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RÉDIGER DES RAPPORTS POUR QUI ?
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Fabienne Flessel
révisé par Silke Reichrath
Un guide pour mobilisateurs communautaires
PARTIE B: Qui devrait recevoir ces rapports ?
Avant de décider qui devrait recevoir un rapport, il serait utile de repenser qui profiterait de ces rapports. Voyons ensemble les avantages pour quelques intéressés potentiels.
Parmi lesquels :
- les auteurs du rapport ;
- la communauté qui participe à ce projet ;
- une autre communauté ;
- les donateurs et les collaborateurs ( y compris les membres de la communauté ) ;
- les chercheurs et
- les instances dirigeantes : centrales, du district ou locales.
Avantages pour l'auteur/les auteurs :
Au premier abord, on pourrait penser que celui qui profite avant tout d'un rapport soit le destinataire. Pas vraiment ! La personne qui en tire le plus de profit est l'auteur ( ou les auteurs ).
Pourquoi ? Dans un atelier, j'ai demandé aux mobilisateurs pour quelle raison le ou les auteurs profiterai(en)t de la rédaction d'un rapport. Voici quelques-unes de leurs suggestions :
- Il ordonne et organise les informations disponibles
- Les informations présentes à l'esprit sont dans le désordre
- Toute information manquante peut ainsi être identifiée
- L'auteur peut avoir une vision d'ensemble plus générale et plus neutre
- Il rend l'analyse et l'évaluation plus faciles
- Il clarifie les liens entre les activités ( contribution ) et les résultats (production)
- Il aide l'auteur à produire une auto-évaluation moins subjective
- Il fournit des informations pour faire des recommandations et
- Il peut conduire à des modifications d'objectifs, de stratégies, et/ou d'activités dans le futur.
Un avantage supplémentaire ( possible, mais pas garanti ) est le retour d'informations liées au rapport ( conseil, expérience, recommandations ) à l'auteur et d'autres personnes. Après les auteurs, évidemment, les prochains bénéficiaires sont les destinataires.
Qui sont les destinataires ?
Réfléchissez aux acteurs qui devraient recevoir ces rapports. ( À la rédaction d'un rapport, pensez toujours à qui va le lire ). Tous les destinataires peuvent tirer des rapports les profits mentionnés ci-dessus. Parmi les destinataires, on peut trouver l'OBC ( organisation basée dans la communauté ou l'exécutif du projet communautaire ), le CL ( Conseil local ), CAO ( Agent chef exécutif du district ), CPD ( Coordinateur du programme dans le district ) et le siège national de l'agence ou du projet ( qui pourrait à son tour rédiger un rapport pour les Nations Unies, le gouvernement, le siège local et les donateurs ).
Lorsque les objectifs, les stratégies et les activités sont modifiés ( à partir des rapports ), le projet peut être mis au point et amélioré ; alors les communautés cibles tirent profit de ces rapports. Dans les organisations basées dans la communauté, les décisions, telles que l'envoi des copies de relevés financiers ( quand et à qui ) et les rapports oraux aux réunions des communautés, sont prises durant des sessions similaires de remue-méninges, tandis que le formateur-facilitateur aide les membres de la communauté à résoudre le pourquoi et le comment.
Comment les destinataires tirent-ils du profit des rapports ?
Comment les destinataires de rapports en tirent-ils du profit ? Il y a trois principales façons pour en tirer avantage : l'information, l'évaluation et l'encouragement.
Tableau 1 : Qui tire profit des rapports ? |
|
| Qui en tire profit ? | Comment en tirent-ils profit ? |
|---|---|
| Les auteur(s) de rapports | Par le biais de la rédaction, le ou les auteurs acquière(nt) des compétences ( comment organiser ses idées, comment rédiger ), identifie(nt) les points faibles, les échecs et les succès et identifie(nt) les points forts ( beaucoup sont invisibles avant la rédaction ). La rédaction ( en elle-même ) améliore les capacités d'évaluation. |
| La communauté qui participe au projet | De la même manière que le fait de voir permet au chauffeur d'une voiture de vérifier la vitesse et la direction, une communauté voit ses progrès par le biais du suivi et des rapports. Les résultats ( le fait d'atteindre les objectifs fixés ) rendent les membres de la communauté heureux et les encouragent ( à faire plus ) ( surtout les rapports oraux ). |
| Une autre communauté | En voyant ou en entendant parler du progrès dans une communauté, les gens d'une autre communauté voient leur conscience accrue ; ils apprennent que de telles choses sont possibles. Lorsqu'ils lisent ou entendent parler des succès de la communauté, ils se sentent encouragés ( encouragement ) pour mettre en oeuvre leurs propres projets communautaires. |
| Les chercheurs | Les chercheurs peuvent se servir de rapports bien rédigés comme de ressources de recherches. |
| Les donateurs et les collaborateurs | Les donateurs et les collaborateurs peuvent s'informer de l'utilisation de l'argent donné, du travail, des terres ou d'autres donations, en lisant ou en écoutant les rapports. Songez que tous les membres de la communauté sont des donateurs. Ne pensez pas que seules des personnes extérieures peuvent donner. |
| Les instances dirigeantes : centrales, du district, locales | Les rapports du projet communautaire et des mobilisateurs aident en fournissant des informations vitales, nécessaires pour une planification détaillée et efficace, aux instances dirigeantes centrales, du district et locales. Comme pour les autres cas cités auparavant, les rapports sont aussi une source d'encouragement, utile aux instances dirigeantes ainsi qu'aux autres. |
Ce tableau prouve que de nombreux acteurs profitent de rapports bien rédigés. Quand des rapports sont rédigés, ils devraient l'être en pensant à ces lecteurs.
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Rapports de progression pour l'exécutif de la communauté :
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