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PER CHI SCRIVERE REPORT?
a cura di Phil Bartle, PhD
tradotto da Michela Del Zoppo
Guida per animatori di comunità
PARTE B: Chi dovrebbe ricevere i report?
Prima di decidere chi deve ricevere i report, sarebbe utile considerare che trae benefici dai report. Vediamo i benefici per ciascuno dei seguenti soggetti
- tra cui:
- gli autori del report
- la comunità impegnate nel progetto
- qualsiasi altra comunità
- donatori e collaboratori (compresi i membri della comunità)
- ricercatori e
- governo: distretto, centrale, locale
Benefici per Autore(i):
A prima vista, si potrebbe supporre che il beneficiario principale di un report sia chi lo riceve. Non è del tutto vero! Il primo beneficiario è l'autore (o autori).
Perché? Nel nostro laboratorio, ho chiesto agli animatori di suggerire perché l'autore o gli autori potrebbero beneficiare dalla scrittura di un report. Ecco alcune delle loro proposte:
- ordina e organizza le informazioni disponibili
- informazioni in una mente solo sono disorganizzate
- possono essere identificate eventuali lacune nelle informazioni
- l'autore può avere una visione generale e neutrale
- rende più facile l'analisi e la valutazione
- chiarisce il rapporto tra le attività (input) e i risultati (output)
- aiuta l'autore a fare un'autovalutazione meno parziale
- fornisce informazioni per la formulazione di raccomandazioni e
- può portare in futuro a cambiamenti di obiettivi, strategie, e / o attività.
Un ulteriore beneficio (possibile, ma non garantito) è costituito dai feedback (consigli, esperienze, raccomandazioni, in merito al report, all'autore e altro). Dopo l'autore, naturalmente, i beneficiari successiva sono i destinatari.
Chi riceve i report?
Considerare gli attori che dovrebbero ricevere i report. (Quando scrivete report, ricordate sempre chi li leggerà). Tutti possono usare i report per gli stessi vantaggi elencati sopra.
Questi possono comprendere CBO (organizzazioni basate sulla comunità o il comitato esecutivo del progetto comunitario), LC (consiglio locale), CAO (Funzionario a capo del distretto), DPC (coordinatore del programma del distretto), l'agenzia o la sede nazionale del progetto (che potrebbe a sua volta rapportare alle Nazioni Unite, al governo, alla sede internazionale e ai donatori).
Quando gli obiettivi, le strategie e le attività sono modificate (in base alle relazioni), il progetto può essere tarato e migliorato. Il vantaggio dei report è quindi delle comunità destinatarie.
Le decisioni delle organizzazioni basate sulla comunità, come ad esempio l'invio di copia del bilancio (quando e a chi), e la comunicazione verbale, durante le riunioni della comunità, sono perse in simili sessioni di brainstorming nelle quali il formatore/facilitatore guida i membri della comunità ad affrontare il perché e il come.
Che benefici ne trae chi li riceve?
Come traggono vantaggio i destinatari dei report? Ci sono tre modi principali con i quali ne possono beneficiare: informazione, valutazione, incoraggiamento.
Tabella 1: Chi trae vantaggio dai report? |
|
| A chi servono? | Come traggono vantaggio dai report? |
|---|---|
| Autore (i) del report | Attraverso la scrittura, l'autore (i) fa pratica (come organizzare le idee, come scrivere), individua i punti deboli, identifica i fallimenti e i successi, e identifica i punti di forza (molti nascosti fino a quando non vengono scritti). Scrivendo (egli stesso) migliora la capacità di valutazione. |
| Comunità impegnata nel progetto | Proprio come "vedere" aiuta il conducente di un auto a controllare velocità e direzione, così una comunità "vede" i suoi progressi attraverso il monitoraggio e la rapportistica. I risultati (il raggiungimento degli obiettivi desiderati) rendono felici i membri della comunità e fa in modo che siano incoraggiati (a fare di più) (soprattutto i report verbali). |
| Qualsiasi altra comunità | Vedendo o ascoltando in merito ai progressi di una comunità, le persone in qualsiasi altra comunità aumentano la propria consapevolezza, comprendono che queste cose sono possibili. Quando leggono o sentono parlare dei successi della comunità acquisiscono il coraggio (l'incoraggiamento) per intraprendere i loro progetti comunitari. |
| Ricercatori | I ricercatori possono utilizzare i report ben scritti come fonti di dati per la ricerca. |
| Donatori e collaboratori | Leggendo o ascoltando i report, donatori e collaboratori possono apprendere come le loro donazioni in denaro, lavoro, terreni, o altre donazioni vengano utilizzate. Ricordate che tutti i membri della comunità sono donatori. Non pensate solo ai donatori esterni. |
| Governo: distretto, centrale, locale | I report sui progetto della Comunità e le relazioni degli animatori forniscono informazioni di vitale importanza necessarie per una pianificazione informata ed efficace del governo a livello centrale, di distretto, e locale. Come per gli altri casi di cui sopra, i report sono una fonte di incoraggiamento utile ai governi così come gli altri. |
Questa tabella indica che sono molti e diversi i soggetti che beneficiano dei report scritti. Quando vengono scritti i report, bisognerebbe avere in mente i futuri lettori.
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Report sui progressi all'esecutivo della comunità:
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