Traductions :

Autres pages :

Modules

Plan du site

Mots-clés

Contact

Documents utiles

Liens utiles

SUIVI ET COMPTE-RENDU

A l'issue des observations

par le Dr. Phil Bartle

traduit par Pierre-Antoine Mangin

Document de formation

Comment rendre compte des observations et des analyses

Alors que ce document s'intéresse au compte-rendu des observations faites pendant le suivi, le module suivant : Compte-rendu écrit, traite plus en détail de la rédaction de rapports.

Faire des comptes-rendus est une activité majeure du suivi de projet. C'est ce qui permet de partager entre les intervenants du projet, les informations concernant le processus et les résultats des activités, et pas uniquement les activités en tant que telles.

Dans le cas d'un projet de construction d'école, le compte-rendu ne se limite pas à mentionner le nombre de fois où la communauté se mobilise pour faire des briques et construire les murs de l'école, mais s'intéresse aussi au nombre de briques et aux nombres de murs qui ont été construits, ainsi qu'au processus par lequel ces tâches ont été accomplies.

Dans le cas de projets communautaires, les comptes-rendus sont principalement de deux types : oraux et écrits.

Le compte-rendu oral :

Par ce procédé, le compte-rendu est fait oralement. C'est la manière la plus courante de rendre compte. Les membres d'une communauté trouvent souvent plus simple et plus efficace de communiquer entre eux par oral.

Les avantages sont :

• La possibilité pour une plus grande part de la population de participer. De nombreuses personnes, particulièrement dans des zones rurales, sont illettrées et ne savent pas écrire. Et ceux qui savent écrire trouvent que la rédaction de rapports est une perte de temps et d'argent, ce qui les rebute à prendre note de toutes les informations acquises pendant le suivi du projet.
• La clarté et la répartition ponctuelle des informations. Le compte-rendu oral se fait toujours immédiatement après qu'un événement se soit produit. Cela permet de faire ressortir les informations du processus, pour qu'elles soient relativement valides, fiables et mises à jour, plutôt que d'être consignées par écrit. Les personnes qui effectuent les rapports ont l'occasion de débattre avec la communauté et d'avoir un retour immédiat. Cela constitue une aide à la décision.
• Un coût peu élevé. Le compte-rendu oral réduit significativement le temps et les ressources mises en oeuvre.

Les difficultés à surmonter sont :

• Un compte-rendu de mauvaise qualité. Certains membres de la communauté pourraient délibérément donner de fausses informations, pour protéger leurs intérêts. Le compte-rendu verbal est en effet très tentant car celui qui le fait sait que personne ne remettra en cause ses dires. Dans d'autres cas, les personnes qui fournissent l'information ne prennent pas le temps de réfléchir aux réponses qu'elles donnent.
• Un problème de conservation, de reproduction et de cohérence des informations.Puisqu'au cours d'un compte-rendu oral les informations ne sont ni consignées par écrit, ni enregistrées, il est très difficile de les conserver et de s'en resservir à d'autres occasions. Ces informations ne restent que dans les mémoires de ceux qui ont participé à la mise en oeuvre du projet. Il est donc difficile de partager ces données avec des personnes extérieures à la communauté, particulièrement lorsque ceux qui détiennent les informations ne peuvent, ou ne veulent pas, les révéler. En outre, les informations collectées ne seront probablement pas cohérentes, ce qui ressort particulièrement lorsque des données antérieures sont nécessaires pour en créer de nouvelles.

Le compte-rendu écrit :

Au cours du suivi, il est important de préciser les résultats des activités et non de citer uniquement les activités. Ecrivez ce que vous observez, en revoyant les rapports des techniciens.

Les avantages du rapport écrit sont :

• Ils offrent une information fiable pour la gestion des objectifs (les rapports écrits peuvent être croisés et comparés en tout temps avec d'autres informations, afin de vérifier leur précision).
• Ils permettent de présenter des informations obtenues auprès de techniciens.
• Les rapports sont faciles à gérer.

Les difficultés à surmonter sont :

• La rédaction au jour le jour pendant le suivi des activités est toujours ignorée.
• La documentation pour ce type de rapports est très coûteuse à la fois en temps et en argent.

Consultez Les niveaux de suivi pour une clarification des niveaux employés ici. L'Ouganda utilise : 1 = Village, 2 = Paroisse, 3 = Sous Conté, 4 = Conté et 5 = District.

La fonction de rapporteurs des intervenants-clés :

Au niveau de la communauté :

Les Comités de Projets :

• Définissent (avec les facilitateurs) un plan de travail de mise en oeuvre du projet, qu'ils adressent au Comité de Développement de Paroisse, aux Assemblées Locales et à la communauté.
• Synthétisent et diffusent des rapports mensuels d'avancement du projet, qu'ils adressent au Comité de Développement de Paroisse, aux Assemblées Locales du village et de la paroisse, ainsi qu'à l'Assistant de Développement de la Communauté.
• Conservent pour chaque projet le document du site de projet (qui comprend les plans de travail, les rapports de suivi et toutes autres informations spécifiques au projet).

Les facilitateurs de la communauté :

• Préparent des rapports sur le processus d'identification du projet au niveau du village et en envoient des copies au Comité de Développement de Paroisse, ainsi qu'à l'Assistant de Développement de la Communauté (ADC).
• Collectent des données et établissent des rapports traitant de la communauté et d'individus particuliers de la communauté.
• Etablissent des rapports sur toutes les formations effectuées dans la communauté.

Les Comités de Développement de Paroisse :

• Contribuent aux projets de la paroisse et les mettent à jour au cours de réunions de l'Assemblée Locale.
• Rendent compte auprès de la communauté et de l'ADC des ressources disponibles et de la façon dont elles sont utilisées dans chaque projet.
• Adressent un rapport annuel à l'ADC, traitant des acteurs principaux qui interviennent dans les projets de la communauté.

Assemblées Locales 1 et 2 :

• Prennent des notes pendant les réunions de l'assemblée et de l'exécutif, pour leurs décisions de gestion et leur utilisation par les équipes du Sous Conté, du District et les équipes nationales.

Au niveau du Sous Conté et du District :

L'Assistant de Développement de la Communauté :

• Adresse un résumé mensuel des rapports d'avancement du projet au District.
• Fait un rapport sur le statut et le fonctionnement des facilitateurs de la communauté, les Comités de Projet et les Comités de Développement de Paroisse.
• Adressent aux mobilisateurs un résumé des formations qu'ils ont menées.
• Adressent au District un rapport traitant des principaux acteurs qui contribuent aux projets.

L'Agent de Développement de la communauté (Coordinateur de District) :

• Adresse au Bureau National des rapports sur l'avancement au niveau du District.

Bureau National :

Coordinateur national :

• Adresse au Comité National de Direction, aux ministères et aux bailleurs, un rapport semi-annuel des avancées à l'échelle du pays.
• Prépare des mises à jour des activités et des résultats du projet, qu'il adresse à chaque District, qui à leur tour diffusent un rapport aux Sous Contés et aux Paroisses.
• Adresse deux fois par an aux ministères et aux bailleurs, un rapport FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces), traitant des forces et faiblesses dans la définition du projet. Il fait part des bonnes et mauvaises expériences mises en oeuvre (cela peut être inclu dans le rapport semi-annuel).
• Synthétise et diffuse des enquêtes quantitatives et qualitatives, lorsque de telles études sont menées.

Atelier de rapport écrit :

© Droits d'auteur 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Création de site web : Lourdes Sada

––»«––

Mise à jour : 15.06.2011