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PERCHÉ SCRIVERE REPORT?
a cura di Phil Bartle, PhD
tradotto da Michela Del Zoppo
Guida
PARTE A: "Perché" scrivere report:
Vi siete mai sentiti infastiditi o scoraggiati perché dovete scrivere un report? Scrivere è solo un dovere monotono e noioso, che vi sembra di dover portare a termine a causa di qualche regolamento burocratico?
Vorreste piuttosto fare il "vero" lavoro di organizzare riunioni, portando i membri della comunità a prendere le proprie decisioni, occupandovi della formazione delle persone e guardandoli imparare nuove abilità, o guidare una comunità attraverso la costruzione del proprio progetto?
Ecco una buona notizia. Scrivere report può essere stimolante, interessante e anche divertente. Scrivere report non è qualcosa di separato dal "vero" lavoro. È una parte necessaria ed integrante del lavoro, altrettanto "reale", come il resto.
Scrivere report è utile e prezioso (specialmente quando viene fatto bene). Continuate a leggere, questo documento vi spiegherà tutto.
Alcune discussioni con gli animatori:
Di recente, ho chiesto ad alcuni animatori (1) in una sessione di formazione sulla gestione della comunità in Uganda: "Perché dovrebbe essere scritti dei report?"
- Queste sono alcune delle loro risposte:
- perché dobbiamo
- perché ci consentono di tenere traccie
- per informare tutti gli ugandesi interessati
- per raccontare fallimenti e successi
- per noi stessi, per ricordarci ciò che stiamo facendo
- per comunicare ai donatori e finanziatori (sull'avanzamento del progetto)
- perché i donatori si sentano incoraggiati sapendo quello che è stato fatto con le loro donazioni
- per far conoscere ad altre persone gli sviluppi di un progetto
- affinché altri possano essere incoraggiati a intraprendere i propri progetti
- affinché i membri della comunità siano incoraggiati e informati
- affinché altri possono apprendere cosa abbiamo fatto
- per aiutare i ricercatori a compiere il loro lavoro
- per determinare ulteriori azioni
- per utilizzarli per la valutazione e
- per il governo.
Nota (1): ero stato invitato da alcuni animatori e implementatori di progetti comunitari per dar loro alcuni consigli sulla SCRITTURA DI REPORT. Il contratto di gestione della comunità con il CBO include clausole che richiedono che il CBO scriva report sul loro progetti per la comunità, ovvero le fasi successive se il finanziamento non fosse imminente. Volevano fare in modo che i report che dovevano scrivere fossero "secondo gli standard" richiesti dal management della comunità, per garantire il pagamento delle rate successive. Il mio compito, come ho visto, era di dimostrare che le clausole che richiedevano al CBO di scrivere report erano state introdotte per una buona ragione (dando poteri alla comunità) e non costituivano solo un obbligo burocratico insensato. A questo punto devo esprimere il mio ringraziamento a tutti gli animatori per la gestione della comunità, agli assistenti allo sviluppo della comunità (CDA) e ai membri del CBO che hanno contribuito a questi gruppi di lavoro e quindi al contenuto di queste linee guida. (Tutti gli errori sono miei).
Come la discussione è proseguita, e ognuno dei partecipanti ha aggiunto ragioni redigere i report, ci siamo tutti resi conto che i report hanno molte utilità e (fintanto che vengono letti) svolgono un ruolo fondamentale nel successo nel lavoro di una comunità.
- Pertanto, abbiamo concluso:
- dovremmo scrivere report
- i report devrebbero essere letti e
- da ogni report dovrebbe derivare un'azione
Supervisione e scrittura di report:
In ogni progettazione funzionale del progetto, vi sono fasi specifiche (ad esempio definire il problema, generare un obiettivo, specificare gli obiettivi, identificare le risorse, scegliere una strategia, implementare, monitorare, riprogettare se necessario), e la supervisione è un elemento necessario.
Così come non possiamo andare in bicicletta a meno che non siamo in grado di vedere dove sta andando la bicicletta, così anche noi non possiamo rimanere in pista con un progetto comunitario a meno che non riusciamo a "vedere" dove sta andando il progetto. Quel "vedere" è la supervisione del progetto, e comunicare con chi contribuisce al progetto e a chi ha il potere decisionale.
La supervisione dei progressi di ogni progetto o di un'attività, deve essere pertanto essere integrata con la pianificazione e l'implementazione. È pertanto inclusa nella formazione alla gestione della comunità.
La supervisione dovrebbe essere svolta dai membri stessi della comunità, da tutti gli altri soggetti rappresentati dai firmatari del contratto di comunità, e da o per conto dei diversi donatori, da parte di tutti coloro che hanno contribuito e partecipato al progetto comunitario.
Come supervisionare e come istituzionalizzare la supervisioen e la valutazione, è parte della formazione alla gestione della comunità. Formatori e facilitatori devono far individuare quello che dovrebbe essere supervisionato ai membri della comunità (ad esempio, attraverso sessioni di brainstorming).
Se un unico fattore può contribuire alla paralisi precoce e all'abolizione delle attività comunitarie, si dovrebbe sospettare un uso improprio delle risorse: "così finisce la sostenibilità".
Report sull'andamento del progetto:
Un progetto non è completo se non viene supervisionato. La supervisione deve essere registrata e comunicata. La comunicazione è costituita da un report.
Un report di avanzamento del progetto è la registrazione e la comunicazione dei risultati delle attività del progetto: il grado di realizzazione degli obiettivi, motivazioni, valutazione dei fattori e raccomandazioni.
Un report è una parte necessaria di un progetto.
Report di routine dei lavoratori sul campo:
A un lavoratore, volontario o pagato, viene assegnato un posto di lavoro al fine di raggiungere alcuni risultati. Tali risultati desiderati dovrebbe essere indicato nella descrizione delle mansioni del lavoratore. Come facciamo a sapere se il lavoratore ha raggiunto i risultati desiderati (o fino a che punto)?
Nel report di routine, un lavoratore indica a che livello le attività hanno portato a risultati desiderati, le motivazioni, la valutazione dei fattori e le raccomandazioni.
In entrambi i casi, un report deve confrontare ciò che si voleva con ciò che è stato raggiunto, analizzando le motivazioni e formulare raccomandazioni.
I buoni report sono di vitale importanza!
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Rapportistica alla comunità:
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