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LE RAPPORT DE TRANSMISSION

par le Dr. Phil Bartle

traduit par Nahima Aït-Bouzalim

Document de discussion

Quel type de rapport pourra contribuer à maintenir l'intervention de mobilisation ?

Laisser des notes utilisables

Au début de la formation de mobilisateurs, nous recommendions de commencer un journal, et de le faire en ayant un successeur à l'esprit. Voir Préparatifs.

Lorsque l'heure de partir approche, ce journal, s'il est utilisé quotidiennement, peut devenir une source importante pour maintenir l'intervention après votre départ.

Si vous souhaitez que l'intervention de mobilisation continue, plusieurs choix s'offrent à vous. Si vous avez identifié des membres de la communauté qui peuvent se mobiliser, et que par exemple, vous leur avez apporté les encouragements et la formation nécessaires, alors c'est une bonne choix. Cela diffère selon les communautés. Si l'organisation ou le département a l'intention de vous remplacer, vous devriez aider le nouvel mobilisateur dans son orientation et sa préparation. Mais cela dépend des agences.

Si les notes écrites dans votre journal sont bonnes, ou du moins complètes, vous verrez alors une autre possibilité. Vous souhaiterez peut-être prendre votre journal ou vos journaux avec vous, pour en extraire des informations pour vous préparer à transmettre les rapports à votre successeur. Ou vous souhaiterez simplement transmettre les journaux, mais faites bien attention lorsque vous choisissez de faire cela. Il se peut qu'ils contiennent des informations confidentielles, cachées dans les détails, ce qui peut être préjudiciable ou entraîner un dysfonctionnement si elles deviennent publiques. Cela devient une possibilité encore plus dangereuse si vous voulez laisser les notes de transmission à un successeur qui est un membre de la communauté.

La majeure partie de ce module est consacrée à l'écriture de rapports, aux bons rapports, et aux rapports qui seront lus et utilisés. Utilisez les mêmes lignes directrices pour écrire un rapport de transmission. Sa structure et ses grandes lignes pourraient être assez différentes d'autres rapports, mais l'autre conseil reste le même : faites dans la simplicité, utilisez une grammaire et un vocabulaire simples, utilisez la voix active, ne vous répétez pas, évitez les phrases longues et alambiquées, faites une introduction et une conclusion (résumé) claires, maintenez une bonne organisation et assurez-vous que le rapport soit facilement lisible. N'hésitez pas à réécrire ; à chaque fois, le rapport n'en devient que meilleur. S'il n'est pas lu, il devient inutile et une perte de temps.

Cette tâche se situe à la frontière entre un compte-rendu et un rapport. Gardez à l'esprit la manière dont vous voulez qu'il soit utilisé, et faites en sorte qu'il ne soit pas utilisé à mauvais escient.

À présent, vous devez trouver un moyen de vous assurer qu'il sera transmis à votre successeur et qu'il l'utilisera bien.

Si vous partez et qu'il faut quelques mois avant que votre agence n'envoie votre remplaçant, alors il vous faut trouver un moyen pour que votre successeur récupère votre rapport. Ça n'est pas forcément automatique dans toutes les agences, donc voyez si ça l'est dans la vôtre. Préparez un colis fermé si nécessaire. Il se peut que votre superviseur, responsable ou coordinateur ait besoin d'un exemplaire de votre rapport, et si c'est le cas, faites en sorte de lui donner une copie. De cette manière, la copie destinée à votre successeur ne sera pas utilisée.

Si vous décidez de demander à un membre de la communauté de poursuivre votre mobilisation, il sera nécessaire de rencontrer cette personne plusieurs fois. Assurez-vous que cette personne accepte et comprenne les enjeux. Au moins quelques mois avant votre départ, demandez à la personne choisie de vous accompagner à toutes les réunions de la communauté, à tous les rassemblements, aux réunions avec les dirigeants, aux réunions avec le comité du projet et aux réunions avec les autorités locales et autorités du quartier, pour ainsi avoir une bonne vue d'ensemble de votre rôle en tant qu'animateur. Organisez un ou deux entretiens en tête-à-tête avec cette personne pour passer en revue la liste de ce que vous faites. Travaillez à partir d'une liste d'action sur papier (description du travail). Discutez de n'importe quel élément de la liste au sujet duquel la personne pourrait avoir des hésitations. Enfin, étudiez votre rapport de transmission avec cette personne et donnez-lui un exemplaire.

En résumé, le rapport de transmission est un document important qui contribue à maintenir l'intervention de mobilisation. La plupart des lignes directrices de ce module s'y appliquent. Ça peut être un peu plus long et détaillé - c'est fonction de combien de temps vous avez travaillé avec la communauté avant de partir. Prenez vos notes de journal comme base et réécrivez votre rapport aussi de temps que possible pour faire en sorte qu'il soit lu et qu'il guide votre remplaçant dans la poursuite de la mobilisation de la communauté.

© Droits d'auteur 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Création de site web : Lourdes Sada

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Mise à jour : 19.06.2011