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IL REPORT DEL PASSAGGIO DI CONSEGNE

di Phil Bartle, PhD

tradotto da Michela Del Zoppo

Documento di discussione

Che tipo di report contribuirà a supportare l'intervento di animazione?

Lasciare report utilizzabili

All'inizio della formazione di un animatore, consigliamo di iniziare a tenere un diario e di farlo tenendo a mente il vostro successore. Vedere Preparazione.

Quando si avvicinerà il momento di lasciare l'incarico, quel diario, se aggiornato quotidianamente, potrà essere un'importante risorsa nel sostenere l'intervento dopo che avrete lasciato il posto.

Se volete che l'intervento di mobilizzazione continui avete alcune scelte di fronte a voi. La scelta migliore potrebbe essere per esempio aver identificato membri della comunità capaci di animare e aver fornito loro l'incoraggiamento e la formazione necessari. La situazione cambia in ogni comunità. Se la vostra organizzazione invierà un sostituto siete in una buona posizione per aiutare con l'orientamento e la preparazione del nuovo animatore. La situazione cambia in ogni agenzia.

Se le note nel vostro diario sono buone, o per lo meno comprensibili, avete allora un'ulteriore scelta. Potreste voler portare il diario con voi, in tal caso dovrete estrarne le informazioni che vi serviranno per i report per il passaggio di consegne al vostro sostituto. Potete scegliere anche di consegnare l'intero diario ma valutate bene la situazione prima di farlo. Il diario potrebbe contenere informazioni riservate che possono emergere anche solo da dettagli e che potrebbero diventare dannose e forvianti se rese pubbliche. Si tratta di una possibilità ancora più pericolosa se la persona che vi sostituirà e alla quale lasciate le informazioni è un membro della comunità.

La maggior parte di questo modulo è dedicata alla scrittura dei report, buoni report che verranno letti e utilizzati. Utilizzate le stesse linee guida per scrivere il report per il passaggio di consegne. La sua struttura e lo schema dovrebbero essere piuttosto diversi da altri report ma in generale i consigli principali rimangono validi: deve essere semplice, utilizzate grammatica e vocabolario, utilizzate la voce attiva, non ripetetevi, evitate frasi lunghe e contorte, deve avere introduzione e conclusione (riassunto), deve essere organizzato e assicuratevi che sia facile da leggere. Non abbiate paura di riscrivere; ogni volta che lo riscriverete, migliorerà. Se non verrà letto sarà inutile e una perdita di tempo.

Questo compito è una via di mezzo tra un verbale e un report. Ricordate quale sarà il suo utilizzo ed evitate che venga utilizzato per scopi negativi.

Ora dovete assicurarvi che il vostro successore lo riceva e lo utilizzi.

Se da quando ve ne andate passeranno alcuni mesi prima che la vostra agenzia mandi un sostituto, dovrete organizzare il tutto affinché il vostro successore riceva il report. Dovrete scoprire se l'agenzia vi provvederà direttamente. Se necessario, preparate un pacchetto sigillato. Una copia del vostro report potrebbe servire al supervisore, direttore o coordinatore, in tal caso assicuratevi che ve ne siano due copie in modo che l'unica copia per il vostro successore non venga utilizzata da altri.

Se decidete di chiedere a un membro della comunità di proseguire con il vostro lavoro dovrete incontrarvi alcune volte con la persona scelta. Assicuratevi che la persona acconsenta e capisca quello che il compito comporta. Alcuni mesi prima di andarvene, chiedete alla persona scelta di accompagnarvi a tutti gli incontri della comunità, alle riunione, agli incontri con i capi e con il comitato del progetto e a quelli con le autorità locali e provinciali, in modo che possa avere un'idea chiara di cosa fate in qualità di animatore. Organizzate incontri con la persona designata per analizzare l'elenco delle vostre attività. Partite da un elenco scritto di Cose da Fare (mansionario). Analizzate ogni punto dell'elenco sul quale la persona può avere dei dubbi. Infine analizzate il report di passaggio di consegne con l'interessato e consegnategliene una copia.

Per riassumere: il report del passaggio di consegne è un importante documento che contribuisce a sostenere l'intervento di mobilizzazione. Per esso valgono la maggior parte delle linee guida di questo modulo. Potrà essere leggermente più lungo e dettagliato in funzione del tempo che avete passato lavorando con la comunità prima di andarvene. Basatelo sulle note nel vostro diario e riscrivetelo più volte per assicurarvi che venga letto e che guidi il vostro successore nel proseguire l'attività di mobilizzazione della comunità.

© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
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Ultimo aggiornamento: 18.10.2011