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ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS PARA QUEM?
por Phil Bartle, PhD
traduzido por Marianna Leite
Guia para mobilizadores comunitários
PARTE B: Quem deve receber relatórios?
Antes de decidir quem deve receber qualquer relatório seria útil revisar quem se beneficia com esses relatórios. Vamos observar o benefício de cada um desses:
- Eles incluem:
- Os autores do relatório;
- A comunidade envolvida no projeto;
- Qualquer outra comunidade;
- Doadores e contribuintes (incluindo membros comunitários);
- Pesquisadores; e
- Governo: central, distrital, local.
Benefícios ao autor(es):
Em primeira impressão, uma pessoa pode supor que o recipiente é o primeiro e maior beneficiário de um relatório. Não mesmo! O primeiro beneficiário é o autor (ou autores).
Porquê isso? Na nossa oficina, eu pedi que os mobilizadores sugerissem porquê o autor ou autores podem se beneficiar com a elaboração de um relatório. Eis aqui algumas sugestões:
- Arruma e organiza a informação disponível;
- Informação apenas na cabeça de uma pessoa é desorganizada;
- Qualquer informação que falte pode se identificada;
- O autor obter uma visão mais neutra e global;
- Faz com que análises e avaliações sejam mais fáceis;
- Esclarece a relação entre atividades (entrada) e (saídas) resultados;
- Assiste o autor a fazer uma auto-avaliação menos tendenciosa;
- Fornece informações para a proposta de recomedações; e
- Pode resultar na mudança de objetivos, estratégia e/ou atividades futuras.
Um benefício adicional (possível, mas não garantido) é retorno (conselho, experiência, recomendações, sobre o relatório, autor e outros). Depois do autor é claro que os próximos beneficiários são os recipientes
Quem recebe relatórios?
Considere os atores que deveriam receber relatórios. (Quando elaborar relatórios, sempre lembre-se de quem irá lê-los). Todos podem usar relatórios para os mesmo benefícioslistados acima.
Esses incluem OBC (organizações baseadas na comunidade ou o administrador do projeto comunitário), CL (conselho local), DC (diretor chefe distrital), CPD (coordenador do programa distrital), a agência ou sede nacional do projeto (que pode, por sua vez, se reportar à ONU, ao governo, à matriz e aos doadores).
Quando objetivos, estratégia e atividade são modificados (baseado nos relatórios), o projeto pode ser transformado e melhorado. Logo, as comunidades alvo se beneficiam desses relatórios.
Desições feitas por organizações baseadas na comunidade, como o envio de cópias dos extratos financeiros (quando e para quem) e relatório verbal em reuniões comunitárias são feitas em sessões similares de discussão de conforme o fac ilitador de treinamento guia os membros da comunidade de porquê e como.
Como recipientes se beneficiamt?
Como recipientes de relatórios se beneficiam? Existem três maneiras principais pelas quais eles podem se beneficiar: informação, avaliação e encorajamento.
Quadro 1: Quem se beneficia com relatórios? |
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| Quem se beneficia? | Como eles se beneficiam? |
|---|---|
| O autor(es) do relatório | O autor(es), ao escrever, aprende habilidades (como organizar idéias, como escrever), identifica deficiências, identifica falhas e insucessos e identifica pontos fortes (vários, antes de escritos, escondidos até então). A escrita (você mesmo) melhora as habilidades de avaliação. |
| A comunidade envolvida no projeto | Da mesma forma que a "visão" ajuda o motorista do carro a cecar sua velocidade e direção, uma comunidade "vê" seu progresso através de monitoramento e de elaboração de relatórios. Resultados (alcance de objetivos desejados) fazem com que membros da comunidade sintam-se felizes e encorajados (a fazer mais) (especialmente relatórios verbais). |
| Qualquer outra comunidade | Ao ver ou ouvir sobre o progresso da comunidade, as pessoas de outras comunidades passam a ser conscientes; eles aprendem que essas coisas são possíveis. Quando eles ouvem or lêem sobre as realizações da comunidade, eles também ganham coragem (encorajamento) pra fazer seus próprios projetos comunitários. |
| Pesquisadores | Pesquisadores podem usar relatórios bem elaborados como fonte de dados de pesquisa. |
| Doadores e contribuintes | Doadores e contribuintes podem aprender como doar dinheiro, trabalho, terra ou como doações em espécie estão sendo utilizadas através da leitura e audição de relatórios. Lembre-se que todos od membros da comunidade são doadores. Não pense que apenas estranhos são doadores. |
| Governo: central, distrital e Local | Community project reports and mobilizers' reports help by providing vital information that is needed for informed and effective planning, at the central, district and local level of Governments. Como em outros casos acima, relatórios são também uma fonte de encorajamento, úteis para governos bem como para outros. |
Esse quado demonstra que vários atores diferentes se beneficial de relatórios bem elaborados. Dessa forma, quando relatórios são elaborados, eles devem ser elaborados levando em consideraçãos esses leitores.
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Relatando o andamento ao adminstrador da comunidade:
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