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LES RÉUNIONS DE TRAVAIL POUR LA GESTION PARTICIPATIVE
Comment les rendre plus efficaces
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Evelyn Hernandis
révisé par Silke Reichrath
À Gert Lüdeking
Document de formation
Une méthode radicale pour répondre aux grognements
Les grognements :
Si vous parlez d'une réunion, c'est probable que la réponse de votre personnel ne soit pas positive. Votre personnel pensera : « Il y a trop de réunions – Les réunions sont ennuyeuses – Les réunions sont une perte de temps - Les réunions ne servent à rien. »
Souvent, ils ont raison. On perd trop de temps pendant des réunions improductives, mais c'est difficile de changer cette situation.
Comme vous avez décidé d'augmenter la participation du personnel dans la prise des décisions, vous êtes bien placé à changer radicalement la façon dont les réunions se conduisent. Cela vous permettra de renforcer la gestion participative et aidera votre organisation à devenir plus efficace et plus forte.Ce document vise à vous assister à le faire.
Vous pouvez faire des changements si vous prenez un peu de temps à : (1) Évaluer franchement la productivité de réunions de travail courantes, et (2) vous préparer à renoncer à vos suppositions sur la façon dont les réunions devraient se conduire. Vous pouvez considérer les suggestions dans ce document comme peu orthodoxes au début. Mais si vous avez l'esprit ouvert, vous pourrez arriver à vos propres conclusions et à initier les changements nécessaires.
Le but :
Toute réunion doit avoir un but. Examinez soigneusement les réunions auxquels vous assistez et demandez quel est le but de chacune.
Malheureusement, il paraît que beaucoup de réunions soient convoquées parce que :
- le directeur aime parler,
- quelqu’un d'autre aime parler,
- les réunions sont rituelles,
- le personnel veux une pause de son travail régulier,
- quelqu'un veut nous parler d'événements dont on a déjà entendu parler,
- quelqu'un veut donner un rapport oral en lieu de l'écrire ou
- on veut donner l'impression de prendre des décisions.
L'essence de la gestion est la prise des décisions. Si vous songez sérieusement à la gestion participative, vous voulez orienter les observations et l'analyse de votre personnel vers le processus de la prise de décisions.
Une réunion de travail peut être une méthode très efficace pour le faire. Mais pour y arriver, il vous faut décider que le but des réunions est de prendre des décisions. Elles ne devraient avoir aucun autre but.
Si le but d'une réunion est de prendre des décisions, il vous faut la planifier pour ce but. Si vous avez d'autres buts importants, comme la sensibilisation du personnel ou la distribution de certains renseignements au personnel, il faut les remettre à d'autres moments et non pas les inclure dans la réunion de gestion.
Pour une gestion efficace et une organisation solide, il vous faut enlever tous les autres buts de l'ordre du jour et assurer que la seule activité pendant une réunion de gestion soit la prise de décisions, que les gestionnaires et le personnel contribuent à ces décisions et que les décisions soient prises d'une façon efficace et correcte. Vous devez communiquer cela à tout votre personnel et lui expliquer le but des réunions de gestion.
Le temps :
La réunion de gestion ne devrait durer qu'assez de temps pour prendre les décisions. Si elle dure plus que ça, c'est du temps perdu.
Quand vous assistez à une réunion, faites une petite expérience. Utilisant un montre, notez la durée de tous les segments improductifs de la réunion.
Quand une personne arrive à la réunion en retard, il/elle fait perdre du temps à tous ceux qui sont arrivés à temps. Si six personnes attendent la septième pendant dix minutes, c'est n'est pas une perte de dix minutes mais de six fois dix minutes ; c'est une perte d'une heure. Si vous est tolérant à l'égard de ceux qui arrivent en retard, vous supportez la perte de temps de ceux qui arrivent à temps.
Il y a des personnes qui causent une perte de temps parce qu'elles :
- répètent ce qui a déjà été mentionné,
- ajoutent de l'information qui n'est pas pertinente,
- utilisent beaucoup de phrases d'un style fleuri et redondant,
- corrigent des erreurs insignifiantes qui n'affectent pas la décision discutée,
- font des discours (donnent un spectacle pour la galerie) et
- suivent le protocole à la lettre.
Combien de temps devrait se passer pendant une réunion de travail ? Une décision ne vous devrait pas prendre plus de cinq minutes et on ne devrait pas prendre plus de trois décisions (plus ou moins) pendant une réunion. Cela veut dire qu'une réunion devrait durer une quinzaine de minutes.
Pouvez-vous organiser une réunion qui dure quinze minutes ?
Les formalités :
Les réunions pour d'autres buts normalement suivent une procédure très stricte.
L'ordre du jour commence avec la lecture et l'approbation du compte rendu de la réunion antérieure et continue par les affaires qui résultent du compte rendu. Puis, tous les points du programme se discutent en détail et les décisions se prennent par des motions proposées par une personne, appuyées par quelqu'un d'autre et mises au vote.
Ces réunions sont utiles quand les décisions sont très politiques ou controversées et quand les participants représentent des organisations différentes et concurrentes. Mais, dans une réunion de gestion, ces formalités sont inutiles et se devraient éliminer. Si une réunion va durer quinze minutes et qu'il faut prendre cinq décisions, le coordinateur devrait donne la liste des décisions sur un tableau et permette seulement cinq minutes de discussion pour chaque décision.
Éliminez complètement les formalités traditionnelles.
La façon de parler :
Il y a des gens qui aiment parler pour ne rien dire. Peu importe que tout le monde connaît déjà leur point de vue ou leurs arguments.
Le coordinateur de la réunion devrait faire comprendre que de tels discours sont improductifs et indésirables pendant les réunions de gestion.
Ce qui est désirable et encouragée est une brève discussion de la décision, de ces alternatives et des avantages de chaque alternative. Puis la décision est prise et notée. Chaque décision doit prendre cinq minutes et chaque intervenant doit limiter ses paroles pour que toutes les interventions prennent seulement cinq minutes.
Chairs et chaises :
Le mot anglais chairman (président d'une réunion) est d'origine du Moyen Âge (vers 1200 ap. J-C). Pendant les réunions du roi féodal et son conseil, le roi était le seul à avoir un fauteuil et le mot chairman était un euphémisme pour le roi, qui avait une autorité absolue pendant les réunions. Les autres, assis par terre sur des tabourets ou des tapis, étaient toujours d'accord avec tout ce que disait le roi s'ils désiraient vivre.
De nos jours, beaucoup de monde continuent d'utiliser le mot, mais d'une façon non sexiste, donc ils emploient chair ou chairperson pour la personne qui préside la réunion, surtout si c'est une femme (souvent on continue d'employer chairman si c'est un homme). Dans les réunions de gestion, il faut éliminer le mot et ses dérivés entièrement.
Pendant la réunion, il faut un coordinateur de la réunion. Le coordinateur (ou la coordinatrice) coordonne la réunion et assure qu'on ne perd pas de temps et que la réunion soit utilisée uniquement pour prendre des décisions de gestion.
Si la réunion dure seulement quinze minutes, il n'est pas nécessaire de fournir des chaises pour les participants, y compris le coordinateur. La personne qui prend les notes peut être assise mais non pas les autres. Si il y a des chaises, les participants se trouvent trop à l'aise pendant la réunion et se mettent à prolonger la situation en parlant trop ou en introduisant des formalités. Enlevez toutes les chaises de la réunion.
On peut dire la même chose sur les rafraîchissements pendant les réunions. Ne fournissez pas de rafraîchissements. Ils rendent les réunions plus longues. Au lieu des rafraîchissements, invitez tout le monde à la cafétéria, au restaurant ou au bar après la réunion.
Si tout est allé bien, la réunion aura pris seulement quinze ou vingt minutes et il y aura donc beaucoup de temps pour prendre des rafraîchissements.
Les notes :
Dans les réunions traditionnelles, on produit des comptes rendus. Ceux-ci sont des descriptions minutieuses de tout ce qui s'est passé pendant la réunion.
Le compte rendu est nécessaire pendant des réunions politiques et publiques où il y a de divers factions et où les participants représentent des organisations différentes. Dans ces situations, il peut être nécessaire de prendre des notes sur qui a dit quoi. Ce n'est pas nécessaire pendant les réunions de gestion.
Ce qu'il faut, c'est un rapport de réunion très simple, comme un rapport d'une excursion, qui porte le jour et le temps de la réunion et une liste des décisions prises. Il n'est pas nécessaire d'écrire qui a dit quoi. Des détails ne sont pas nécessaires. Une réunion pendant laquelle on a pris quatre décisions doit résulter en un rapport, sur une feuille de papier, qui donne une liste des quatre décisions prises par les participants. Ce rapport doit être fini une heure après la réunion et être distribué aux participants le même jour.
Très simple.
La prise de décisions :
L'essence de la gestion est la prise de décisions pour l'organisation. L'essence de la gestion participative est la contribution du personnel à cette la prise de décisions.
Une réunion est une méthode pour encourager ces contributions. Les réunions devraient être simples, sans formalités, courtes et concentrées sur les décisions.
Quelques décisions, comme la sélection d'un nouveau membre du personnel ou la mise au point du budget, ne seront pas à la portée de tous les membres du personnel. Les réunions devraient avoir des coordinateurs, non pas des présidents, et les participants ne devraient pas utiliser des chaises.
Si vous êtes honnête et minutieux et vous prenez note de combien de temps se perd dans des réunions courantes, vous verrez la valeur des réunions simples et dédiées à la prise des décisions. La difficulté est de rompre avec la tradition et mettre l'idée en oeuvre. S'il y a des questions qu'il faut discuter à fond ou des renseignements détaillés qu'il faut donner aux membres, n'abusez pas des réunions pour le faire. Organisez un atelier qui dure le temps nécessaire – une heure ou trois –à transmettre les renseignements ou sensibiliser le personnel.
Vous pouvez le faire le même jour ou un autre jour. Organisez-le de manière professionnelle. Assurez que les réunions de gestion soient seulement pour la prise de décisions.
Puisque les membres du personnel ne comprendront pas ces questions et le besoin de simplifier les réunions de gestion de façon automatique, utilisez cette page pour produire un document à distribuer et organisez un atelier d'un demi-jour pour partager les principes des réunions dans la gestion participative. Assurez-vous qu'il y ait beaucoup de possibilités d'apprendre en faisant dans votre atelier sur les réunions.
C'est très simple. Simple ne veut pas dire facile.
Il y a beaucoup de suppositions et de traditions qui déterminent comment s'organisent les réunions de travail. Vous et votre personnel avez la possibilité d'enlever les traditions et d'augmenter l'efficacité.
Ce n'est pas facile, mais il produira des résultats désirés et nécessaires.
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Une réunion :
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