Tweet
Prevodi:
'العربية / al-ʿarabīyah
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Ostale strane
Moduli
Mapa sajta
Ključne reči
Kontakt
Korisni dokimenti
Korisni linkovi
Sadržaji:
Sadržaji:
Sadržaji:
Sadržaji:
SASTANCI U PARTICIPATIVNOM MENADŽMENTU
Uvećanje njihove efikasnosti kroz učešće osoblja
napisao Fil Bartl dr sci.
prevod Daliborka Drinić
Posvećeno Gert Lideking
Priručnik za obuku
Radikalni način za otklanjanje gunđanja
Gunđanja:
Ukoliko, tokom opuštenog razgovora, postavite pitanje "sastanaka", često ćete dobiti gunđajući odgovor. Ljudi će pomisliti: "Previše sastanaka," - "Sastanci su dosadni," - "Na sastancima samo gubimo vreme," - "Sastanci su besmisleni." Često su i u pravu. Trošimo previše beskorisnog vremena na sastanke, a i dalje ne želimo da nešto uradimo po tom pitanju.
Kao deo vašeg programa za uvećanje učešća osoblja u organizacionom odlučivanju, nalazite se u odličnom položaju da uvedete radikalne promene u pogledu načina na koji se sastanci odvijaju, a tako povećavate participativni menadžment i pomažete organizaciji da postane efikasnija i jača. Ovaj dokument vam pruža smernice kako da to postignete.
Promenićete stvari ukoliko vreme provedete: (1) pažljivo ocenjujući do čega sastanci danas dovode, i (2) pripremajući se da odbacite mnoge pretpostavke u pogledu načina na koji se sastanci odvijaju.
Predlozi dati u ovom dokumentu mogu vam se u početku činiti neobičnim, ali ukoliko otvorite vaš um, umesto da ga zatvorite, moći ćete da dođete do sopstvenih zaključaka i uvedete neophodne promene.
Svrha:
Ne treba održavati sastanak ukoliko ne postoji razlog. Ukoliko pažljivo pogledate sastanke kojima danas prisustvujete, zapitajte se koja bi bila svrha svakog od njih.
- da šef čuje sebe kako govori,
- da drugi čuju nju/njega kako govori,
- da se obavi niz praznih običaja,
- da se članovi osoblja odvoje od svog redovnog posla,
- da se čuju vesti o događajima koje su već poznate,
- da se saslušaju usmeni izveštaji ljudi koji su ih trebali dostaviti napismeno, ili
- da samo daju privid kako su donete neke odluke
Suština menadžmenta je donošenje odluka. Ukoliko ste ozbiljni u pogledu participativnog menadžmenta, želećete da uključite zapažanja i analize članova osoblja u proces menadžerskog odlučivanja. Sastanci mogu predstavljati veoma efikasan mehanizam za to. Kako bi se to ostvarilo, morate doneti odluku da svrha menadžerskih sastanaka bude odlučivanje. To treba da bude njihova jedina svrha.
Ukoliko je svrha menadžerskih sastanaka odlučivanje, onda ih morate i konstruisati za odlučivanje. Ukoliko imate druge prave razloge, poput podizanja svesti ili da obezbedite kako su određene informacije saopštene članovima osoblja, učinite to na drugom sastanku, a ne na sastanku menadžmenta.
Ukoliko želite da imate efikasan menadžment i jaku organizaciju, morate se pobrinuti da sve ostale svrhe budu izuzete i da se vaši sastanci menadžmenta sazivaju isključivo za donošenje odluka, da obezbedite da menadžeri i osoblje unesu svoje udele u te odluke, kao i da donošenje odluka bude efikasno i precizno.
To morate saopštiti celom osoblju, kao i svrhu sastanaka menadžmenta.
Vreme:
Sastanak menadžmenta treba da traje samo onoliko koliko je potrebno za odlučivanje. Svako vreme preko toga predstavlja izgubljeno vreme.
Kada prisustvujete sastancima, uradite sami jednu malu procenu. Uz merenje vremena, izmerite sve delove sastanka koji su neproduktivni. Kada neko zakasni, on/ona potrošili su vreme svih onih koji su došli na vreme. Ako šest osoba čeka deset minuta sedmu osobu, oni nisu izgubili vreme od deset minuta, već šest puta deset minuta; tj. jedan sat. Ako tolerišete kašnjenje ljudi, onda tolerišete i vreme koje su izgubili oni koji su došli na vreme.
- ponavljajući ono što je več rečeno,
- pružajući informacije koje nisu relevantne za predmetnu odluku,
- koristeći slikovite izraze i suvišne formulacije,
- ispravljajući beznačajne greške koje ne utiču na predmetnu odluku,
- držeći govore (sa tribina), i/ili
- obavljajući protokolarne radnje koje troše vreme.
Dakle, koliko dugo treba da traje sastanak menadžmenta? S obzirom da donošenje odluke ne treba da traje duže od pet minuta, a ne bi trebalo da se odlučuje o više od tri odluke (plus/minus dve), to znači da sastanak treba da traje oko petnaest minuta. Možete li ograničiti sastanak na to vreme?
Formalnosti:
Sastanci za ostale svrhe obično imaju strogu proceduru. Dnevni red započinje čitanjem i usvajanjem prethodnih zapisnika, a potom se prelazi na poslove koji su proizašli iz tih zapisnika. Zatim se se detaljno raspravlja o dnevnom redu i donose se odluke tako što neko stavi predlog, potom se on podržava, a onda svi glasaju za njega.
Takvi sastanci su korisni kada su razmišljanja krajnje politička ili sporna, i kada učesnici predstavljaju različite i takmičarske organizacije.
Za sastanak menadžmenta, takva formalnost je disfunkcionalna i ona treba da se eliminiše. Kako bi sastanak trajao samo petnaest minuta, a na njemu donete tri odluke, koordinator sastanka ih može staviti na tablu i dozvoliti samo pet minuta za donošenje svake odluke.
Potpuno eliminišite uobičajene formalnosti.
Pričanje:
Neki ljudi prosto vole da čuju sebe kako govore na sastancima. Njima nije važno to što svi već znaju u šta veruju i što su već čuli argumente. Koordinator sastanka mora da razjasni kako su takvi govori antiproduktivni i nisu dobrodošli na sastancima menadžmenta.
Ono što je dobrodošlo i što se podstiče jeste jasno i kratko iznošenje odluke i njenih alternativa, razloge zbog kojih se treba ovako ili onako odlučiti, kao i donete i zapisane odluke.
Ukupno dozvoljeno vreme za svaku odluku mora biti pet minuta, i svako ko govori mora ograničiti svoje vreme kako bi sve ostale izjave mogle trajati u okviru pet minuta.
Predsedavanje:
Engleska reč "chairman" (prim.prev.: u doslovnom prevodu reč bi glasila "čovek sa stolicom") dolazi nam iz srednjeg veka (oko 1200 godine n.e.) kada bi se sastajali feudalni vladar i njegov savet. Jedino je vladar imao stolicu, a "chairman" je bio eufemizam za vladara koji je imao potpunu kontrolu nad sastankom. Ostali, koji su sedeli na zemlji, panjevima ili prostiračima, da bi sačuvali glave na ramenima, morali su uvek da se slažu sa onim što je vladar govorio.
Danas, mnogi pokušavaju da i dalje zadrže reč "chairman", uz modifikacije prema rodu, koristeći pojmove "chair" (stolica) ili "chairperson" (osoba koja predsedava), naročito kada je u pitanju žena (a vraćajući se osnovnom pojmu - chairman - kada predsedava muškarac). Kada su u pitanju sastanci menadžmenta, moraju se potpuno ukloniti iz primene ova reč, kao i iz nje izvedene reči.* Prim. prev.: U srpskom jeziku koristi se reč "predsedavajući", odnosno "predsedavajuća" i znači onaj koji predsedava radom nekog tela, organizacije, skupštine ili slično. ("Rečnik srpskog jezika" Matice srpske)
Ono što je sastanku potrebno, to je "koordinator sastanka". Koordinator sastanka koordiniše sam sastanak, brine se o uštedi vremena, kao i da se ono troši samo na donošenje izvršnih (menadžerskih) odluka.
Ukoliko sastanak traje samo petnaest minuta, ne bi trebalo da bude slobodnih stolica za bilo kog učesnika, uključujući i koordinatora. Jedino sekretarica ili pomoćno osoblje koje je zaduženo za uzimanje beleški o donetim odlukama može imati stolicu, i niko drugi. Ukoliko učesnici imaju stolice, na sastanku se osećaju udobno i automatski pronalaze načine, kao što je previše pričanja ili previše formalnosti, koji će produžiti njihov osećaj komfora. Oduzmite stolice svim učesnicima na sastancima menadžmenta.
Isto se može reći i za nuđenje osveženja tokom sastanka. Ne nudite nikakva osveženja. Ovo podstiče da sastanak traje duže. Umesto toga, posle sastanka pozovite sve u kafeteriju, restoran ili bar. Ukoliko je sve urađeno ispravno, sastanak će trajati samo petnaest ili dvadeset minuta, tako da će biti dovoljno vremena i za osveženje.
Zapisnici:
Na običnim sastancima vode se zapisnici. To su detaljni opisi izgovorenih reči tokom sastanka. Oni mogu imati svrhu na političkim i javnim sastancima gde postoje različite frakcije i učesnici predstavljaju različite organizacije. Tokom takvih sastanaka može biti neophodno posedovati pisani trag o tome šta je ko izgovorio.
Za sastanke menadžmenta nisu potrebni zapisnici, već izveštaji o sastanku, jednostavni kao pismeni rad sa izleta, sa datumom i vremenom održavanja sastanka i spiskom donetih odluka, bez navođenja toga ko je šta rekao i bez detalja. Sastanak sa četiri odluke treba da bude propraćen izveštajem, na jednoj strani, u kom su navedene četiri odluke koje su doneli učesnici. Taj izveštaj treba da bude konačan u roku od sat vremena po završetku sastanka i podeljen učesnicima istoga dana.
Jednostavno.
Odlučivanje:
Suština menadžmenta jeste donošenje odluka za organizaciju. Suština participativnog menadžmenta jeste udeo osoblja prilikom donošenja tih odluka.
Jedan mehanizam za podsticanje tog udela jeste sastanak. Sastanci treba da budu jednostavni, bez formalnosti, usmereni samo na odluke i kratki. Neke odluke, poput izbora novog člana osoblja ili donošenja budžeta, kao i nekih posebnih poverljivih ili osetljivih aktivnosti, možda ne budu javne za sve članove osoblja. Sastanci treba da budu koordinisani, a ne da se njima predsedava, i da učesnici ne sede na stolicama.
Ukoliko ste iskreni, pažljivi i cenite vreme utrošeno na sastancima, uvidećete vrednost sastanaka koji su jednostavni i usmereni na odlučivanje. Poteškoća tada leži u raskidu sa običajima i prostom delovanju.
Ne koristite sastanak za pitanja koja se moraju apsorbovati i informacije koje se moraju detaljno saopštiti članovima. Umesto toga, postavite kratku radionicu, koja će trajati koliko god je to potrebno, - npr. sat ili tri, - kako biste preneli informacije ili podigli svest. To se može učiniti u istom danu, ili nekog drugog dana. Učinite to na profesionalan način. Ostavite sastanke menadžmenta samo za donošenje menadžerskih odluka.
S obzirom da članovi osoblja neće odmah razumeti ova pitanja, kao i potrebu da se sastanci menadžmenta pojednostave, iskoristite ovo za kreiranje priručnika i postavljanje radionice za pola radnog vremena kako biste saopštili principe participativnog menadžmenta na sastancima. Obezbedite u tim radionicama dosta časova "učenja kroz delovanje". Jednostavno je. Jednostavnost nije isto što i lakoća.
Postoji mnogo besmislenih pretpostavki i običaja koji se primenjuju u načinu na koji se sastanci odvijaju. Vi i vaše osoblje imate priliku da uklonite običaje i pridodate efikasnost.
To možda neće biti lako, ali će dovesti do željenih i potrebnih rezultata.
––»«––
Sastanak:
 |