|
Tweet Tłumaczenia:
'العربية / al-ʿarabīyah |
WSPÓŁUCZESTNICZE ZEBRANIA ZARZĄDOWEJak Zwiększyć Efektywność Zebrań poprzez Uczestnictwo Pracownkówprzygotowanie Phil Bartle`atłumaczenie Anna ŁukasiewiczKorekcja Aneta ChudzińskaGertowi Gert LüdekingNotatki do szkoleniaRadykalna metoda na usuwanie jękówJęki: Jeśli podczas relaksującej dyskusji zaproponujesz zebranie, ludzie często odpowiedzą ci jękiem. Pomyślą: “I tak mamy za dużo zebrań” – “Zebrania są nudne” – Tracimy czas na zebraniach” – “Zebrania są niepotrzebne.” Zbyt często, mają racje. Tracimy za dużo czasu na jałowych zebraniach ale jakoś nie jesteśmy w stanie temu zapobiec. Jako człowiek przeprowadzający zmiany w twojej organizacji które mają zamiar zwiększyć uczestnictwo pracowników w podejmowaniu decyzji (i w ten sposób zwiększyć współuczestnictwo w zarządzaniu); masz doskonałą okazje wprowadzić radykalne zmiany w prowadzeniu zebrań. Ten dokument może ci w tym pomóc. Aby wprowadzić zmiany musisz spędzić trochę czasu: (1) uważnie oceniając wyniki dzisiejszych zebrań, i (2) być przygotowany na odrzucenie wielu założeń na temat prowadenia zebrań. Propozycje w tym dokumencie mogą ci się wydawać zbyt nieortodoksyjne ale jeśli oderwiesz się od tego jak zebrania są prowadzone i pomyślisz jak mogą być prowadzone, będziesz w stanie zadecydować które zmiany są niezbędne. Cel: Zebrania nie powinny być zwołane bezcelowo. Przypatrz się uważnie tym zebraniom na których jesteś obecny i wywnioskuj jaki mają cel. Niestety celem niektórych zebraniań często jest: (1) przemówienie dyrektora który lubi słuchać własnego głosu, (2) przemówienie kogoś innego, (3) wykonywanie niepotrzebnych rytuałów, (4) odrywanie pracowników od codziennej pracy, (5) słuchanie wiadomości które wszyscy już znają, (6) słuchanie ustnego sprawozdania kogoś kto powinien był je napisać, albo (7) stworzenie iluzji że decyzje są podejmowane. Sednem zarządzania jest podejmowanie decyzji. Jeśli poważnie myślisz o współuczestnictwie w zarządzaniu, to musisz pokierować wypowiedzi i obserwacje pracowników do podejmowania decyzji. Zebrania mogą ci w tym bardzo pomóc. Ale aby działały musisz upewnić że celem zebrań jest podejmowanie dycyzji. Zebranie zarządowe nie powinno mieć innego celu. Jeśli celem zebrania zarządowego jest podejmowanie decyzji to musisz tak zebranie zaprojektować aby decyzje zostały na nim podjęte. Jeżeli masz jakieś inne cele, jak naprzykład wydanie informacji, użyj inne forum do tego celu. Aby zarządzać skutecznie i mieć silną organizację, musisz upewnić się że zebrania mają tylko jeden cel – podejmowanie decyzji; że wszyscy kierownicy i pracownicy, mają wkład do decyzji i że decyzje są podejmowane skutecznie i dokładnie. Musisz poinformować pracowników o celu zebrań zarządowych. Czas: Zebranie zarządowe powinno trwać tylko tyle ile trzeba na podjęcie decyzji. Czas poza tym jest stracony. Na następnym zebraniu, zrób małą próbę. Policz, z zegarkiem w ręku, czas spędzony nieproduktywnie. Kiedy ktoś się spóźnia, traci czas tych wszystkich którzy się nie spóźnili. Jeśli sześć osób czeka dziesięć minut na siódmą to stracone zostało nie dziesięć minut ale sześć razy dziesięć - cała godzina. Jeśli tolerujesz ludzi którzy się spóźniają to tolerujesz stratę czasu tych wszystkich którzy się nie spóźnili. Niektórzy tracą czas poprzez: (1) powtarzanie tego co już zostało powiedziane, (2) podawanie informacji które nie dotyczyczą danej decyzji (3) używanie krasomównych wyrarzeń i długich zdań (4) robienie przemówień i/albo (5) drobiazgowe przestrzeganie tradycyjnych rytuałów. Więc, ile zebranie zarządowe powinno trwać? Podjęcie decyzji nie powinno zająć więcej niż pięć minut i na zebraniu nie powinno być więcej niż (około) trzech decyzji. To znaczy że zebranie powinno trwać około piętnaście minut. Czy potrafisz ograniczyć zebranie do piętnastu minut? Formalności: Inne zebrania muszą przestszegać ścisłej, procedury. Listę spraw do omówienia zaczyna się zawsze przeczytaniem sprawozdania z ostatniego zebrania, jego formalnym przyjęciem i omawianiem zaległych spraw. Potem sprawy teraźniejszego zebrania są szczegółowo omówione i decyzje są podjęte poprzez wniesienie wniosków i głosowanie. Takie zebrania są konieczne kiedy decyzje mają polityczne konsekwencje lub są kontrowersyjne lub kiedy uczestniczący są przedstawicielami różnych organizacji. Ale na zebraniach zarządowych, te formalności powinno się wyeliminować. Aby zebranie trawło tylko piętnaśś minut, koordynator zebrania zapisuje decyzje na tablicy i pozwala tylko na pięć minut dyskusji przy każdej decyzji. Zupełnie zlikwiduj tradycjonalne formalności. Wypowiedzi: Niektórzy gadają tylko po to aby gadać. Nie zależy im na tym że wszyscy i tak już wiedzą o co chodzi i że te sprawy już były omawiane. Przewodniczący powinien od razu powiedzieć że takie wypowiedzi są jałowe i nie będą mile widziane na zebraniu. Co powinno być zachęcane to: krotkie i zwięzłe omówienie decyzji i jej alternatyw, podanie argumentów za i przeciw, podjęcie decyzji i jej zapisanie. Każda decyzja powinna zająć góra pięć minut, więc ka żdy powinien się tak zwięźlie wypowiedzieć, aby cała dyskusja trwała nie dłużej niż pięć minut. Przewodzenie: Zamiast przewodniczącego, zebranie powinno mieć koordynatora. Koordynator koordynuje zebranie, pilnuje aby czas nie był tracony ale był użyty do podejmowania decyzji zarządowych. Jeśli zebranie ma trwać piętnaście minut, nikt nie powinien siedzieć, oprócz osoby zapisującej podjęte decyzje. Jeśli kszesła są dostępne uczestnikom, to zebranie będzie się przedłużać ponieważ ludziom będzie wygodnie. Usuń wszystkie krzesła z zasięgu uczestników. To samo z podawaniem przekąsek podczas zebrań. Nie podawaj przekąsek ponieważ to zachęca ludzi do przedłużania zebrań. Zamiast przekąsek, zaproś uczestników do restauracji lub stołówki po zakończeniu zebrania. Jeśli wszystko dobrze zrobiłeś/aś, to zebranie trwało tylko piętnaście – dwadzieścia minut i masz dużo czasu na odpoczynek. Zapisy: Tradycyjne zebrania mają sprawozdania z posiedzenia. Jest to drobiazgowy opis wszystkich wypowiedzi podczas zebrania. Są one potrzebne podczas zebrań politycznych, gdzie występują różne odłamy polityczne lub kiedy zbierają się przedstawiciele różnych organizacji. Nie jest ono potrzebne na zebraniach zarządowych. Zebrania zarządowe potrzebują prosty zapis, podający datę, czas zebrania i listę podjętych decyzji. Nie potrzeba zapisywać kto co powiedział. Drobiazgowe opisy nie są potrzebne. Zebranie na którym podjęto cztery decyzje powinno być zapisane na jednej kartce papieru, i opisując te cztery decyzje. Zapis ten powinien być gotowy godzinę po zebraniu i każdy uczestniczący powinien dostać kopię w ten sam dzień. Proste. Podejmowanie Decyzji: Sednem zarządzania jest podejmowanie decyzji na rzacz organizacji. Sednem współuczestnictwa w zarządzaniu jest wkład pracowników przy podejmowaniu tych decyzji. Zebranie to jedna metoda na zachęcanie pracowników. Zebrania powinny być proste, bez formalności, powinny skupiać sie, na decyzjach i powinny być krótkie. Uczestnictwo w niektórych zebraniach, kiedy omawiane są poufne lub drażliwe działania (jak naprzykład wybieranie nowego pracownika lub planowanie wydatków) może być ograniczone. Jeśli jesteś szczery/a i ostrożny/a, i dokładnie obliczysz ile czasu teraz tracisz na zebraniach, zobaczysz wartość prostych i krótkich zebrań. Trudność polega na zerwaniu z tradycją. Jeśli istnieją sprawy które trzeba omówić lub są wiadomości które trzeba rozdać, nie używaj zebrania zarządowego do tego celu. Zwołaj naradę trwająca, np godzinę – albo trzy – aby powiadomić wszystkich na bieżąco i wytłumaczyć wszystko co jest niejasne. Narada może być przeprowadzona w tym samym dniu, lub nie. Dobrze to zorganizuj. Zostaw zebrania zarządowe na podejmowanie zarządowych decyzji. Ponieważ pracownicy nie będą od razu widzieć potrzeby uproszczenia zebrań, użyj te notatki i zorganizuj półdniową naradę na temat współuczestnictwa w zebraniach zarządowych. Przypilnuj aby się odbywało “uczenie się poprzez wykonywanie”. Jest to proste. Proste to nie to samo co łatwe. Prowadzenie zebrań ma wiele przestarzałych tradycji. Ty i twoi pracownicy macie okazję usunąć niepotrzebne praktyki i tym samym poprawić skuteczność. To może nie być proste, ale da potrzebne resultaty Wniosek: Te zmiany powinny zapobiec jękom. ––»«––Prawa autorskie ©1967, 1987, 2007 Phil Bartle
––»«–– |
Strona główna |
Powrót so początku materiału |