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¿POR QUÉ ESCRIBIR INFORMES?
por Phil Bartle, PhD
traducción de Mª Lourdes Sada
Guía para activistas comunitarios
Por qué redactar informes:
¿Nunca se ha sentido disgustado o desanimado por tener que escribir un informe? ¿La redacción es sólo un deber tedioso y aburrido, que parece que hay que hacer por alguna regulación burocrática? ¿Preferiría estar haciendo el trabajo «real» de organizar reuniones, guiar a los miembros de la comunidad a tomar sus propias decisiones, adiestrar a la gente y verles adquirir nuevos conocimientos, o orientar a una comunidad en el desarrollo de su proyecto?
Bien, tenemos una buena noticia. La redacción de informes puede ser estimulante, interesante y hasta entretenida. La redacción de informes no está reñida con el trabajo «real» . Es una parte integrante y necesaria de él, es tan real como el resto. La redacción de informes es útil y valiosa (especialmente cuando se hace bien). Siga leyendo, este documento le hablará de ello.
Debates con los activistas:
Hace poco, pregunté a unos activistas (1) en una sesión de adiestramiento para la gestión comunitaria en Uganda «¿por qué hay que escribir informes?». Estas son algunas de sus respuestas:
- Porque hay que hacerlo.
- Para tener un registro.
- Para informar a todos los ugandeses interesados.
- Para contar los fracasos y los éxitos.
- Para nosotros, para ir sabiendo lo que hacemos.
- Para comunicar a los donantes y fundadores cómo progresa el proyecto.
- Para estimular a los donantes informándoles de lo que se hace con sus donativos.
- Para hacer saber a otros el desarrollo de un proyecto.
- Para estimular a otros a emprender sus propios proyectos.
- Para animar y mantener informados a los miembros de la comunidad.
- Para que otros sepan lo que hemos hecho.
- Para ayudar en su trabajo a los investigadores.
- Para determinar futuras acciones.
- Para utilizarlos en la evaluación.
- Para el gobierno.
Nota (1): Varios activistas y ejecutores de proyectos comunitarios me han invitado a acercarme al terreno para darles ciertos consejos de redacción de informes. El contrato de gestión comunitaria con la OBC incluye cláusulas que exigen que la OBC escriba informes de progreso de sus proyectos comunitarios, o de otra forma las fases siguientes de sus fondos se suprimirán. Querían estar seguros de que los informes que tenían que escribir serían «de acuerdo con los estándares» requeridos en la gestión comunitaria, para asegurarse el pago de los futuros plazos. Mi tarea, según la entendí, consistía en demostrar que las cláusulas que exigían los informes de la OBC eran procedentes (potenciar a las comunidades), y no solamente un requerimiento burocrático. En este punto debo expresar mi gratitud a todos los activistas de gestión comunitaria, asistentes de desarrollo comunitario (ADC) y miembros de la OBC que contribuyeron a estos talleres y por tanto, al contenido de estos documentos (todos los errores son míos).
Según se desarrollaba la discusión, y los participantes añadían razones para los informes, todos nos dimos cuenta de que éstos tienen muchas finalidades útiles y (siempre y cuando se lean) juegan un importante papel en el éxito del trabajo comunitario.
Por lo tanto, concluimos que:
- Debemos escribir informes.
- Los informes deben leerse.
- De cada informe deben derivarse acciones.
Supervisión y escritura de informes:
En cualquier diseño de un proyecto factible hay pasos específicos (definición del problema, generación del objetivo, identificación de los recursos, elección de estrategia, implementación, rectificación según las necesidades), y una de las partes necesaria es la supervisión.
Al igual que no podemos rodar en bicicleta a menos que podamos ver por dónde vamos, tampoco podemos mantenernos en el buen camino de un proyecto comunitario a menos que «veamos» por dónde va el proyecto. Esta «visión» es la supervisión del proyecto, y la comunicación a los contribuyentes y a los que toman las decisiones.
Por lo tanto, la supervisión del progreso del cualquier proyecto o actividad debe estar prevista en su planificación e implementación. Así pues, se incluye en el adiestramiento para la gestión comunitaria. La supervisión deben hacerla los miembros de la comunidad por sí mismos, otros ejecutantes representados por los firmantes del contrato comunitario, y alguien en nombre de los distintos donantes, es decir, todos los que contribuyen y participan en el proyecto comunitario.
Cómo supervisar y cómo institucionalizar la supervisión y la evaluación forma parte del adiestramiento para la gestión comunitaria. Tanto los instructores como los mediadores deben obtener de los miembros de la comunidad (por ejemplo, a través de sesiones de tormenta de ideas) lo que se debe supervisar. Si hay un factor que pueda paralizar y cancelar prematuramente las actividades comunitarias, es la sospecha de una mala utilización de los recursos, «sic transit sostenibilidad».
Informes de progreso del proyecto:
Un proyecto no está completo a menos que se supervise. La supervisión debe registrarse y comunicarse. Esta comunicación es el informe.
Un informe de progreso de proyecto es el registro y comunicación de los resultados de las actividades de ese proyecto: el grado en que se han alcanzado los objetivos, las razones o valoración de factores y las recomendaciones.
Los informes de progreso son una parte necesaria de un proyecto.
Informes rutinarios de los cooperantes:
A un trabajador, voluntario o remunerado, se le asigna una tarea para conseguir unos resultados. Los resultados esperados deben establecerse en la descripción de funciones del trabajador. ¿Cómo podemos saber si este trabajador ha logrado los resultados esperados (o en qué grado)?
Un informe de rutina de un trabajador muestra el grado en que sus actividades han tenido los resultados deseados, las razones o valoración de factores y las recomendaciones. En cualquier caso, un informe debe comparar lo que se desea con lo que se ha conseguido, analizar las razones y hacer las recomendaciones necesarias.
¡Los buenos informes son indispensables!
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Informe a la comunidad:
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