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SUPERVISIÓN E INFORMES
Registro y análisis de las observaciones
Folleto de adiestramiento
Cómo informar de las observaciones y análisis
Este documento se centra en los informes de las observaciones hechas durante la supervisión,
mientras que el próximo módulo, Redacción de informes, estudia más en
detalle la escritura y redacción de dichos informes.
La confección de informes es una actividad importante durante la supervisión del proyecto. Es la forma en la que la información sobre el proceso y el comienzo de cada actividad, y no sólo el trabajo, se comparte entre todos los interesados en el proyecto.
En el caso de la construcción de una escuela, el informe no termina al mencionar el número de veces que la comunidad se reúne para colocar ladrillos y alzar las paredes del colegio, sino que también habla del número de ladrillos y paredes que se han levantado, además de describir el proceso de su edificación.
En proyectos comunitarios, los informes se hacen normalmente en dos formas: verbales y escritos.
Informes verbales:
Es un proceso en el que la información se da oralmente. Es la forma más común de informar. Para los miembros de la comunidad es más sencillo y efectivo comunicarse con los demás oralmente.
Las ventajas del informe verbal son:
- La posibilidad de participación de una gran parte de la comunidad. Muchos de sus miembros, especialmente en áreas rurales, son analfabetos y no saben escribir. Los que sí saben consideran que la redacción de informes consume una gran cantidad de tiempo y recursos, lo que les hace reluctantes a documentar la información obtenida durante la supervisión del proyecto.
- Claridad y rapidez de distribución de la información. El informe verbal se hace inmediatamente después de un evento. Esto hace que la información que surge del proceso sea más válida, fiel y actual que la que se documenta. La gente que da los informes tiene la oportunidad de discutirlos con la comunidad y obtener una respuesta inmediata. Esto ayuda en la toma de decisiones.
- Bajo costo. Los informes verbales ahorran una cantidad significativa de tiempo y otros recursos que se invierten en informar.
Los inconvenientes de los informes verbales incluyen:
- Falsa información. Algunos miembros de la comunidad pueden diseminar deliberadamente informaciones falseadas para proteger sus propios intereses. La información verbal es tentadora porque el que la da sabe que nadie puede rebatirla. En otros casos, la gente que informa no tiene tiempo de pensar las respuestas.
- Archivo, copia y exactitud: Ya que la información verbal no se documenta ni se archiva, es muy difícil de guardar y recuperar para uso posterior. Este tipo de información sólo queda en las mentes de las personas que han participado en la implementación del proyecto. Por tanto, se hace difícil compartirla con gente de fuera de la comunidad, especialmente en las instancias en las que las personas que tienen la información no pueden o desean revelarla. La información que se consigue puede también ser poco exacta, sobre todo en casos en los que se precise utilizar hechos pasados para generar nuevos datos.
Informes escritos:
Durante la supervisión es importante informar no sólo de las actividades, sino también de sus resultados. Escriba lo que observe, además de los informes de las revisiones de los técnicos.
Las ventajas de los informes escritos son:
- Proporcionan información fiable para la gerencia (los informes escritos pueden compararse después de un tiempo con otra información para establecer su exactitud);
- Ayudan a procurar información a los técnicos
- Los informes escritos son sencillos de manejar.
Los inconvenientes de los informes escritos son:
- En el día a día de las actividades de supervisión del proyecto, su redacción se ignora sistemáticamente
- La documentación de estos informes es muy costosa tanto en tiempo como en dinero.
La explicación de los niveles utilizados aquí se encuentra en Niveles de supervisión
Papel informador de los participantes clave:
En la comunidad:
Comités del proyecto:
- Designar y divulgar (en combinación con los activistas) el plan de trabajos de implementación del proyecto al comité de desarrollo comarcal, ayuntamiento y comunidad
- Redactar y divulgar el informe mensual de progreso del proyecto al comité de desarrollo comarcal, ayuntamientos del lugar y del distrito y al asistente de desarrollo comunitario
- Mantener el archivo del lugar del proyecto (incluyendo planes de trabajo, informes de control y cualquier otra información específica del proyecto) para cada proyecto.
Activistas comunitarios:
- Preparar informes sobre el nivel de identificación del pueblo con el proyecto y remitir copias al comité de desarrollo comarcal y al asistente de desarrollo comunitario
- Recabar y enviar informes sobre la comunidad e individuos específicos de ella
- Remitir informes de todo el adiestramiento que se ha llevado a cabo en la comunidad.
Comités de desarrollo comarcales:
- Poner al día a la comunidad sobre los proyectos en la zona en los plenos del ayuntamiento local
- Informar a la comunidad y al asistente de desarrollo comunitario (ADC) sobre los recursos y cómo se utilizan en cada proyecto
- Enviar un informe anual al ACD sobre los protagonistas de los proyectos comunitarios.
Ayuntamientos uno y dos:
- Documentar el tiempo que se invierte en los plenos y reuniones de la ejecutiva para la toma de decisiones y uso por los equipos nacional, provincial y de distrito.
En la provincia y distrito:
Asistente de desarrollo comunitario:
- Remitir un sumario mensual de los progresos del proyecto al distrito;
- Informar de la misión y el esfuerzo demostrado por los activistas comunitarios, comités de proyecto y comités de desarrollo comarcales
- Remitir un resumen del adiestramiento impartido a los activistas y del que ellos imparten
- Enviar un informe al distrito sobre los principales contribuyentes a los proyectos comunitarios.
Oficial de desarrollo comunitario (coordinador de distrito):
- Remitir mensualmente un resumen de los informes de progreso del distrito a la delegación nacional.
Delegación nacional:
Coordinador nacional:
- Enviar un informe semestral de los progresos en la provincia al comité de gobierno nacional, ministerio y donantes
- Preparar las actualizaciones de las actividades del proyecto y el rendimiento y enviar copias a todos los distritos, que a su vez divulgarán el informe a las comarcas y poblaciones
- Remitir informes de FFOR (fuerzas, flaquezas, oportunidades, retos) dos veces al año sobre la vitalidad y los puntos débiles del diseño del proyecto al ministerio y donantes. Incluir buenas y malas experiencias en su implementación. Puede ser parte del informe semestral
- Recopilar y divulgar los resultados de la supervisión y inspecciones de control cada vez que se efectúen.
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––»«––Última actualización: 13.04.2011
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