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RIUNIONI NELLA GESTIONE PARTECIPATIVA
Accrescere la loro efficacia attraverso la partecipazione del personale
di Phil Bartle, PhD
tradotto da Sara Rancati
Dedicato a Gert Lüdeking
Materiale formativo
Un metodo radicale per eliminare le lamentele
Lamentele:
Se durante una discussione rilassata si solleva la questione delle "riunioni" molto spesso la reazione è un coro di lamentele. Le persone pensano: "Troppe riunioni" - "Riunioni noiose" - "Perdita di tempo" - "Riunioni inutili". Il più delle volte hanno ragione. Sprechiamo molto tempo in riunioni improduttive, eppure non facciamo niente a riguardo.
Come parte del vostro programma finalizzato all'accrescimento della partecipazione del personale nel processo decisionale, vi trovate in una posizione ottimale per apportare dei cambiamenti radicali al modo in cui le riunioni sono condotte, cogliendo l'opportunità di aumentare la gestione partecipativa ed aiutare la vostra organizzazione ad essere più forte ed efficace. Qesto documento vuole essere una guida al raggiungimento di questi obiettvi.
Si possono fare dei cambiamenti se si dedica un po' di tempo a: (1) valutare con attenzione cosa producono le riunioni attualmente e (2) essere pronti ad abbandonare molte convinzioni sul come condurre le riunioni.
I suggerimenti di questo documento potranno sembrare poco ortodossi in un primo momento, ma se li si affronta con una mentalità aperta, non vuota, potrete arrivare alle vostre conclusioni ed apportare i necessari cambiamenti.
Scopo:
Non si dovrebbero tenere riunioni se non esiste uno scopo. Presta attenzione alle riunioni a cui partecipi di solito e chiediti qual'è il loro scopo.
- lasciare che il capo ascolti il suo monologo,
- lasciare che qualcun'altro ascolti il proprio monologo,
- compiere una serie di rituali vuoti,
- allontanare il personale dal loro lavoro abituale,
- ascoltare notizie riguardanti eventi che abbiamo già sentito,
- ascoltare relazioni orali da parte di persone che avrebbero dovuto scriverle, o
- far sembrare che si stanno prendendo alcune decisioni
L'essenza del management è prendere decisioni. Se si è seri riguardo alla gestione partecipativa, è bene incanalare osservazioni ed analisi dei membri dello staff nel processo decisionale. Le riunioni possono essere uno strumento molto efficace a questo proposito, e affinché questo accada occorre stabilire che lo scopo dei meeting di management è prendere decisioni. Non dovrebbero esserci altri scopi.
Se il fine ultimo è prendere decisioni allora le riunioni andranno modellate intorno a questo scopo. Se si hanno degli altri scopi validi, come ad esempio mettere lo staff a conoscenza di una particolare situazione o assicurarsi che informazioni specifiche vengano distribuite a tutti, ciò va fatto in un altro contesto, non in una riunione di management.
Per avere una gestione efficace ed un'organizzazione forte bisogna assicurarsi che tutti gli altri scopi vengano rimossi, e che le riunioni vengano organizzate solo per prendere decisioni, in modo da assicurarsi che i dirigenti e il personale abbiano voce in capitolo e che le decisioni vengano prese in modo efficace ed accurato.
Ciò va comunicato a tutto il personale, che deve essere informato anche sullo scopo delle riunioni di gestione.
Tempo:
Una riunione di management dovrebbe durare soltanto il tempo necessario a prendere delle decisioni. Tutto il tempo eccedente questo scopo è tempo sprecato.
Quando si partecipa ad una riunione si dovrebbe fare questa piccola valutazione: misurare con un cronometro la durata di tutti i segmenti improduttivi della riunione. Quando qualcuno arriva in ritardo, quella persona fa perdere tempo a tutti coloro che sono arrivati in orario. Se sei persone aspettano dieci minuti per una settima persona, sono 10 per 6 (quindi 60) i minuti sprecati. Essere tolleranti su questo tipo di ritardo significa apporvare lo spreco del tempo di chi invece è puntuale.
- ripetendo ciò che già è stato detto,
- aggiungendo informazioni che non sono rilevanti alla decisione in questione,
- usando espressioni inutilmente ridondanti,
- correggendo errori ininfluenti che non riguardano la decisione in questione,
- facendo discorsi (a volte pomposi o prolissi), e/o
- facendo un uso del protocollo che fa perdere tempo.
Allora quanto dovrebbe durare una riunione? Non dovrebbero servire più di cinque minuti per prendere una decisione, e non dovrebbero essereci più di tre decisioni da prendere (da una a cinque va bene). Ciò significa che una riunione dovrebbe durare circa quindici minuti. È possibile contenere una riunione in quindici minuti di tempo?
Formalità:
Le riunioni per altri scopi hanno solitamente una procedura molto rigida. L'ordine del giorno inizia col leggere e accettare i verbali delle riunioni precedenti, e continua con le questioni che ne sorgono. Successivamente l'ordine del giorno viene discusso in dettaglio e le decisioni vengono prese quando qualcuno fa una mozione: questa viene appoggiata e poi tutti la votano.
Queste riunioni sono utili quando le decisioni sono prettamente politiche o contestate, e quando i partecipanti rappresentano organizzazioni diverse ed in competizione.
Questa procedura non è funzionale ad una riunione di management e andrebbe eliminata. Se si vuole che la riunione duri solo quindici minuti dovrebbero esserci soltanto tre decisioni da prendere. Il coordinatore dovrebbe elencarle alla lavagna e concedere solo cinque minuti per ognuna.
Eliminare completamente le formalità tradizionali.
Parlare:
Alcune persone amano ascoltarsi mentre parlano in una riunione. A loro non importa se tutti sanno già cosa pensano e hanno già sentito quei ragionamenti in precedenza. Il coordinatore della riunione dovrebbe mettere in chiaro che quel tipo di discorsi è improduttivo e non gradito.
Ciò che è gradito, e addirittura incoraggiato, è che si esprimano chiaramente e brevemente la decisione e le alternative, le ragioni per le quali si dovrebbe adottare una soluzione piuttosto che un'altra, e che la decisione sia presa e messa a verbale.
Il tempo totale da dedicare ad ogni decisione dovrebbe essere di cinque minuti, e tutti dovrebbero contenersi negli interventi attenendosi a questo limite.
Presiedere:
La parola "chairman" ("presidente" in inglese) risale al Medioevo (circa 1200 DC), quando il re feudale ed il suo consiglio si riunivano. Solo il re aveva una sedia ("chair"), e "chairman" era un eufemismo poiché il re aveva pieno controllo sulla riunione. Gli altri, che erano seduti per terra, su sgabelli o tappeti, se tenevano alla propria testa erano sempre d'accordo con il re.
Molti ancora usano quel termine, ma per cercare di non sembrare sessisti usano "chair" o "chairperson", specie se chi occupa quella posizione è una donna (ma si dice comunque "chairman" se è occupata da un uomo). Durante le riunioni di management è bene rimuovere completamente questo termine ed i suoi derivati.
Una riunione ha bisogno di un coordinatore. Egli ha il compito di assicurare la coordinazione del meeting e che il tempo non venga perso, ma usato per prendere delle decisioni esecutive.
Se una riunione dura soltanto quindici minuti allora non ci dovrebbero essere posti a sedere per nessuno dei partecipanti, incluso il coordinatore. Il/la segretario/a o personale di supporto che deve prendere appunti dovrebbe essere l'unico a poter usare una sedia. Se i partecipanti possono sedersi si metteranno comodi, cominciando a escogitare modi per prolungare questo comfort, ad esempio parlando a lungo o diventando troppo formali. Meglio dunque rimuovere tutte le sedie durante le riunioni di management.
Lo stesso vale per il rinfresco offerto durante la riunione. Non offrire nessun ristoro. Questo incoraggia le riunioni a durare di più. E' meglio invitare tutti alla mensa, al ristorante o al bar, alla fine della riunione. Se condotta nel modo giusto la riunione durerà solo quindici o venti minuti, quindi rimarrà abbastanza tempo per godersi un momento di ristoro.
Documenti:
Normalmente durante le riunioni vengo redatti dei verbali. Questi contengono trascrizioni dettagliate di ciò che viene detto durante la riunione, che possono essere utili nelle riunioni politiche o pubbliche, dove ci sono diverse fazioni ed i partecipanti rappresentano diverse organizzazioni. In questi casi potrebbe essere necessario avere una documentazione scritta di chi ha detto cosa.
Ciò non serve per il nostro tipo di riunioni. Serve invece una relazione del meeting, semplice come quella di un'escursione, che riporti la data e l'ora della riunione e ne elenchi solo le decisioni prese. "Chi ha detto cosa" non è necessario. Non servono i dettagli. Una riunione in cui vengono prese quattro decisioni dovrebbe avere una relazione di una sola pagina che elenchi le decisioni prese dai partecipanti. Questa relazione dovrebbe essere redatta entro un'ora dalla fine della riunione e distribuita ai partecipanti nello stesso giorno.
Semplice.
Prendere decisioni:
L'essenza del management è prendere decisioni per l'organizzazione. L'essenza della gestione partecipativa è il contributo del personale nel prendere queste decisioni.
Le riunioni sono uno dei meccanismi per incoraggiare questo contributo. Dovrebbero essere semplici, senza formalità, dovrebbero essere incentrate solo sulle decisioni ed essere brevi. Alcune decisioni, come la scelta di un nuovo membro del personale o la chiusura di un budget, oppure alcune informazioni riservate, possono rimanere celate ad alcuni membri del personale. Le riunioni dovrebbero essere coordinate, non presiedute, ed i partecipanti non dovrebbero sedersi.
Se si è attenti ed onesti e si valuta quanto tempo viene sprecato nelle riunioni attuali, si riconoscerà il valore del rendere le riunioni semplici e incentrate sul prendere decisioni. La difficoltà sta nel rompere le tradizioni ed implementare questo metodo.
Se ci sono questioni che hanno bisogno di essere assimilate, o informazioni che devono essere date in modo dettagliato al personale, non è il caso di servirsi di una riunione. E' meglio invece organizzare un gruppo di lavoro per il tempo necessario -ad esempio un'ora o tre- a trasmettere queste informazioni o ad aumentarne la consapevolezza. Ciò può essere fatto nello stesso giorno, o in un altro. Il tutto va fatto in modo professionale. È meglio lasciare che le riunioni di management si concentrino solo nel prendere decisioni esecutive.
Poichè i membri del personale non capiranno automaticamente la necessità di semplificare le riunioni e i cambiamenti che questa comporta, si può usare un testo come questo per preparare un foglio illustrativo ed organizzare un laboratorio di mezza giornata per impartire i principi della gestione partecipativa nelle riunioni. Assicurarsi che durante il vostro laboratorio sulle riunioni ci siano diverse sessioni in cui si "impara facendo". È semplice. Ma semplice non vuol dire facile.
Ci sono molte preconcetti e tradizioni sconsiderate su come le riunioni andrebbero condotte. Voi ed il vostro personale avete l'opportunità di cambiare la tradizione ed aggiungere efficacia.
Potrà non essere facile, ma produrrà risultati desiderati e necessari.
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Una riunione:
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