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POURQUOI RÉDIGER DES RAPPORTS ?
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Fabienne Flessel
révisé par Silke Reichrath
Guide
PARTIE A : Le Pourquoi de la rédaction de rapports :
Avez-vous jamais ressenti de l'ennui ou du découragement à l'idée de rédiger un rapport ? La rédaction vous semble-t-elle être une corvée ennuyante et laborieuse que vous êtes obligé(e) d'accomplir à cause de procédures bureaucratiques ?
Préfériez-vous faire un véritable travail d'organisation de réunions, de guidage de membres des communautés dans leur prise de décisions, de formation de personnes dont vous verrez l'acquisition de compétences ou d'orientation d'une communauté dans la construction de son propre projet ?
Et bien, voici des informations rassurantes. Rédiger des rapports peut se révéler stimulant, intéressant et amusant. De plus, la rédaction de rapports n'est pas incompatible avec le véritable travail. C'est un élément nécessaire et à part entière de ce travail. C'est aussi véritable que le reste. La rédaction de rapports est utile et précieuse ( en particulier lorsqu'elle est bien accomplie ). Lisez ce qui suit ; ce document vous dit tout ce que vous devez savoir.
Exemples de discussions avec les mobilisateurs:
J'ai, récemment, demandé à quelques mobilisateurs (1) dans une session de formation en gestion communautaire en Ouganda « Pourquoi devrait-on rédiger des rapports ? »
Voici quelques-unes de leurs réponses :
- parce que nous devons le faire
- pour nous aider à tenir nos registres
- pour informer tous les Ougandais qui se sentent intéressés
- pour parler des échecs et des succès
- dans notre intérêt, pour que nous sachions toujours où nous en sommes
- pour communiquer avec les donateurs et les bailleurs de fonds ( de l'avancée du projet )
- pour que les donateurs se sentent encouragés en sachant comment leurs donations sont utilisées
- pour informer d'autres personnes des développements d'un projet
- pour encourager d'autres personnes à lancer leurs propres projets
- pour encourager et informer les membres de la communauté
- pour que d'autres personnes sachent ce que nous avons accompli
- pour aider les chercheurs dans leurs travaux
- pour stimuler de futures actions
- pour les utiliser pendant l'évaluation
- pour le Gouvernement.
Nore (1): J'avais reçu une invitation de mobilisateurs et de réalisateurs de projets communautaires de leur apporter, sur le terrain, des astuces pour rédiger leurs rapports. Le contrat de gestion communautaire avec l'OBC inclut des clauses qui exigent que l'OBC rédige des rapports sur la progression des projets communautaires, sinon des parties conséquentes de leur financement risqueraient de leur échapper. Ils voulaient s'assurer que les rapports qu'ils devaient écrire seraient conformes au standard exigé par la gestion communautaire pour assurer le paiement des différents versements. Ma tâche, à mon avis, était de leur démontrer que les clauses qui exigent des OBC qu'ils rédigent des rapports de progression sont tout à fait justifiées ( pour renforcer les communautés ) ; et non seulement des exigences bureaucratiques sans intérêt. A ce stade, je dois exprimer mes remerciements à tous les mobilisateurs de gestion communautaires, aux Adjoints de développement communautaire ( ADC ) et aux membres des OBC qui ont contribué à ces ateliers et donc au contenu de ces lignes directrices. ( J'assume toutes les erreurs ).
Tout au long de la discussion, à chaque raison supplémentaire ajoutée par les participants, nous comprenions que les rapports ont des objectifs divers et ( dans la mesure où ils sont lus ) qu'ils font partie intégrante de la réussite du travail communautaire.
Par conséquent, nous avons conclu que :
- nous devrions rédiger des rapports
- ceux-ci devraient être lus
- des actions devraient résulter de chaque rapport
Suivi et Rédaction de Rapports :
Dans toute conception de projet exploitable, il y a des étapes spécifiques ( comme définir le problème, définir le but, spécifier les objectifs, identifier les ressources, choisir la stratégie, mettre en oeuvre le projet, suivre la mise en oeuvre, modifier la conception à besoin ) et le suivi en est une partie essentielle. De la même manière que l'on ne peut pas diriger un vélo tant que l'on ne sait pas où il va, on ne peut pas suivre un projet de communauté si on ne voit pas où il mène. Cette vision suit le projet et informe ceux qui y contribuent et ceux qui prennent les décisions.
Le suivi de la progression d'un projet ou d'une activité doit donc être intégré au planning et à la mise en oeuvre. Il fait donc partie de la formation en gestion communautaire. Le suivi devrait être effectué par les membres de la communauté, par tous les autres acteurs représentés par ceux qui ont signé le contrat communautaire et par ou pour les donateurs - par tous ceux qui ont contribué ou participé au projet communautaire.
Les procédures de suivi et d'institutionnalisation du suivi et de l'évaluation font partie de la formation en gestion communautaire. Les formateurs en tant que facilitateurs doivent apprendre des membres de la communauté ( par le biais de sessions de remue-méninges ) ce qui devrait être suivi.
La raison principale de paralysie précoce, voire l'annulation d'activités communautaires, est la suspicion de l'utilisation frauduleuse des ressources ; voilà la fin de la durabilité.
Des rapports de progression de projets :
Un projet n'est pas achevé s'il n'est pas suivi. Le suivi doit être enregistré et communiqué. Cette communication prend la forme d'un rapport.
Un rapport de progression de projet est à la fois un enregistrement et un moyen de communication des résultats des activités du projet : une mesure de réussite par rapport aux objectifs ; les raisons de la réussite ou l'échec ( évaluation des facteurs ) et des recommandations.
Un rapport de progression est une partie nécessaire d'un projet.
Rapport de routine d'un travailleur sur le terrain :
Un travailleur, bénévole ou rémunéré, reçoit une tâche pour accomplir des résultats. Le descriptif de poste d'un travailleur devrait laisser apparaître les résultats attendus. Comment savoir si ce travailleur a atteint les résultats souhaités ( ou à quel niveau ) ?
Le rapport de routine d'un travailleur montre jusqu'à quel niveau les activités ont abouti aux résultats attendus ; les raisons ( l'évaluation des facteurs ) et les recommandations.
Dans les deux cas, un rapport devrait comparer ce qui était escompté avec ce qui a été atteint ; analyer les raisons et proposer des recommandations. De bons rapports sont vitaux !
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Des rapports à la communauté :
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