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MONITORAR E FAZER RELATÓRIOS

Após feitas as observações

por Phil Bartle, PhD

traduzido por Raphael Corrêa

Manual de Treinamento

Como relatar as observações e análises

Enquanto este manual aborda as diversas maneiras de se relatar as observações feitas durante um monitoramento, o próximo módulo, Fazendo um Relatório, trata detalhadamente sobre a escrita em si dos relatórios.

A elaboração de relatórios é uma atividade muito importante durante o monitoramento de um projeto. É por meio dela que as informações sobre o processo e o resultado das atividades - e não somente as atividades - são compartilhadas entre os envolvidos no projeto.

No caso de um projeto de construção de uma escola, a elaboração de um relatório não se resume à indicação de quantas vezes a comunidade se reuniu para fazer tijolos e levantar as paredes da escola, mas sim a se informar também o número de tijolos e paredes que foram construídos, além do método pelo qual tais objetivos foram alcançados.

Em projetos comunitários, os relatórios são feitos principalmente de duas formas: oralmente e por escrito.

Relatório Oral:

Esta é a maneira em que o relatório é elaborado através da fala. É o meio mais comum de se fazer um relatório. Os membros da comunidade acham a comunicação por palavras a mais fácil e efetiva.

As vantagens de um relatório oral são:

• A possibilidade de um número maior de pessoas da comunidade participar. Muitos membros da comunidade, especialmente em áreas rurais, não são alfabetizados e por isso não podem escrever. Já aqueles que sabem escrever podem achar a escrita de relatórios uma atividade demorada e cansativa, o que os deixa hesitantes em documentar todas as informações obtidas ao longo do monitoramento de um projeto.
• Clareza e propagação rápida da informação. O relatório oral é sempre feito imediatamente após um evento. Isso faz com que a informação obtida seja relativamente mais válida, mais confiável e mais atualizada que uma informação que tenha sido documentada. Além disso, as pessoas que fazem os relatórios têm a oportunidade de debater com a comunidade e obter dela uma resposta imediata. Sem dúvida, isso ajuda na tomada de decisões.
• Baixo custo. Relatórios orais diminuem significativamente o tempo e outros recursos gastos na hora de relatar.

As desvantagens de um relatório oral incluem:

• Informações erradas. Alguns membros da comunidade podem deliberadamente espalhar informações falsas para defenderem seus próprios interesses. Relatórios verbais são tão atraentes justamente porque a pessoa que está relatando sabe que ninguém ira desqualificar o que está sendo relatado. Em outros casos, as pessoas podem não ter tempo suficiente para refletir sobre o conteúdo das informações que vão passar.
• Armazenamento, reprodução e coerência: Uma vez que durante os relatórios orais as informações não são nem documentadas nem gravadas, torna-se muito difícil guardá-las e recuperá-las para uso posterior. A informação é mantida somente na mente das pessoas que participaram da implementação do projeto. Isso faz com que seja difícil compartilhá-la com pessoas de fora da comunidade, especialmente nos casos em que as pessoas que conhecem a informação não podem ou não querem revelá-la. Além disso, a informação obtida dificilmente se manterá coerente, principalmente quando informações antigas forem necessárias para gerar novos dados.

Relatório Escrito:

Ao longo do monitoramento, é importante que não só as atividades sejam realizadas, mas também relatórios sobre seus resultados. Escreva sobre o que você consegue observar e também sobre o que os técnicos relatam a você.

As vantagens de um relatório escrito são:

• Ele fornece informações confiáveis para fins de administração (relatórios escritos podem ser cruzados com outras informações ao longo do tempo, de modo a se garantir a sua exatidão);
• Ele ajuda a transmitir as informações vindas do pessoal técnico; e
• Um relatório escrito é mais fácil de se gerenciar.

As desvantagens de um relatório escrito são:

• A escrita diária de relatórios durante as atividades de monitoramento de um projeto é sempre ignorada; e
• A documentação de relatórios é bastante dispendiosa tanto em termos de tempo quanto de dinheiro.

Consulte Níveis de Monitoramento para uma explicação dos níveis usados aqui. Na Uganda usa-se: 1 = vila, 2 = freguesia, 3 = sub-condado, 4 = condado e 5 = distrito.

As funções de cada um dos principais envolvidos na elaboração de relatórios:

Na comunidade:

Comitês de Projeto:

• Elaborar um plano para a implementação do projeto e divulgá-lo (junto com os mobilizadores) para o Comitê de Desenvolvimento da Freguesia, para os Conselhos Locais e para a comunidade;
• Compilar e divulgar mensalmente relatórios sobre o progresso do projeto para o Comitê de Desenvolvimento da Freguesia, para os Conselhos Locais das vilas e das freguesias e para o Assistente de Desenvolvimento Comunitário; e
• Conservar as informações do local de cada projeto (incluindo os planos de trabalho, os relatórios de monitoramento e qualquer outra informação específica do projeto)

Mobilizadores comunitários:

• Preparam relatórios sobre o nível de identificação das pessoas da vila com o projeto e enviam cópias dos mesmos ao Comitê de Desenvolvimento da Freguesia e ao Assistente de Desenvolvimento Comunitário (ADC);
• Elaboram e enviam relatórios sobre a comunidade e sobre indivíduos específicos da comunidade
• Enviam relatórios acerca de todos os treinamentos feitos na comunidade.

Comitês de Desenvolvimento da Freguesia:

• Divulgam para a comunidade, em reuniões do Conselho Local, informações atualizadas sobre os projetos em andamento na freguesia;
• Relatam à comunidade e ao ADC informações sobre recursos e como eles são usados em cada projeto;
• Enviam um relatório anual ao ADC acerca dos principais agentes dos projetos comunitários.

Conselhos Locais Um e Dois:

• Elaboram atas das reuniões executivas e do conselho que servem para decisões de administração e para serem usadas pelas equipes do sub-condado, do distrito e nacionais.

Nos Distritos e nos Sub-condados:

Assistente de Desenvolvimento Comunitário (ADC):

• Envia mensalmente para o distrito um resumo dos relatórios sobre o andamento do projeto;
• Elabora relatórios sobre a situação e o funcionamento dos mobilizadores comunitários, dos comitês de projeto e dos comitês de desenvolvimento da freguesia;
• Envia um resumo das atividades de treinamento conduzidas e realizadas pelos mobilizadores;
• Envia um relatório ao distrito acerca dos principais contribuintes dos projetos comunitários;

Agente de Desenvolvimento Comunitário (Coordenador Distrital):

• Envia ao Escritório Nacional um resumo mensal dos relatórios de andamento distritais.

No Escritório Nacional:

Coordenador Nacional:

• Envia semestralmente relatórios de andamento ao comitê director national, ao ministério e ao doadores.
• Elabora relatórios de atualização acerca das atividades do projeto e de seus resultados e envia cópias dos mesmos para cada distrito, que por sua vez os divulga para os sub-condados e para as freguesias.
• Envia semestralmente para o ministério e para os doadores relatórios do tipo FFOA (Fortes, Fracos, Oportunidades e Ameaças), acerca dos pontos fortes e fracos do projeto. Estão incluídas aí as boas e as más experiências no processo de implementação do mesmo. Pode ser incluído no relatório semestral padrão;
• Compila e divulga os resultados de pesquisas e levantamentos de controle toda vez que forem realizados.

Oficina de Elaboração de Relatórios

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Última actualização: 01.12.2011