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ÜBERGABEBERICHT

von Phil Bartle, PhD

übersetzt von Julia Wohlgemuth

Diskussion Übergabe

Welche Art von Bericht trägt dazu bei, die Intervention des Mobilisators nachhaltig zu machen?

Nützliche Aufzeichnungen hinterlassen

Wir empfehlen, zu Beginn des Mobilisierungseinsatzes ein Tagebuch zu beginnen, das für den Nachfolger geschrieben wird. Siehe auch Vorbereitung.

Wenn es Zeit wird zu gehen, kann das Tagebuch, falls es täglich geführt wurde, eine Hauptquelle für die Nachhaltigkeit der Intervention nach Ihrem Weggang werden.

Falls die Mobilisierungsintervention fortgesetzt werden soll, hat man verschiedene Dinge zur Auswahl. Möglicherweise haben Sie einige Gemeindemitglieder identifiziert, die als Mobilisierer agieren könnten und diese entsprechend gestärkt und geschult. Dies wäre in den meisten Fällen die beste Wahl, ist jedoch von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich. Falls Ihre Organisation oder Abteilung plant, Ihre Stelle neu zu besetzen, sind Sie in einer guten Position, mit der Übergabe an Ihren Nachfolger zu helfen. Dies unterscheidet sich von Geschäftsstelle zu Geschäftsstelle.

Enthält das Tagebuch gute oder zumindest ausreichende Einträge, ergibt sich eine weitere Wahl. Man kann das Tagebuch entweder mitnehmen und muss dem Tagebuch in diesem Fall Informationen entnehmen, um Übergabeberichte für den oder die Nachfolger zu erstellen. Man kann auch das Tagebuch selbst weitergeben. In diesem Fall sollte man jedoch sehr vorsichtig sein und sich das gut überlegen. Das Tagebuch enthält möglicherweise vertrauliche Informationen, die in Details versteckt sein können und die schädlich oder dysfunktional wirken könnten, falls sie öffentlich bekannt werden. Dies gilt in besonderem Maße, falls der Nachfolger ein Gemeindemitglied ist.

In diesem Modul geht es sehr viel um das Schreiben von Berichten, um gute Berichte und um Berichte, die gelesen und benutzt werden. Diese Ratschläge treffen auch auf das Schreiben von Übergabeberichten zu. In Struktur und Äußerlichem mag sich diese Art von Bericht von anderen unterscheiden, die grundsätzlichen Tipps jedoch, sind die gleichen: er sollte einfach gehalten sein, mit einfacher Grammatik und Vokabular, im Aktiv, ohne Wiederholungen und ohne lange und verschlungene Sätze, mit einer klaren Einführung und Fazit (Zusammenfassung), gut organisiert und leicht zu lesen. Man sollte keine Angst davor haben, den Text umzuschreiben: mit jedem Mal wird der Bericht besser. Ein Bericht, der nicht gelesen wird, ist nutzlos und eine Zeitverschwendung.

Ein Übergabebericht ist ein Dokument zwischen Bericht und Aufzeichnungen. Man sollte sich immer vor Augen führen, wie man möchte, dass das Dokument verwendet wird, ohne dass es für negative Zwecke benutzt werden kann.

Nun muss ein Weg gefunden werden, um sicherzustellen, dass die Unterlagen vom Nachfolger benutzt werden können.

Falls Sie ihre Arbeit beenden und es dauert einige Monate, bis ein Nachfolger eingesetzt wird, sollte sichergestellt werden, dass der Nachfolger den Bericht erhält. Dies mag nicht automatisch von allen Agenturen so gehandhabt werden, eine Nachfrage lohnt sich in jedem Fall. Falls nötig, kann ein verschlossener Umschlag vorbereitet werden. Eine Kopie des Berichtes kann möglicherweise von Ihrem Abteilungsleiter, Manager oder Koordinator benötigt werden. Falls dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass es sich auch tatsächlich um eine Kopie handelt und der Bericht, der für den Nachfolger bestimmt war, nicht dafür verwendet wird.

Sollten Sie ein Gemeindemitglied ausgewählt haben, dass die Mobilisation fortführen soll, müssen Sie sich einige Male mit der Person treffen. Stellen Sie sicher, dass das Mitglied alles, was dies beinhaltet, versteht und dem zustimmt. Mindestens einige Monate vor Ihrem Abschied sollten die ausgewählte Person Sie auf alle Gemeindeversammlungen, Treffen, Meetings mit Vorständen, dem Projektkomitee oder örtlichen Behörden begleiten, um einen guten Einblick in Ihre Arbeit zu erhalten. Ein bis zwei Meetings sollten mit diesem Mitglied arrangiert werden, in welchen Sie mit ihm/ihr eine Liste mit Ihrem gesamten Aufgabenfeld durchgehen. Dabei sollte es eine schriftliche Liste geben (Tätigkeitsbeschreibung). Alle Punkte, auf die die Persön zögerlich reagiert, sollten diskutiert werden. Schließlich sollten Sie mit der Person Ihren Übergabebericht durchgehen und eine Kopie zur Verfügung stellen.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass der Übergabebericht ein wichtiges Dokument ist, dass dazu beitragen kann, die Intervention des Mobilisierers nachhaltig zu machen. Die meisten der in diesem Modul dargelegten Grundsätze treffen auch auf diese Art von Bericht zu. Er kann jedoch etwas länger und detaillierter sein, je nachdem, wie lange man in der Gemeinde gearbeitet hat. Es kann auf eigenen Tagebucheintragungen basieren und sollte so oft umgeschrieben werden, bis man sicher sein kann, dass es auch gelesen wird und dass es Ihrem Nachfolger hilft, Ihre Arbeit in der Gemeinde weiterzuführen.

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Letztes aktualisierung: 19.07.2011