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PREPARARE UN WORKSHOP
di Phil Bartle, PhD
tradotto da Alessandra Noris
Documento di riferimento per la formazione
Progettare un workshop formativo e pianificare le risorse necessarie a implementarlo sono attivita' simili a progettare e a proporre un progetto.
La maggior parte delle vostre iniziative di formazione saranno informali e operate direttamente sul lavoro, talvolta tuttavia sara' opportuno organizzare un workshop di formazione. Per ottenere le risorse necessarie a porlo in essere, dovrete redigere una proposta di lavoro.
Le linee guida presentate in questo documento sono analoghe a quelle presentate nel documento di realizzazione di un progetto, salvo il fatto che il progetto, in questo caso, e' un workshop di formazione. Il progetto che avviate per organizzare il workshop prende anche il nome di curriculum di formazione. Vi rimandiamo allo studio dell'appendice di questo documento e di quella della Realizzazione di un progetto.
Motivare le ragioni del workshop
Il vostro scopo e' di insegnare ai membri della comunita' e ai suoi capi tecniche pratiche di partecipazione alla vita di comunita' e di gestione delle attivita' della comunita'. Le sessioni di formazione che organizzerete dovranno essere motivate da ragioni di rafforzamento della comunita'.
Dovete essere in grado di sviluppare un caso che giustifica l'organizzazione del workshop. Qual e' il suo scopo? Quali sono i risultati che ci aspettiamo? Come si collegano i risultati agli obiettivi? Servono a rafforzare la comunita'? Come misuriamo questi risultati?
Per ottenere le risorse per il workshop, la vostra proposta dovra' essere ben articolata. Se non presentate un documento che giustifichi il lavoro o se i dettagli non sono sufficienti a spiegarlo e' improbabile che la vostra proposta riceva sostegno.
Se invece redigete un documento in cui spiegate in modo convincente e dettagliato lo scopo, i contenuti e il piano del vostro workshop, le probabilita' di ricevere finanziamenti e altro tipo di supporto vanno tutte a vostro favore.
Pianificare un workshop
Prima di partire nello sviluppo del programma, chiedetevi:"Questa attivita' didattica contribuira' a mobilitare, motivare, incoraggiare la partecipazione attiva dei membri della comunita' e fornira' loro degli strumenti pratici di lavoro? Che tipo di risultati mi aspetto da questo workshop e come li misurerò?"
Quali cambiamenti ispirera' il workshop rispetto alla situazione attuale? Se la vostra intenzione e' di dare avvio a cambiamenti nell'organizzazione, nei comportamenti, nella partecipazione o nelle capacita', quale sarà l'impatto sulla crescita, sullo sviluppo e sul rafforzamento della comunità della vostra iniziativa? Questo tipo di formazione vi consentirà di quantificare i risultati (per esempio verificando che dopo il workshop la percentuale dei membri della comunità che paga l'acqua è passata dal 18% al 50%)?
Obiettivi
Gli obiettivi e le motivazioni dell'iniziativa di formazione devono essere complementari e non conflittuali. Le motivazioni devono rispondere a una o piu' esigenze percepite.
Se un programma di formazione viene motivato dal fatto che "alcuni progetti che riguardano pozzi e strutture igieniche non hanno un comitato direttivo", allora l'obiettivo del vostro programma diventa "formare i membri della comunita' per mobilitare e organizzare un gruppo che gestisca i progetti che riguardano i pozzi e le strutture igieniche":
Beneficiari della formazione e partecipanti.
I beneficiari della formazione ed i partecipanti devono essere legati agli obiettivi del vostro progetto. Il numero dei partecipanti è dettato dalla gravità del problema e dal budget a disposizione. Ricordate che il vostro scopo è di introdurre cambiamenti che aiutino la comunità a rafforzarsi.
Le persone da formare sono quelle che devono lavorare e risolvere i problemi. Quindi, per esempio, in un'iniziativa di formazione sulla gestione delle infrastrutture di una comunità, non ne inviterete tutti i membri ma solo quelli interessati alla gestione.
Selezionate i membri della comunità che sono disponibili e si possono impegnare a svolgere questo tipo di lavoro, 7-10 persone. Assicurate una partecipazione equilibrata di maschi e femmine, diciamo 50-50. Non limitatevi però a selezionare un partecipante solo perchè maschio o femmina.
I partecipanti devono essere disponibili e sentirsi impegnati a gestire il progetto della comunità. Non invitate partecipanti solo per rispondere ad altri obblighi. Non invitate pubblici ufficiali, capi e amministratori solo per dare loro una buona impressione.
Risorse umane
Le risorse coinvolte nel vostro workshop devono essere esperte nel proprio campo, non solo o non necessariamente ufficiali pubblici in pensione o politici. Nell'esempio che abbiamo fatto riguardo al progetto sui pozzi e sulle opere igieniche, le risorse dovrebbero essere ispettori sanitari, educatori di igiene, ingegneri idraulici ed esperti di formazione gestionale.
I responsabili degli enti di governo possono essere invitati nella fase di apertura o di chiusura per un aggiornamento sull'iniziativa. Nella redazione della vostra proposta dovrete indicare chiaramente l'area di competenza di ogni risorsa partecipante.
Assegnate un ruolo specifico a ciascuna di esse, altrimenti gli auditor del programma penseranno che avete chiamato persone solo per procurare finanziamenti a beneficio di voi stessi o dei vostri amici.
Molti programmi di formazione richiedono di riportare nel documento formale del progetto le aree di competenza delle singole risorse coinvolte. Questa informazione viene utilizzata per determinare i compensi di ciascuna.
Contenuti del corso ed elenco delle materie
Allegate alla vostra proposta un programma dettagliato del corso. Questo facilita la valutazione dell'appropriatezza e della rilevanza del programma formativo. Indicate nella descrizione del corso i metodi didattici che impiegherete, per esempio giochi di ruolo, video, dimostrazioni, presentazioni audio, simulazioni, focus group, lavoro di gruppo, etc.
Non limitatevi a elencare le singole materie ma fornite una descrizione in un certo grado di dettaglio. Allocate sin dall'inizio le attivita' alle risorse, in modo da potere identificare correttamente le loro aree di competenza e poterle preparare per tempo.
Budget
Il budget dovra' essere adeguatamente dimensionato sulla durata del progetto. Potete aspettarvi qualche variazione dei compensi alle risorse (dipende dal numero delle materie trattate, il numero dei giorni e cosi' via).
Il costo del programma deve essere determinato in modo logico e dimostrabile. Il numero degli assistenti dipendera' dalle responsabilita' amministrative. Le somme che si stanziano per lavoro straordinario e notturno dipende dal numero delle ore lavorate in queste condizioni. Previsioni di costo troppo generali non sono accettabili.
Luogo
I luoghi in cui tenere la formazione possono avere caratteristiche diverse. Da una struttura che costa 40,000/= al giorno ci si aspetta la disponibilita' di un proiettore, aria condizionata, TV e apparecchi di riproduzione, mentre una struttura che costa da 15 a 20,000/= al giorno potrebbe non avere tale dotazione di strumenti. Anche il costo dei pasti puo' variare; nelle aree rurali dovrebbero costare meno che nei centri urbani. Anche nelle aree urbane, differenze di qualita' si riflettono nei costi. Un hotel a cinque stelle costera' di piu' di un hotel a due stelle e cosi' via. Questo livello di dettaglio deve essere presente nelle stime che riportate nella vostra proposta.
Il costo della struttura in cui terrete la formazione deve essere in linea con il luogo e la qualita' dei servizi offerti. Sceglietela riflettendo le caratteristiche e le aspettative dei beneficiari. Nell'esempio del programma di formazione sulla gestione dei progetti idraulici di una comunita' rurale, una scuola o un centro di raduno della comunita' puo' essere un luogo adatto.
Il resoconto dell'iniziativa
Un resoconto ben scritto è l'unica evidenza utile per i vostri sponsor. Pertanto, nella vostra proposta, dovrete indicare come e quando redigerete il resoconto finale dell'iniziativa e il livello di trasparenza e di dettaglio delle informazioni riportate. Alcune agenzie finanziatrici richiedono che all'iniziativa venga posto un termine. Se in futuro volete farvi finanziare altra formazione, dovrete rispettarlo. Il resoconto dell'iniziativa.
Ricordate di inserire il vostro programma di formazione e la lista dei partecipanti in allegato alla vostra relazione. Fornite dettagli sulla qualità della risposta dei partecipanti e della loro partecipazione, sulla competenza degli animatori, sul conseguimento degli obiettivi pianificati; fornite un riscontro sulla valutazione delle attività quotidiane, la valutazione finale dei partecipanti e le raccomandazioni per le sessioni future.
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Un workshop di formazione. Apprendere le competenze gestionali.
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