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WARUM BERICHTE SCHREIBEN?
von Phil Bartle, PhD
übersetzt von Julia Wohlgemuth
Ein Ratgeber
Teil A: Das "Warum" des Schreibens von Berichten:
Haben Sie sich schon jemals darüber geärgert, dass Sie einen Bericht schreiben mussten? Ist das Schreiben eine langweilige und lästige Pflicht, der man anscheinend wegen bürokratischer Anordnungen nachkommen muss?
Würden Sie nicht lieber ihre Zeit für "richtige" Arbeit benutzen, wie Treffen organisieren, Gemeindemitglieder anleiten ihre eigenen Entscheidungen zu treffen, Leute zu schulen und dabei zu sehen, wie sie neue Fähigkeiten erlangen oder einer Gemeinde zu helfen, ihr eigenes Projekt zu konstruieren?
Nun, hier sind ein paar gute Neuigkeiten. Berichte schreiben kann abwechlungsreich und interessant sein und sogar Spaß machen. Und das Schreiben von Berichten ist nicht etwas, dass von der "richtigen" Arbeit getrennt ist. Es ist ein wichtiger und integraler Bestandteil der Arbeit und genau so "richtig" wie der Rest.
Das Schreiben von Berichten ist nützlich und wichtig (besonders, wenn es richtig gemacht wird). Lesen Sie weiter, dieses Dokument wird es Ihnen erklären.
Einige Diskussionen mit Mobilisierern:
Kürzlich fragte ich einige Mobilisierer (1) in einem Lehrabschnitt der Gemeindemanagementausbildung in Uganda "Warum sollten Berichte geschrieben werden?"
- Hier
sind einige ihrer Antworten:
- weil wir müssen;
- um uns das Anlegen von Aufzeichungen zu ermöglichen;
- um alle interessierten Bewohner Ugandas zu informieren;
- um über Fehler und Erfolge zu informieren;
- für uns selbst, damit wir wissen, was wir tun;
- um mit Spendern und Geldgebern zu kommunzieren (wie sich das Projekt entwickelt);
- dass Spender dabei unterstützt werden zu erfahren, was mit ihren Spenden passiert ist;
- um andere Leute über die Entwicklung des Projektes zu informieren;
- so dass andere Leute in ihren eigenen Projekten bestärkt werden;
- so dass Gemeindemitglieder gestärkt und informiert werden;
- so dass andere Leute verstehen können, was wir getan haben;
- um Forschern bei ihrer Arbeit zu helfen;
- um zukünftige Aktionen zu ermitteln;
- für Benutzung bei Evaluationen; und
- für die Regierung
Fußnote (1)Ich war von einigen Mobilisierern und Gemeindeprojektumsetzern eingeladen worden, den Mitarbeitern vor Ort einige Tipps zum Schreiben von Berichten zu geben. Der Gemeindemanagementvertrag mit der CBO enthält Klauseln, die die CBO verpflichtet, Entwicklungsberichte über die Gemeindeprojekte zu schreiben oder sie würden sonst Geldmittel verlieren. Sie wollten sicherstellten, dass die Berichte, die sie schreiben mussten, dem Standard entsprächen, der vom Gemeindemanagement verlangt wurde, um die Fortführung der Zahlungen sicherzustellen. Meine Aufgabe, so wie ich das sah, war es, ihnen zu zeigen, dass die Klauseln, die die CBOs verpflichtete, Berichte zu schreiben, mit gutem Grund in den Verträgen enthalten waren (die Gemeinden zu stärken) und nicht nur ein gedankenloses bürokratisches Erfordernis. An dieser Stelle möchte ich mich bei allen Gemeindemanagementmobilisieren, Gemeindeentwicklungsassistenten und Mitgliedern der CBOs bedanken, die zu diesem Workshop beigetragen haben und von daher zum Inhalt dieses Ratgebers. (Alle Fehler liegen bei mir).
In der weiteren Diskussion und während alle Teilnehmer Gründe für Berichte fanden, wurde uns allen klar, dass Berichte vielen guten Zwecken dienen und (solange sie gelesen werden) einen integralen Bestandteil für den Erfolg der Gemeindearbeit darstellen.
- Daraus schlossen wir:
- Wir sollten Berichte schreiben;
- Berichte sollten gelesen werden; und
- Aktionen sollten aus jedem Bericht resultieren.
Beobachtung und Berichte schreiben
In jedem durchführbaren Projektentwurf gibt es verschieden Schritte (das heißt Problemdefinition, Hauptziel festlegen, Unterziele spezifizieren, Ressourcen erkennen, eine Strategie entwickeln, in Kraft setzen, kontrollieren und falls nötig korrigieren) und Beobachtung bzw. Kontrolle ist ein notwendiger Teil.
So wie man kein Fahrrad fahren kann, wenn man nicht sieht, wohin das Fahrrad fährt, so kann man nicht ein Gemeindeprojekt verfolgen, wenn man nicht "sehen" kann, wohin das Projekt geht. Das "Sehen" ist die Beobachtung des Projektes und Weitergabe an die Beitragenden und Entscheidungsträger.
Die Kontrolle der Entwicklung jedes Projektes oder jeder Aktivität muss daher in die Planung und Umsetzung integriert sein. Daher ist es Teil der Gemeindemanagementausbildung.
Die beobachtende Kontrolle sollte von allen Gemeindemitgliedern selbst, von allen anderen Akteuren, die durch die Unterzeichnenden des Gemeindevertrages representiert werden und von oder im Auftrag der verschiedenen Spender, kurz von allen die zum Gemeindeprojekt beigetragen oder daran teilgenommen haben, ausgehen.
Wie beobachtet wird und wie Kontrolle und Einschätzung institutionalisiert werden, ist Teil der Gemeindemanagementausbildung. Schulungsleiter als Ermöglicher müssen aus den Gemeindemitgliedern herausholen, was beobachtet werden sollte (zum Beispiel durch Brainstormingsitzungen).
Falls ein Faktor zu früher Lähmung und zum Abbrechen von Gemeindeaktivitäten führt, so ist das der Verdacht des Missbrauches von Ressourcen und "damit das Ende der Nachhaltigkeit".
Projektentwicklungsberichte:
Ein Projekt ist nicht vollständig, wenn es nicht beobachtet wird. Diese Kontrolle muss aufgezeichnet und kommuniziert werden. Die Kommunikation ist ein Bericht.
Ein Projektentwicklungsbericht ist eine Aufzeichnung und eine Kommunikation der Ergebnisse von Projektaktivitäten: inwieweit sind oder wurden die Ziele erreicht, Gründe für das Warum: Einschätzung von Faktoren und Empfehlungen.
Ein Entwicklungsbericht ist ein unumgänglicher Teil eines Projektes.
Routinebericht des Mitarbeiters vor Ort:
Einem Mitarbeiter, als Voluntär oder bezahlt, wurde eine Arbeit übertragen, um Ergebnisse zu erreichen. Diese erwünschten Resultate sollten sich in der Stellenbeschreibung des Mitarbeiters finden. Woher wissen wir, dass dieser Mitarbeiter die erwünschten Ergebnisse erreicht hat (oder inwieweit)?
Ein Routinebericht des Mitarbeiters zeigt, inwieweit Aktivitäten zu den erwünschten Ergebnisse geführt haben, Gründe for das Warum: Einschätzung von Faktoren und Empfehlungen.
In beiden Fällen sollte ein Bericht das, was erreicht werden sollte, mit dem, was tatsächlich erreicht wurde vergleichen, die Gründe analysieren und Empfehlungen machen.
Gute Berichte sind entscheidend!
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Der Gemeinde berichten
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