Tweet
اللغات المترجم اليها
'العربية / al-ʿarabīyah
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
صفحات أخرى:
وحدات التّدريب
خريطة الموقع
الكلمات الرّئيسية
إتّصل بنا
ملفات الاستخدام
روابط مفيدة
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
المحتويات:
الاجتماعات في الإدارة القائمة على المشاركة
زيادة فعاليتهم من خلال مشاركة العاملين
للكاتب فيل بارتيل, حاصل على الدكتوراه
ترجمة:د.داليا مجيد الكعبي
الاهداء الى غيرت لودينغ
كتيب التدريب
اسلوب جذري لازالة الانين
الانين:
اذا, طرحت خلال جلسة عادية, قضية "الاجتماعات," فانك ستلاقي غالبا انين تجاهها. ان الناس تفكر غالبا: "اجتماعات كثيرة," – "اجتماعات مملة," – "اجتماعات تضيع الوقت," – "اجتماعات غير مفيدة." , وهم على حق. فنحن نضيع كثير من الوقت الانتاجي على الاجتماعات, ومع ذلك نحن نتردد بايجاد حل لذلك.
كجزء من البرنامج الخاص بك في زيادة مشاركة الموظفين في اتخاذ القرارات التنظيمية, فانك في موقع ممتاز لاحداث تغييرات جذرية في كيفية عقد الاجتماعات, و عند عمل ذلك فانك تزيد بالادارة المشتركة,وتساعد المنظمة بان تكون اقوى واكثر فعالية. هذه الوثيقة ترشدك كيفية عمل هذا الهدف.
بامكانك عمل تغييرات عند القيام بالتالي: (1) قيم بحذر نتيجة الاجتماع اليوم, و (2)كن مستعدا لتجاهل عدة افتراضات حول كيفية عقد الاجتماع .
ان الاقتراحات في هذه الوثيقة قد تبدو غير تقليدية للوهلة الاولى,لكن اذا بدأت بعقلية متفتحة, ستكون قادرا على الاستنتاج و اجراء التغييرات اللازمة .
الغرض:
لا يجب عقد اجتماع ما لم يكن له غرض.اذا نظرت الى الاجتماعات عندما تدخلها فانك تسال ما هو الغرض من هذا الاجتماع .
- 1. لكي يسمع المدير نفسه يتكلم,
- 2. الاستماع لشخص اخر يتكلم,
- 3. للعمل بسلسلة من الطقوس الفارغة,
- 4. لابعاد العاملين عن اعمالهم اليومية,
- 5. لسماع انباء حول أحداث سمعناها بالفعل,
- 6. للاستماع إلى تقارير شفهية من قبل الأشخاص الذين ينبغي أن يكتبوها, او
- 7. لكي يظهروا ان هناك قرارات يتم اتخاذها الان
ان جوهر الادارة هو اتخاذ القرارات. اذا كنت جادا بخصوص الادارة المشتركة, تحتاج الى توجيه الملاحظات و تحليل الموظفين الى عملية اتخاذ القرارات .يمكن أن تكون الاجتماعات آلية فعالة جدا للقيام بها . لاجل حصول ذلك, يجب أن تقرر أن الغرض من إدارة الاجتماعات هو اتخاذ القرارات. و لاينبغي أن يكون لها غرض آخر.
إذا كان الغرض من اجتماع الإدارة هو اتخاذ القرارات لذا يجب عليك تصميمه من أجل اتخاذ القرارات, . إذا كان لديك أغراض مشروعة أخرى مثل زيادة الوعي أو ضمان توزيع معلومات محددة على الموظفين ، عندها يجب القيام بذلك في محافل مختلفة ، وليس في اجتماع الادارة.
لكي تحصل على ادراة قوية و منظمة فعالة, يجب ان تتاكد من ان الاهداف الاخرى تستبعد, وان اجتماعات الادارة توضع فقط لاتخاذ القرارات,وان تتاكد من ان المدراء و العاملين لهم رأي في هذه القرارات ,وان تتاكد بان هذه القرارات صحيحة و فعالة .
ويجب ان توصل هذه الفكرة الى جميع العاملين , و دعهم يعرفون الغرض من اجتماع الادارة.
الوقت:
ان اجتماع الادارة يجب ان ياخذ وقت كافي لاتخاذ القرارات. واي وقت اضافي اخر سيكون مضيعة للوقت الوقت.
عندما تحضر اجتماع, قم بعمل تقييم خاص. مع ساعة بيدك, احسب الوقت المستخدم في الامور غير المنتجة. عندما يصل شخص ما متاخرا, فانه قد ضيع وقت الاشخاص الذين وصلو في الموعد المضبوط.اذا انتظر ستة اشخاص لمدة عشر دقائق وصول شخص سابع, عندها الوقت الضائع ليس عشر دقائق انما ست مرات عشر دقائق; اي ساعة كاملة. واذا قبلت وصول الاشخاص متاخرين, عندها فانك تقبل ان تضيع وقت الاشخاص الذين وصلو في الموعد.
- اعادة قول ما قد قيل مسبقا,
- اضافة معلومات ليست لها علاقة بالموضوع,
- اعادة صياغة الجمل بطرقة غير ضرورية,
- تصحيح اخطاء غير مهمة ولا تؤثر على اتخاذ القرار,
- اعداد خطب , و/او
- جعل استغلال الوقت من البروتوكولات.
اذن كم يجب ان يستغرق اجتماع الادارة? حسنا,يجب ان لا ياخذ اكثر من خمس دقائق لاتخاذ قرار, و يجب ان لا يكون اكثر من ثلاث قرارات لاتخاذها (اعطاء او اتخاذ) . و هذا معناه ان الاجتماع يجب ان لا يتجاوز الخمسة عشر دقيقة. هل تستطيع عمل اجتماع ضمن هذه الفترة?
الشكليات:
وعادة ما تتضمن الاجتماعات من أجل أغراض أخرى إجراءات صارمة. جدول الأعمال يبدأ بقراءة وقبول التفاصيل السابقة ثم ينتقل إلى الأعمال التجارية الناشئة عن تلك التفاصيل. ثم يتم مناقشة جدول الاعمال بالتفصيل و يتخذ القرارات شخص ما و ثم للتصويت عليه.
مثل هذه الاجتماعات مفيدة حيث المداولات السياسية عالية أو متنازع عليها ، وحيث يمثل المشاركون المنظمات المختلفة و المتنافسة.
اما بالنسبة لاجتماعات الادارة, فان هذه الشكليات غير فعالة ويجب التخلص منها. بالنسبة لاجتماع يدوم خمسة عشر دقيقة, ولديه ثلاث قرارات لاتخاذها, والتي يستطيع منسق الاجتماع بكتابتها على لوحة السبورة, والسماح بخمس دقائق لكل قرار يجب اتخاذه .
تخلص من الشكليات التقليدية بصورة كاملة.
التكلم:
بعض الناس يحبون سماع انفسهم يتكلمون عند الاجتماعات. و لا يهمهم ان جميع الجالسين هنا يعرفون بماذا هؤلاء يؤمنون, وانهم قد سمعو هذا الجدال من قبل.لذا على منسق الاجتماع توضيح بان مثل هذه الخطب هي ضد الانتاجية و غير مدعوة في الاجتماع .
ان ما يدعىللاجتماع, و يشجع عليه, هو بالنسبة للقرار او بدائله ان يذكر بوضوح و اختصار, وذكر الاسباب لماذا يفضل هذا القرار على غيره, و ثم اتخاذ القرار و تسجيله.
ان الوقت الكلي لكل قرار يجب اتخاذه يجب ان لا يتعدى الخمس دقائق, واي شخص يتكلم يجب ان يحدد وقته للسماح بالاستماع لجميع الاراء خلال خمس دقائق.
الترأس:
ان كلمة "الرئيس او صاحب الكرسي" تاتي لنا من العصور الوسطى (حوالي 1200 قبل الميلاد) عندما كان الملك و حاشيته يريدون ان يجتمعوا. فقط الملك كان لديه كرسي, و كلمة "صاحب الكرسي" كانت تعبير عن الملك ذو السلطة و الصلاحيات على الاجتماع.اما البقية, كانو يجلسون على الارض, او السجاد فكانو دائما يوافقون على راي الملك حفاظا على رؤوسهم.
اليوم بعض الناس يحاول الاحتفاظ بالكلمة ولكن يريدون أن يظهرو عدم التفرقة الجنسية و الموازنة باستخدام "الرئيس" أو "الرئيس" لا سيما إذا ما شغل المنصب امراة (كثيراً ما تذكر "الرئيس" عندما يشغل المنصب رجل). في اجتماعات الادارة نحن بحاجة إلى إزالة الكلمة و مشتقاتها تماماً.
ان ما يحتاجه الاجتماع هو "منسق الاجتماع." ان منسق الاجتماعات يبقي الاجتماع منظم, و يضمن عدم ضياع الوقت و ان الوقت يستخدم فقط لاتخاذ قرارا تنفيذية.
في اجتماع مدته خمسة عشر دقيقة, لا يجب ان توجد كراسي لاي من المشاركين, بمن فيهم المنسق. السكرتير او العامل المساعد لمهمة اخذ الملحوظات هو الوحيد الذ ي يحصل على كرسي, لكن لا احد اخر. اذا توفرت الكراسي للمشاركين,فانهم سوف يستريحون في الاجتماعات , وتلقائيا سيجدون وسائل, مثلا التكلم كثيرا او التعلق بالشكليات, مما سيزيد من وقت الراحة. يجب ازالة جميع الكراسي من اجتماع الادارة.
قد يقال نفس الشي عند عرض فرصة استراحة اثناء الاجتماع. لا تعرض فرص استراحة. مما يشجع على اطالة وقت الاجتماع. بدلا من ذلك,ادعو الجميع الى الكافتيريا, المطعم او البار, بعد انتهاء الاجتماع.اذا تم الاجتماع بصورة صحيحة, خمسة عشر او عشرين دقيقة, عندها يتوفر الوقت للاستراحة.
التسجيل:
في الاجتماعات التقليدية, يتم الاحتفاظ بالتفاصيل الدقيقة. و هي وصف مفصل عن الاجتماع.قد يكون لها دور في الاجتماعات السياسية و العامة حيث توجد الفصائل المشاركة المختلفة و ممثلين عن مختلف المنظمات. هناك قد يكون من الضروري وجود سجل خطي عن من قال ماذا .
ان اجتماعات الادارة ليست بحاجة لهذه. بل بحاجة الى تقرير عن الاجتماع, بسيط كما في رحلة ميدانية, مع تاريخ و وقت الاجتماع, و القرارات التي تم اتخاذها. من قال ماذا غير مطلوبة. التفاصيل غير مطلوبة. ان اجتماع ينتج عنه اربع قرارات يجب عمل تقرير عنه, على صفحة واحدة, يذكر فيها القرارات التي اتخذت من قبل المشاركين. تقرير الاجتماع ينبغي أن ينتهي في شكله النهائي في غضون ساعة من انتهاء الاجتماع وأن يوزع على المشاركين في نفس اليوم
بساطة.
أتخاذ القرارات:
ان جوهر الادارة هو اتخذا القرارات للمنظمة. ويتمثل جوهر الإدارة القائمة على المشاركة بمدخلات الموظفين الى اتخاذ تلك القرارات.
الاجتماع هو آلية لتشجيع هذا الإدخال. الاجتماعات ينبغي أن تكون بسيطة دون إجراءات شكلية, ينبغي أن تركز فقط على القرارات ، وأن تكون قصيرة. بعض القرارات مثلا اختيار موظف جديد أو استكمال ميزانية او بعض الإجراءات السرية والحساسة المحددة لا يجب ان تكون مفتوحة لجميع الموظفين. وينبغي أن تكون الاجتماعات منسقة ، غير مرؤوسة وأن لا يستخدم فيها المشاركين الكراسي.
إذا كنت نزيه ودقيق وتقيم كم من الوقت يتم تبديده الآن في الاجتماعات, سترى قيمة جعل الاجتماعات بسيطة والتركيز على صنع القرار. ثم الصعوبة تكمن في كسر التقاليد فقط .
اذا كانت هناك مواضيع يحتاج نقاشها, ومعلومات بحاجة الى اعطائها الى الاعضاء بالتفصيل, عندها لا يجب ان تسئ استعمال الاجتماع من اجلها. بدلا من ذلك, قم باعداد ورشة عمل, تاخذ ما تحتاجه من الوقت, –ساعة الى ثلاث ساعات, – لنقل المعلومات او نشر الوعي. من الممكن عملها في نفس اليوم او اليوم الذي يليه. قم باعدادها باحتراف. دع الاجتماعات الادارية تركز على القرارات الادارية فقط.
لان الاعضاء العاملين لن يفهموا تلقائيا هذه القضايا و الحاجة الى تبسيط اجتماعات الادارة,استخدم هذا لعمل كتيب ارشادات ,وقم بعمل حلقة عمل تدوم نصف يوم لنشر مبادئ اجتماعات الادارة .وتاكد من ان هناك الكثير من دروس "التعلم بالممارسة," في لقاء حلقة العمل. انها بسيطة. لكن البساطة ليست كالسهولة.
هناك عدة افتراضات خاطئة وتقاليد متبعة في الاجتماعات.انت و فريق عملك لديكم الفرصة لازالة التقاليد و اضافة الفعالية .
قد لا تبدو سهلة,لكنها ستؤدي الى نتائج مطلوبة و مرغوبة.
––»«––
اجتماع:
 |