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上交报告

由 菲尔·巴特 博士/著

徐海川 /译 曾昌捷 /修订

讨论材料

怎样的报告可以起到维持动员活动的作用？

做有效记录：

在发起人培训的最开始，我们便建议写一份日志以便你的下任接替工作。转到 准备工作.

到了你不得不离任的那一天，只要你是一天一天做好了记录，这份日志将成为你走后维持社区工作的主要材料。

想要让社区动员工作继续，你有几个选择。 假设你已经确定了能成为动员人的社区成员，并且给予了他们足够的鼓励和培训，那么他们将是你最好的选择。 社区与社区之间有所不同， 当你的组织或部门决定找人来替你，那么你就必须做好榜样指导新人，帮助他准备工作， 办事处之间又有不同。

你最好把日志随身带着，这样碰到需要的时候可以随时取用，用以为下任准备好交接的报告材料， 你可能会觉得只要简单地把日志递交给下任就可以了，但这样做的话你得要注意了， 日志当中可能会含有一些机密信息隐藏在一些细节之处，这些信息如果被公开往往会产生不良后果， 如果下任本身就是社区成员那么这样的行为会变得更加危险。

本模块中大多都在谈写作报告，好报告的优点及报告的有用可读性。 对于给下任写的报告也适用于以上的原则。 在结构和大纲上可能会有所不同，但其他建议都是适用的：尽量简单，使用简单的语法和词汇，积极的语气，不要重复一样的话，避免又长又绕口的鱼子，清晰地引言和结论（概要），语言有组织，保证其易于理解。 别怕重写，每重写一次你的报告就变得好一点； 但如果没人读，那无疑是浪费时间和精力。

这份报告介于记录和报告之间， 记住要如何使用它，避免被用于消极的目的。

现在你知道如何给下任报告并指导其使用报告了。

从你离开到下任到来中间会有几个月的时间，你需要想办法保证下任能够拿到你的报告。 办事处或许并不会自动把你的报告给下任，所以先要问清楚。 如果有必要，准备一个密封包， 你的上司、精力或协调员可能会需要一份报告的副本，如果需要的话，一定要确定有副本备份，以免下任拿不到他的那份报告。

如果你决定让社区成员继续你的工作，那么你需要和那个人多见几次面。 确定那个人同意并了解他的职责。 在你走之前的几个月，让那个人跟着你参加社区会议，大会，领导开的会议和项目委员会的议会，还有本地和地方政府的会议，让他好好了解你的工作， 和他一对一见几次面，列张表给他从头到尾说说你到底干些啥， 按照书面工作描述来讲， 可以讨论表中任何让他感到疑惑的地方。 最后，从头到尾顺一遍你的报告，并给他一份附件。

总的来说，这份报告将会对保持动员工作起到重要作用，并且本模块的大多数建议都适用， 这个报告可能会有点长有点繁杂，这正好说明在你离开之前你在这个社区工作了多久， 以你的日志为基础，尽量多地修改以保证其可读性，他将对你的下任继续你的工作起到非常大的作用。

版权所有 1967, 1987, 2007 菲尔·巴特
网页设计 卢德·萨达

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最近更新: 2011年3月30日