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监管和汇报
观察之后
由 菲尔·巴特 博士/著
张茜/译 曾昌捷/修订
培训讲义
怎样汇报观察和分析？
这一文档着重于监管时汇报观察，下一模块是 报告写作更多的着重于写报告本身。
在项目监管中，汇报是一项主要活动，它是取得进程和产出活动信息的一种方式，而不仅仅是一项活动，应该在项目控股人之间分享。
在学校建设项目的案例中，报告并不是单纯记录砌砖和垒墙的次数，也要提到砖的数量和建造的墙的数量，还有他们完成的进程。
在社区项目中，汇报主要通过两种方式完成：口头和书面。
口头汇报：
是口头完成汇报的一项过程，也是最常见的一项报告方法，社区成员发现口头汇报在语言表达上更为简单和有效。
口头汇报的优点：
- 使更多的社区成员参与的能力，许多社区成员，尤其农村地区一些文盲不会写字，那些会写字的发现书面报告所消耗的时间和资源勉强能够把所有监管过程中收集到的信息存档；
- 信息透明和信息的时间分配，口头报告可以在事件完成后立刻完成。这使得从进程中获得的信息比那些存档的信息相对有效，可靠，更新的也快。汇报人也可以与社区进行讨论，得到最快的反馈。这将有利于决策的制定。
- 低成本，口头汇报极大的削减了时间和其他资源的消耗。
口头汇报的挑战包括：
- 错误报告，一些社区成员为了保护自己的利益，可能故意口头宣传错误信息。口头汇报极易迷惑人们，因为汇报人知道没有人会取消汇报。然而，提供信息的汇报人并没有很多时间去彻底全面的考虑他的回报；
- 存储，复制和一致性，因为口头汇报信息并不被存档，也不被记录，所以保留和检索这些信息以备将来之用非常困难。这些信息仅仅是保留在那些参与项目实施的人的脑中，因此越过社区与人们分享这些信息室非常困难的，尤其是在那些知道信息的人不能或不愿透露信息的情况下，特别是当需要用旧信息产生新数据时，这些收集的信息业不太可能一致。
书面汇报：
监管过程中，汇报活动结果非常重要，而不是仅仅汇报活动，写下你所观察到的，还有技术人员的回顾报告。
书面汇报的优点：
- 书面报告为管理目的提供了可靠信息（随着时间的推移，可以把书面报告和已确定的其他信息交叉检查）；
- 可以帮助人们从技术人员那里提供信息；
- 书面报告更易管理。
书面报告的挑战：
- 项目监管活动中每天的书面汇报总是被忽略；
- 使用报告文档在时间和金钱上花费较大。
请参见 监管的层面 解释这里用到的层面。乌干达用法：1=村庄； 2=教区； 3=附属县； 4=县； 5=行政区。
汇报关键控股人的作用。
社区层面
项目委员会：
- 向教区开发委员会，地方议会和社区设计和发布（联络动员者）项目实施工作计划；
- 向教区开发委员会，村庄地方议会，教区层面和社区开发助理编写和发布每月项目进程报告；
- 为每个项目保留项目工地文件（包括工作计划，监管报告和其他具体项目信息）。
社区动员者：
- 为教区开发委员会和社区开发助理准备关于村庄层面项目确立进程的汇报并且提交复印件；
- 收集提交关于社区和社区内个人的报告；
- 提交与社区有联系的所有培训的报告。
教区开发委员会：
- 给予当地议会内社区关于最新的教区项目；
- 向社区和CDA报告关于资源和各项目中资源使用情况；
- 向CDA提交一份关于社区项目主要参与者的年度报告。
地方议会1和2：
- 把用作管理决策的议会记录和行政会议存档，供附属县，行政区和国家团队使用。
附属县和行政区层面。
社区开发助理：
- 向行政区提交一份项目进程的月份总结报告；
- 汇报社区动员人员，项目委员会和教区开发委员会的地位和作用；
- 向动员者提供一份动员人员指导培训的总结报告；
- 提交一份关于行政区社区项目主要贡献者的报告。
社区开发官员（行政区协调者）：
- 向国家机关提交一份区域进程的月份总结报告。
国家机关
国家协调者：
- 向国家指导委员会，政府部门和捐赠者提交半年进度报告；
- 准备更新项目活动和产出，并向每个行政区提交复印件，每个行政区则向附属县和教区发布报告；
- 向政府机关和捐赠者提交关于项目设计的优缺点的SWOT（优点，缺点，机遇，威胁）报告，一年两次，包括好的坏的实施经历，可能作为六个月报告的一部分；
- 当指导完每项学习时，编写和发布一份调查和质量问卷的结果。
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报告写作研讨
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