |
Για περισσότερα σχετικά με την αποτίμηση των αποτελεσμάτων μιας μεσολάβησης στην κοινοτική εμψύχωση, ανατρέξτε στη λίστα με τα στοιχεία εμψύχωσης της κοινότητας. Στοιχεία Κοινοτικής Ενδυνάμωσης και τρόποι υπολογισμού των αλλαγών σε κάθε μια από αυτές Υπολογισμός Κοινοτικής Ενδυνάμωσης. Αναφορές Επαγγελματικών Ταξιδιών Αν και μπορείτε να αναφέρετε ή να καταγράψετε τα επαγγελματικά σας ταξίδια στη μηνιαία αναφορά, όλα τα σημαντικά επαγγελματικά ταξίδια πρέπει να αναφέρονται σε μια ξεχωριστή αναφορά επαγγελματικών ταξιδιών. Ένα επαγγελματικό ταξίδι πρέπει να έχει ένα σκοπό, ώστε η αναφορά του ταξιδιού σας να ξεκινά με την επισήμανση του σκοπού του ταξιδιού. Ο σκοπός πρέπει να δικαιολογεί το ταξίδι, ακόμα και εάν αποτύχατε να εκπληρώσετε αυτό που είχατε να κάνετε στο ταξίδι σας. Ο σκοπός πρέπει να είναι άμεσα συσχετισμένος με τουλάχιστον έναν από τους στόχους του προγράμματος, όπως αυτοί έχουν καταγραφεί στο έγγραφο του προγράμματος. Φυσικά, τεχνικές δυσκολίες, ημερομηνίες και τοποθεσίες του ταξιδιού, πρόσωπα που συναντήσατε (με τους τίτλους τους, το όνομα της διεύθυνσης στην οποία δουλεύουν, την ώρα της συνάντησης, τον τόπο κοκ), μέρη που επισκευθήκατε, συναντήσεις που πραγματοποιήσατε, μπορούν να καταγραφούν με οποιοδήποτε προσεγμένο τρόπο. Κάντε τη λίστα σας εύκολη στο διάβασμα, ευνόητη, σύντομη αλλά ολοκληρωμένη. Μια αναφορά επαγγελματικού ταξιδιού πρέπει να δίνει έμφαση στα αποτελέσματα αυτού του ταξιδιού. Πετύχατε το σκοπό σας; Σε ποιο βαθμό; Γιατί; Ποιες αναπάντεχες παρατηρήσεις κάνατε; Ποιες συνέπεις έχουν αυτές οι παρατηρήσεις; Παρατηρήσατε δείκτες κάποιων αποτελεσμάτων προηγούμενων δραστηριοτήτων; Μήπως πρέπει να αλλάξετε κάποιους από τους στόχους σύμφωνα με αυτά που παρατηρήσατε; Βγάλατε κάποια καινούργια συμπεράσματα, μόνος σας ή έπειτα από συζήτηση με κάποιον από τα άτομα που συναντήσατε; Βεβαιωθείτε ότι καταγράψατε σε ποιο βαθμό επιτύχατε τον σκοπό του ταξιδιού σας Αναφορές Συνελεύσεων Όλες οι συνελεύσεις πρέπει φυσικά, να έχουν έναν σκοπό, και ο σκοπός αυτός πρέπει να σχετίζεται με την εκπλήρωση των στόχων του προγράμματος. Οι αναφορές σε αυτές τις συνελεύσεις, ωστόσο, πρέπει να επικεντρώνονται στο σκοπό και να υποδεικνύουν το αποτέλεσμα της συνέλευσης σε όρους προόδου προς την εκπλήρωση των στόχων. Βλ. Συνελεύσεις. Στις αναφορές συνελεύσεων είναι ακριβώς, που μπορεί να παρασυρθείτε από την παθητική φωνή. Αποφύγετε φράσεις όπως "Αναφέρθηκε ότι..." ή "Ειπωθηκε...". Χρησιμοποιήστε την ενεργητική φωνή δηλώνοντας ποιος είπε τι: "Ο κύριος Οτένιο πρότεινε να..." ή "Όλη η ομάδα (εκτός από την κυρία Καπία) συμφώνησε ότι...". Η προετοιμασία γραπτής αναφοράς είναι μέρος μιας υπαρκτής ικανότητας διοικητικής εκπαίδευσης. Η αναπαραγωγή και η διανομή περιγραφικών αναφορών πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στις προτάσεις και τα συμβόλαια. Αναφορές Εργαστηρίων Όπως ακριβώς με τια αναφορές κοινοτικών προγραμμάτων και τις αναφορές εργασιών των κινητοποιητών, οι αναφορές εργαστηρίων θεώρούνται επίσης πολύτιμες. Μετά από κάθε εργαστήρι, ο συντονιστής (με τη συμμετοχή άλλων διαμεσολαβητών, συμπεριλαμβανομένης και της γραπτής αναφοράς από τον κύριο εκπαιδευτή) πρέπει να γράψει μια αναφορά. Η αναφορά αυτή δεν πρέπει να είναι μια λίστα δραστηριοτήτων που έλαβαν χώρα. Κάθε αναφορά πρέπει να είναι αναλυτική και να επικεντρώνεται στο αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων και σε τι ποσοστό πέτυχαν τους στόχους του εργατηρίου. Όπως με όλες τις αναφορές, έτσι και αυτές δεν πρέπει να ολοκληρώνονται με μια λίστα εργασιών, αλλά να επισημαίνουν τα αποτελέσματα αυτών των εργασιών (το βαθμό στον οποίο οι επιθυμητοί στόχοι έχουν επιτευχθεί) και ποια μαθήματα πήρατε (σχετικά με την οργάνωση ενός εργαστηρίου, όχι τα μαθήματα μέσα στο εργαστήρι που σε αυτή την περίπτωση θεωρούνται δραστηριότητες). Βλ. Προετοιμάζοντας ένα Εργαστήριο. Τι Θέματα θα Έπρεπε να Περιλαμβάνει; Και πάλι, κατά διάρκεια πολλών εργατηρίων με τους κινητοποιητές, ρώτησα τους συμμετέχοντες τι θέματα θα έπρεπε να περιλαμβάνονται στις ανοφορές προγραμμάτων της κοινότητας. Οι περισσότερες ομάδες των κινητοποιητών πρότειναν τα παρακάτω:
Αυτές αποτελούν μια καλή βάση μιας λίστας με πράγματα που πρέπει να επιβεβαιωθούν και μπορείτε να τις μετατρέψετε σε μια λίστα για να αναθεωρήσετε οποιαδήποτε αναφορά γράφετε ή να διδάξετε σε μια κοινοτική επιτροπή να γράφει. Συνολικά ωστόσο, θυμηθείτε ότι κάθε αναφορά πρέπει να συγκρίνει τι ήταν αναμενόμενο ή επιθυμητό σε σχέση με το τι συνέβη. Δώστε έμφαση στα αποτελέσματα των εργασιών σε σχέση με αυτές καθεαυτές τις εργασίες. Για ένα πρότυπο αναφοράς που να υποδεικνύει που να τοποθετήσετε καθένα από αυτά τα θέματα βλ. Πρότυπο Αναφοράς. Συνεπώς, αυτά είναι τα θέματα που τα διαφορετικά είδη αναφορών πρέπει να περιλαμβάνουν. Τέλος, μπορούμε να περάσουμε άλλη μια φορά κάποιες συμβουλές στο πως να γράφετε καλές αναφορές. Μια αναφορά είναι καλή (α) όταν διαβάζεται και (β) όταν λαμβάνεται δράση εξαιτίας της. Πως να γράφετε καλές αναφορές; Βλ. Καλύτερες Αναφορές. ––»«––Κινητοποιώντας την Εκπαίδευση της Κοινότητας
© Πνευματικά δικαιώματα 1967, 1987, 2007 Φιλ Μπαρτλ
––»«–– |
Αρχική σελίδα |
Σύνταξη αναφορών |