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会议中的参与式管理
通过员工的参与来提高效率
作者 菲尔 巴托博士
卢洋 译
献给 Gert Lüdeking
训练手册
平息抱怨的彻底的方法
抱怨:
如果在一个轻松的讨论中，您提出“会议”这个话题时，你时常会听到人们的抱怨。人们认为： ”有太多的会议“，“无聊的会议”，“浪费时间的会议”，“无用的会议”，确实。我们浪费太多时间在低效率的会议上，但我们却都不愿意对此作出改进。
你作为在增加工作人员参与组织决策的的方案中的一部分，你在的位置可以很好的让会议发生一些根本性的变化。这样一来，你可以提高参与式管理的效率，并帮助你的组织变得更有效、壮大。本文旨在指导你如何达到这个目的。
如果你花一些时间，你可以作出一些改变： 首先，仔细评估今天的会议有什么成果，其次，抛开许多如何，怎样开会的假设。
在本文件中的建议可能开始听起来有些新意，但如果你以开放的心态对待它们，你将拥有自己独特的见解，并对自己以前的方案作出必要的修改。
目的：
不要开没有目的的会议。如果你仔细观察现在出席的会议，你可以考虑这个会议的目的。
- 让上司自己听到自己讲话，
- 让其他人听到上司的讲话，
- 采取了一系列的形式上的过场，
- 让工作人员离开他们的日常工作，
- 讨论我们已经知道的事情，
- 听取应该是书面报告的口头报告，或
- 让会议看上去作出了一些决定
管理的本质是要作出决定。如果你对参与和管理很认真，你会要把工作人员的观察和分析融入到管理决策的进程中去。会议可以是一种来达到这一点的非常有效的方式。要做到这一点，你必须明确会议的目的是作出决定。它不应有任何其他目的。
如果一个管理会议的目的是作出决定，你就必须按照这个目的去安排会议。如果您有其他合理的目的，如提高认知，或确保具体的资料被分发给了工作人员，那么，这些事情应该在其他的场合，而不是在管理会议上。
如果你想有有效的管理和强大的组织，你必须确保没有其他目的，而且你的管理会议只是为了作出决定，确保管理人员和工作人员能对这些决定提出自己的见解，并确保做决策过程是高效率和准确的。
您需要告诉所有工作人员管理会议的目的是作出决策。
时间：
管理会议的时间只是为了作出决策。不应该浪费在任何其它事情上 时间。
当你参与会议时，你应该做一些对自己的评价。用计时手表，记录所有没有必要的会议的时间。当有人迟到时，对他说，他浪费了所有准时到达的人的时间。如果六个人为第七个人等了十分钟，第七个人没有浪费十分钟，而是浪费了一个小时。如果你对迟到的人很是“谅解”，那么你也是在浪费所有按时到达的人的时间。
- 重复已经陈述过的事情，
- 添加与当前决定不相关的信息，
- 使用多余的辞藻，
- 修改对当前决定无关紧要的错误，
- 做无用的演讲，
- 遵循耗时的形式。
因此，管理会议应该多长时间呢？它不应该需要超过五分钟去做出一个决定，而且一次不应作出超过三项决定。这意味着会议应约十五分钟长。你能把会议限制在十五分钟之内吗？
礼节：
对其他目的会议通常有严格的程序规定。会议从阅读并接受以往的记录开始，进而到和记录会议相关的内容。然后对此进行详细的讨论，并作出决定。一个人作出一项提议，当它被第二个人同意后，全体进行表决。
这种会议在讨论具有高度政治性的或有争议的话题时很有用。与会者代表不同的，相互竞争的机构。
对于一个管理会议来说，这种形式是没有用的，不应采用。一次十五分钟的会议将作出三个决定，会议协调员可以将它们写在黑板上，并只允许五分钟去作出每个决定。
完全去除没有意义的礼节。
讲话：
有些人喜欢在会议中听自己说话。这个对与参加会议的人没有意义，因为他们每个人都已经知道情况，并听取到了论点。会议协调员应明确表示，这种发言是没有效率的，将不会让此人继续参加会议。
那些可以简要说明原因，并针对要作出的决定提出见解的人是受到欢迎的。
允许每一项决定只有五分钟，任何发言人都必须限制他的时间，使决定可以在五分钟之内作出。
主持：
“会议主席”这一概念出自中世纪（约公元1200），当时封建国王和他的理事会举行会议。只有国王有椅子，“会议主席”是一种委婉的说法，国王已经完全控制了会议。其他人坐在地上，粪便或地毯上，为了保住自己的性命，他们总是会同意国王说的。
现在有些人试图继续使用这个词，但似乎是希望两性平衡，以便利用“chair”或“chairperson”，尤其是主席是女士（通常恢复到“chairman”，当主席是男士时） 。在管理会议上，我们需要避免使用这些词汇。
会议真正需要的是“会议协调员“。会议协调员确保会议秩序井然，不浪费时间，而且只用于决策执行。
如果会议只是十五分钟长就不应有椅子让任何人坐，包括协调员。秘书或记录的工作人员可以坐着，但其他人不应该坐着。如果给所有与会者提供椅子，他们会感到太舒服，并自动寻找途径，如谈论太多或变得过于正规。所以应该不提供给与会者任何椅子。
同样，有些人会提议在会议时提供茶点。我们不应该提供茶点。提供茶点会让管理会议变得更长。相反，应该在会议结束后结束，邀请大家到餐厅或酒吧。如果是这样做的话，会议将只有十五到二十分钟，所以大家会有足够的时间品尝茶点。
记录：
在正式的会议中，记录应该备案，保存。这些详细记录会议当场的情况。它们可能在政治和公共会议有用，当不同的派别和与会者代表不同的组织发言时。这种情况是有必要做详细的书面记录关于谁说了什么。
这对管理会议是没有必要的。现在需要的是会议报告，一个简单的报告包括会议日期和时间，及作出的决定。谁说什么是没有必要记录的。细节并不需要。有四个决定的会议应该需要一张纸的报告，记录四个有与会者作出的决策。会议报告应在会议结束后一个小时内完成，并在当天发给与会者。
记录应该做到简洁明了。
作出决定：
管理的本质是为机构作出决策。参与式管理的实质是在决策过程中听取员工的建议。
会议是一个鼓励员工提出建议的机制。会议形式应该简洁，集中在决策上，并且很短。一些决定，如选择新的员工，或最后预算，以及一些机密和敏感的决策，并不需要开放给所有员工。会议应被协调，而不是被主持，与会者不应坐下。
如果你是正直和认真的人，评估多少时间浪费在正在举行的会议上时，你将会看到的会议的本质是简洁并侧重于决策的价值。困难之处在于打破传统的束缚。
如果你认为需要反复考虑一些问题，给予与会者传达详尽的信息，那你就不应该误用会议的机会。相反，如果需要，你应该组织一个短期研讨会来传达信息或提高员工认识度，如一或三个小时。这是在同一天，或几天完成。你应该将管理会议局限在管理决策中。
因为员工不会自己去理解这些问题和需要简化管理会议的原因，你可以以此来举办一个半天的研讨会，探讨和传授参与式管理的重要性。确保有大量的“边做边学 ”的员工会在你的会议中。这很简洁，但是简洁并不等同于简单。
针对如何召开会议，人们会有许多不切实际的假设和传统做法。你和你的员工现在有机会摒弃这些呆板的低效率的做法，并提高会议的效率。
这也许不那么容易，但是这会产生很好的效果。
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会议：
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