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DIVERSI TIPI DI REPORT

per animatori

a cura di Phil Bartle, PhD

tradotto da Michela Del Zoppo


Guida

PARTE C: Come scrivere report:

Queste linee guida sono scritte in modo da essere utili a chi lavora sul campo in progetti con finanziamenti esterni e progettati per stimolare le comunità locali alla gestione del proprio sviluppo.

Obiettivi diversi, diversi contenuti dei report:

Abbiamo rilevato come gli obiettivi degli animatori siano diversi da quelli del progetto della comunità che sostengono. Questo implica che i loro report saranno diversi poiché l'essenza di un buon report è confrontare i risultati ottenuti con quelli desiderati.

Report in generale

Un principio al quale dovreste tendere nella scrittura di report è riferire i risultati delle vostre attività. A questo scopo sono richieste da parte vostra alcune analisi che vanno oltre la semplice descrizione delle vostre attività.

State lavorando per un progetto che riceve donazioni da molti ed è convogliato attraverso un'agenzia che ha la necessità di essere informata sull'andamento di alcune questioni specifiche sul campo. I vostri report sono le strade o i canali principali d'informazione per le persone che decidono di finanziare questo e progetti simili a questo.

Ogni singolo report dovrebbe essere identificato correttamente. All'inizio vi sono gli identificatori principali, tra cui almeno il titolo (periodo e luogo coperti dal report) e l'autore.

Alla sua fine altri identificatori che dovrebbero essere riportati su ogni documento. Ogni report dovrebbe contenere quanto riportato di seguito.

  • Il nome dell'autore(i) e il suo argomento dovrebbero essere indicati chiaramente all'inizio del report. Per "argomento" si intende l'area geografica e il periodo di tempo del quale state scrivendo. Dovete includere anche il vostro titolo e la posizione che ricoprite e il vostro nome come autore.

  • Alcune importanti informazioni identificative devono essere poste alla fine dell'ultima pagina.

  • Inserite il nome del file (e il relativo percorso) come piè di pagina a sinistra. Inserite la data di stampa al centro come piè di pagina. Indicate le iniziali dell'autore maiuscole seguite da una barra e dalle iniziali minuscole di chi ha dattiloscritto il documento come piè di pagine destro dell'ultima pagina del documento.

Si tratta di elementi importanti di tutti i report. Ci sono cinque tipi di report con i quali gli animatori dovrebbero avere confidenza e sono uno diverso dall'altro.

  • Report sui progressi mensili
  • Report sui progetti della comunità
  • Report di routine degli animatori
  • Report delle ricerche sul campo e
  • Report degli incontri

esaminiamo ora i cinque tipi di report.

Report sui progressi mensili

Quanto segue si riferisce a qualsiasi report di routine sui progressi: mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale o annuale. Un report sui progressi è diverso da uno sulla situazione (sitrep) poiché quest'ultimo si limita a riportare quanto è successo e cosa è stato fatto a riguardo durante il periodo preso in considerazione. Un report sui progressi, al contrario, collega attività a obiettivi.

Le fonti di informazioni più importanti possono essere, se redatti in modo corretto, i report mensili sui progressi. Per i finanziatori, le sedi delle agenzie realizzatrici, i leader dei gruppi a cui sono destinati e per le agenzie che controllano il progetto e amministrano i fondi dei finanziatori è importante conoscere bene e quanto le attività del progetto hanno portato all'ottenimento degli obiettivi del progetto.

La distinzione più importante che potete fare è quindi tra:

Le vostre attività (input), e
i risultati delle attività (resa) o gli effetti sul gruppo a cui sono destinate.

Anche se i report sui progressi possono avere alcune differenze a seconda del formato, è importante inserire la distinzione sopracitata. Progettate il vostro report con due titoli principali: (a) attività, e (b) risultati, o per ogni obiettivo del progetto inserite una sezione sulle (1) attività e sui (2) risultati delle attività.

Un errore comune a chi si cimenta per la prima volta con questi documenti è pensare che tutto si riduca a riportare le attività. Non è così. Un buon report sui progressi non è un report sulle attività di tipo meramente descrittivo ma analizza i risultati delle attività indicate. L'analisi dovrebbe dare risposta alla domanda "Fino a che punto sono stati raggiunti gli obiettivi del progetto?". Dato che non siete alle prime armi ma professionisti, potete dimostrare la vostra professionalità nel vostro report sulle attività andando oltre la descrizione delle attività.

Fate sempre una revisione degli obiettivi del progetto prima di scrivere il report mensile sui progressi. Solitamente si trovano nel "Documento del progetto" (ProDoc). Nella parte analitica del vostro report potete elencare questi obiettivi, ognuno come una sezione separata con un sottotitolo separato e scrivere un'analisi di come vi siete mossi bene in funzione del raggiungimento di ogni obiettivo. Quando non avete raggiunto l'obiettivo o se avete superato o mancato un qualsiasi suo aspetto dovrete includere una spiegazione dell'accaduto.

Report sui progetti della comunità

Un report mensile narrativo dovrebbe indicare fino a che punto ogni obiettivo previsto è stato raggiunto, per quale motivo non è stato pienamente raggiunto, gli insegnamenti tratti, suggerimenti e motivazioni sulla possibilità di cambiare se necessario gli obiettivi.

Il report narrativo può contenere informazioni sugli eventi e sugli input (le azioni intraprese, vedere di seguito) ma dovrebbe enfatizzare la resa (come i risultati delle azioni hanno portato al raggiungimento degli obiettivi indicati). Dovrebbe essere posta l'attenzione sul numero e l'ubicazione dei beneficiari. Il report mensile dovrebbe essere organizzato in sezioni corrispondenti alle sezioni della proposta.

Oltre ai report narrativi ci sono quelli finanziari. Un report finanziario mensile e dettagliato dovrebbe contenere le somme ricevute e da chi (1) quali somme sono state impiegate, elencate riga per riga a seconda delle categorie di budget nella proposta, le motivazioni per spese eccessive o inferiori e una valutazione di quanto le spese abbiano contribuito al raggiungimento degli obiettivi indicati del progetto.

Nota (1): consigliamo vivamente che il comitato dell'organizzazione (CBO) raccolga risorse (fondi) da fonti diverse. Non lasciate che l'organizzazione o il gruppo diventi dipendente da un singolo finanziatore.

Report di routine degli animatori

Osservate le differenze tra un report sui progetti della comunità e un report di un animatore della comunità, ricordate che gli obiettivi sono diversi. Gli obiettivi del progetto della comunità dovrebbero essere semplici come "costruire una scuola" o "ripristinare una fonte d'acqua". Quali sono gli obiettivi di un animatore (dei quali è necessario stendere report sui progressi)? Gli obiettivi di un animatore sono diversi da quelli di un progetto della comunità quindi lo sarà anche il report sui progressi (sul raggiungimento degli obiettivi).

Semplicemente, il risultato che si vuole ottenere dall'attività di un animatore è una comunità mobilitata. La mansione di un animatore è mobilitare; questo include diversi elementi tra cui costruire l'unità della comunità, assicurare la partecipazione di gruppi marginali e vulnerabili, stabilire le priorità della comunità, gestione formativa, incoraggiare, guidare senza politica. (2)

Nota (2): Questo intervento coinvolge tre importanti elementi: (a) crescita della consapevolezza, quindi (b) mobilitazione, poi (c) gestione formativa. La gestione formativa della comunità accresce la consapevolezza per la necessità di responsabilità trasparenti, in questo modo ogni membro della comunità può vedere che le risorse ricevute sono realmente devolute al progetto e non ad altri scopi. Quindi la formazione continua con il "Come" delle responsabilità finanziarie trasparenti, la tenuta dei libri contabili in partita doppia, il collegamento tra ricevute e entrate, la produzione di dichiarazioni finanziarie e risultati di budget accurati e validi.

Di seguito trovate uno schema che collega i consueti obiettivi di un animatore con quello che dovrebbe essere inserito nel report di un animatore.

Tabella 2: Rapportistica sugli obiettivi degli animatori

Risultati desiderati Azioni intraprese Percentuale raggiunta Motivazioni Fattori che hanno influito Ostacoli
Unificare una comunità Incontri per illustrare i benefici; laboratori (fate una stima e descrivete) Quanto è motivata la comunità? Quanto è qualificato l'animatore? Livello di consapevolezza, Strutture per gli incontri, educazione. Scismi sociali, frazioni, mancanza di abilità da parte dell'animatore.
Aiutare la comunità a valutare se stessa. Laboratori formativi sulla valutazione " Quanto è motivata la comunità? Quanto è qualificato l'animatore? " "
Aiutare la comunità a valutare i suoi problemi prioritari Incontri di animazione per determinare le priorità " Quanto è motivata la comunità? Quanto è qualificato l'animatore? " "
Aiutare la comunità a determinare il suo fine e affinarlo in obiettivi specifici Gestione formativa, sessione di brainstorm (tempesta di idee) " Quanto è motivata la comunità? Quanto è qualificato l'animatore? " "
Aiutare la comunità a determinare le sue risorse Sessione di brainstorm (tempesta di idee) " Quanto è motivata la comunità? Quanto è qualificato l'animatore? " "
Aiutare la comunità a generare strategie e a sceglierne una Sessione di brainstorm (tempesta di idee) " Quanto è motivata la comunità? Quanto è qualificato l'animatore? " "
Aiutare la comunità a formare il comitato esecutivo (CBO) Incontri organizzativi (elezione o consenso generale) " Quanto è motivata la comunità? Quanto è qualificato l'animatore? " "
ecc. ecc. ecc. ecc. ecc. ecc.

                                        

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Per approfondimenti sulla valutazione degli effetti dell'intervento di animazione della comunità, fare riferimento all'elenco di elementi di empowerment di una comunità: elementi di rafforzamento della comunità, e mezzi per la misurazione dei cambiamenti in ognuna misurazione del rafforzamento della comunità.

Report delle escursioni per ricerche sul campo

Le escursioni per ricerche sul campo possono essere elencate o citate nel vostro report mensile, tutte le principali escursioni per ricerche sul campo dovrebbero essere oggetto separatamente di un report delle escursioni per ricerche sul campo.

Un'escursione per ricerche sul campo deve avere uno scopo, dovrete quindi iniziare il report lo scopo del viaggio. Lo scopo dovrebbe giustificare il viaggio anche se quanto vi prefiggevate come obiettivo non verrà raggiunto. Lo scopo dovrebbe essere direttamente collegato ad almeno uno degli obiettivi del progetto come indicato nel documento del progetto.

I dettagli tecnici possono sicuramente essere esposti in modo ordinato, date e luogo del viaggio, persone incontrate (con i rispettivi titoli, nomi delle agenzie, durata degli incontri, sedi e così via) luoghi visitati, incontri ai quali si è preso parte. L'elenco dovrà essere facile da leggere, da comprendere e breve ma completo.

Un report dell'escursione per ricerche sul campo dovrebbe enfatizzare i risultati del viaggio. Avete raggiunto il vostro scopo? Fino a che punto? Perché? Avete tratto delle osservazioni inaspettate? Che conseguenze comportano queste osservazioni? Avete osservato indicatori di risultati di attività precedentemente pianificate? Sarà necessario modificare gli obiettivi del progetto in base a quanto avete osservato? Avete identificato nuovi problemi? Siete giunti a nuove conclusioni, da soli o a seguito di colloqui con alcune delle persone che avete incontrato o degli incontri a cui avete preso parte?

Assicuratevi di riportare fino a che punto avete raggiunto lo scopo del vostro viaggio.

Report degli incontri

Naturalmente tutti gli incontri dovrebbero avere uno scopo e tale scopo deve essere collegato al raggiungimento degli obiettivi del progetto. I report sugli incontri dovrebbero quindi concentrarsi sullo scopo e indicare il risultato dell'incontro in termini di progressi verso il raggiungimento di tali obiettivi. Vedere Incontri.

Proprio nei report sugli incontri potrete essere portati a utilizzare la voce passiva. Evitate frasi come "Venne affermato che ..." o "Venne detto..." Utilizzate la voce attiva indicando il soggetto e le sue affermazioni: "Il Sig. Mr Otieno (il DA) suggerì di ..." o "L'intero gruppo (tranne la Sig.ra Kapia) concordò sulla ..."

La preparazione di report scritti fa parte della concreta formazione sulla gestione delle abilità. La riproduzione e distribuzione di report narrativi dovrà essere inserita in proposte e contratti.

Report dei laboratori

Come i report sui progetti della comunità e quelli sulle attività sul campo dell'animatore, anche i report sui laboratori hanno molta importanza. Dopo ogni laboratorio, il coordinatore (con input dagli atri facilitatori, compreso un report scritto dal formatore principale) dovrà scrivere un report. Questo non dovrà essere l'elenco delle attività che hanno avuto luogo. Ogni report dovrà essere analitico e concentrarsi sui risultati delle attività svolte e fino a che punto sono stati raggiunti gli obiettivi del laboratorio.

Come per tutti gli altri report non dovrà terminare con un elenco di attività, ma indicando i risultati delle attività (il livello di raggiungimento dei fini desiderati) e le lezioni apprese (su come tenere un laboratorio, non le lezioni oggetto del laboratorio che in questo caso sono attività).

Vedere: Preparazione di un laboratorio.

Quali argomenti includere?

Durante molti laboratori con animatori, ho chiesto ai partecipanti quali dovessero essere gli argomenti da includere in un report sul progetto della comunità.

La maggior parte dei gruppi di animatori hanno indicato:

  • contesto, introduzione
  • successi del progetto!! Perché? (fattori e cause)
  • fallimenti del progetto (nel raggiungimento degli obiettivi) Perché? (motivazioni)
  • partecipazione della comunità (capacità decisionale)
  • contributo della comunità (donazioni, input come manodopera, sabbia, denaro)
  • modifiche necessarie (per esempio variazioni delle strategie)
  • problemi imprevisti
  • lezioni apprese
  • raccomandazioni (specificare per chi)

Questo rappresenta la base di una buona check list e potete utilizzarla per verificare ogni report che scrivete o nell'insegnare come scrivere report al comitato per realizzatore della comunità.

Ricordate comunque che in ogni report è necessario confrontare quanto ci si aspettava o desiderava con quanto realmente accaduto. Sottolineate i risultati delle azioni intraprese piuttosto che la descrizione delle azioni stesse.

Per un modello di formato di report che indichi dove posizionare questi argomenti, vedere: Modello di formato di report.

Questi sono quindi i diversi argomenti da inserire nei vari tipi di report. Abbiamo esaminato alcuni suggerimenti e consigli per rendere validi i vostri report. Un report è valido se (a) viene letto e (b) se viene messo in pratica. Come scrivere report validi? Vedere Report migliori.

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Ultimo aggiornamento: 18.10.2011

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