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BERICHTE SCHREIBEN FÜR WEN?
von Phil Bartle, PhD
übersetzt von Julia Wohlgemuth
Ein Ratgeber für Gemeindemobilisierer
Teil B: Wer sollte die Berichte erhalten?
Bevor man entscheidet, wer einen Bericht erhalten soll, macht es Sinn, sich zu überlegen, wer von diesen Berichten profitiert. Von daher wollen wir zunächst den Nutzen für jeden von diesen betrachten:
- Diese beinhalten:
- Die Autoren des Berichtes;
- Die Gemeinde, die sich im Projekt engagiert;
- Andere Gemeinden;
- Spender und Beitragende (auch Gemeindemitglieder);
- Forscher; und
- Landes-, Bezirks- oder Kommunalregierung
Nutzen für den Autor/ die Autoren:
Auf den ersten Blick sieht es so aus, als würden die Empfänger des Berichtes zuallererst und ausschließlich von einem Bericht profitieren. Doch dem ist nicht so! Der größte Nutzen ergibt sich für den Autor (oder die Autoren).
Warum ist das so? In unserem Workshop fragte ich die Mobilisierer, warum der Autor oder die Autoren vom Schreiben eines Berichtes profitieren würden. Hier sind einige ihrer Vorschläge:
- Dadurch werden die vorhandenen Informationen arrangiert und organisiert;
- Die Information, die sich nur im Kopf befindet, ist nicht organisiert;
- Falls Information fehlt, kann dies dadurch aufgezeigt werden;
- Der Autor kann einen neutraleren und ganzheitlichen Überblick bekommen;
- Es macht Analyse und Einschätzung einfacher;
- Es verdeutlicht die Beziehung zwischen Aktivitäten (Input) und Resultaten (Output);
- Es hilft dem Autor, eine weniger befangene Selbsteinschätzung zu treffen;
- Es gibt Informationen, um Empfehlungen auszusprechen;
- Es kann zu Veränderungen in den Zielen, Strategien und/oder Aktivitäten in der Zukunft führen.
Ein zusätzlicher Nutzen (möglich, aber nicht garantiert) kann Feedback (Ratschläge, Erfahrungen, Empfehlungen für den Bericht, den Autor und anderes) sein. Nach den Autoren sind selbstverständlich die Empfänger diejenigen, die als nächtes von den Berichten profitieren.
Wer empfängt Berichte?
Man sollte sich die Akteure vor Augen führen, die die Berichte erhalten sollten. (Wenn man Berichte schreibt, sollte man immer daran denken, für wen man sie schreibt). Alle profitieren von den Berichten gleichermaßen, wie oben beschrieben.
Empfänger können sein CBO (community based organization, Organisation in der Gemeinde oder der Leiter des Gemeindeprojektes), LC (Local Council, Kommunalverwaltung), CAO (District's Chief Executive Officer, Bezirksleiter), DPC (District Programme Coordinator, Bezirksprogrammkoordinator), die Geschäftsstelle oder Projektlandeshauptquartier (die eventuell ihrerseits wiederum an die UN, die Regierung, heimatliche Hauptquartiere oder Geldgeber weiterberichten).
Wenn die Ziele, Strategien und Aktivitäten auf Grund der Berichte modifiziert werden, können die Projekte ihrerseits wiederum verbessert werden. In diesem Fall profitieren auch die Zielgemeinden von diesen Berichten.
Entscheidungen von CBOs, wie das Senden von Bilanzen (wann und an wen) und mündliche Berichterstattung bei Gemeindeversammlungen, werden in ähnlichen Brainstormingsitzungen getroffen, wenn der Schulungsleiter die Gemeindemitglieder durch das Wie und Warum leitet.
Welchen Nutzen haben die Empfägner?
Wie profitieren Empfänger der Berichte? Dies geschieht hauptsächlich auf drei Wegen: Information, Einschätzung und Unterstützung.
Tabelle 1: Wer profitiert von Berichten? |
|
| Wer profitiert? | Worin liegt der Nutzen? |
|---|---|
| Der Autor/die Autoren des Berichtes | Durch das Schreiben lernt der Autor Fähigkeiten (wie man schreibt, wie man Ideen organisiert), erkennt Schwächen, erkennt Fehler und Erfolge, erkennt Stärken (viele davon sind versteckt, bis sie niedergeschrieben sind). Das Schreiben selbst verbessert die Fähigkeiten zur Einschätzung. |
| Die Gemeinde, die am Projekt beteiligt ist | Genau so wie einfach nur "Sehen" einem Fahrer dabei hilft, seine Geschwindigkeit und Richtung zu überprüfen, so "sieht" eine Gemeinde ihre Entwicklung durch beobachten und berichten. Resultate (erwünschte Ziele erreichen) erreichen bei den Gemeindemitgliedern ein Gefühl von Zufriedenheit und Unterstützung (mehr zu tun) (besonders mündliche Berichte). |
| Andere Gemeinde | Durch das Sehen oder Hören der Entwicklung einer Gemeinde, wird die Erkenntnis von anderen Gemeinden erhöht, dass solche Dinge möglich sind. Wenn sie von den Erfolgen der Gemeinde lesen oder hören, kann ihnen dies Mut (und Unterstützung) geben, ihre eigenen Projekte in Angriff zu nehmen. |
| Forscher | Forscher können gut geschriebene Berichte als Quelle für Forschungsdaten benutzen. |
| Spender und Beitragende | Spender und Beitragende können auf diesem Weg erfahren, wie ihr gespendetes Geld, Arbeitskraft, Land oder andere Zuwendungen benutzt werden. Man sollte sich dabei in Erinnerung rufen, dass Spender nicht nur von außen kommen, sondern dass auch alle Gemeindemitglieder Spender sind. |
| Landes-, Bezirks- und Kommunalregierung | Gemeindeprojektberichte und die Berichte der Mobilisierer helfen, wichtige Informationen, die für effektives und informiertes Planen notwendig sind, auf Landes-, Bezirks- und Kommunalregierungsebene zu geben. Wie auch in den anderen genannten Beispielen oben sind Berichte weiterhin eine Quelle der Unterstützung, die wichtig für die Regierung wie auch andere sind. |
Diese Tabelle zeigt an, dass viele verschiedene Akteure von gut geschriebenen Berichten profitieren. Berichte sollten daher immer mit diesen Lesern im Hinterkopf geschrieben werden.
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Der Gemeindeleitung von der Entwicklung berichten
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