Tweet
Traduceri:
Català
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Português
Română
اردو / Urdu
Alte Pagini:
Module
Harta site-ului
Cuvinte cheie
Contact
Document utile
Link-uri utile
Continuturi;
Continuturi:
Continuturi:
DE CE SA SCRIEM RAPOARTE?
de Phil Bartle, PhD
traducere Ana Bolea
Indrumari
PARTEA A: "De ce"-ul scrierii de rapoarte:
V-ati simtit vreodata plictisiti sau descurajati pentru ca trebuia sa scrieti un raport? Realizarea rapoartelor este doar o sarcina plictisitoare si obositoare, pe care vi se pare ca trebuie s-o indepliniti din cauza unor prevederi birocratice?
Ati prefera sa realizati munca "reala" de organizare a intrunirilor, sa indrumati membrii comunitatii in luarea propriilor decizii, sa instruiti oamenii si sa-i obeservati insusindu-si noi abilitati, sau sa indrumati o comunitate in procesul de construire a proiectului acesteia?
Ei bine, exista si cateva vesti bune. Realizarea rapoartelor poate fi o provocare, un proces interesant si chiar distractiv. Iar scrierea proiectelor nu reprezinta ceva separat de munca "reala". Este o componenta integranta si necesara a acesteia; este la fel de "reala" ca si celelalte componente.
Scrierea rapoartelor este utila si valoroasa (mai ales cand este realizata corect). Continuati sa cititi; acest document va descrie tot procesul.
Cateva discutii cu mobilizatorii:
Recent, am intrebat cativa mobilizatori (1) in cadrul unei sesiuni de instruire in management a unei comunitati din Uganda, "De ce ar trebui scrise rapoartele?"
- Iata
cateva dintre raspunsurile lor:
- pentru ca trebuie;
- pentru a ne ajuta in tinerea evidentei;
- pentru a-i informa pe toti ugandezii interesati;
- pentru a povesti despre esecuri si succese;
- pentru noi insine, pentru a fi la curent cu ceea ce facem;
- pentru a le comunica donatorilor si finantatorilor (cum progreseaza proiectul);
- pentru incurajarea donatorilor, acestia fiind informati despre ce s-a intamplat cu donatiile lor;
- pentru a informa alte persoane despre evolutia unui proiect;
- pentru ca alte persoane sa fie incurajate sa-si realizeze propriile proiecte;
- pentru ca membrii comunitatii sa fie incurajati si informati;
- pentru ca alte persoane sa afle ce am facut;
- pentru a-i ajuta pe cercetatori sa-si indeplineasca sarcinile;
- pentru a determina si alte actiuni;
- pentru a le folosi in procesul de evaluare; si
- pentru guvern.
Nota de subsol (1)Am primit o invitatie de la cativa mobilizatori si implementatori ai unor proiecte comunitare sa merg la locul desfasurarii proiectelor pentru a le oferi cateva sfaturi despre scrierea rapoartelor. Contractul managementului comunitatii cu OAC include clauze prin care se prevede necesitatea ca OAC sa scrie rapoarte care sa inregistreze progresul proiectelor comunitare, in caz contrar finantarea necesara etapelor ulterioare nu ar mai fi disponibile. Vroiau sa se asigure ca rapoartele pe care trebuiau sa le scrie ar fi fost "in concordanta cu standardele" impuse de managementul comunitatii, pentru a asigura plata ratelor ulterioare. Sarcina mea, asa cum o vedeam eu, era de a demonstra ca acele clauze care cereau ca OAC sa scrie rapoarte care sa inregistreze progresul erau incluse datorita unui motiv foarte bun (sa intareasca comunitatile); nu doar ca o simpla cerinta burocratica. Doresc sa-mi exprim recunostinta fata de toti mobilizatorii in managementul comunitatii, de toti cei care asista procesul de dezvoltare a comunitatii si de membrii OAC care si-au adus contributia la aceste ateliere si prin urmare la continutul acestor indrumari. (Toate greselile imi apartin).
Pe masura ce discutia continua, si fiecare dintre participanti adaugau motive pentru a scrie rapoarte, am devenit cu totii constienti de faptul ca rapoartele au foarte multe scopuri utile si (atata timp cat sunt citite) acestea joaca un rol extrem de important si constituie o parte integranta a succesului muncii comunitatii.
- De
aceea, am concluzionat ca:
- Ar trebui sa scriem rapoarte;
- Rapoartele ar trebui citite; si
- Din fiecare raport ar trebui sa rezulte actiuni.
Monitorizarea si scrierea rapoartelor:
In crearea oricarui proiect viabil exista etape specifice (ex. definirea problemei, generarea telului, obiectivele specifice, identificarea resurselor, alegerea unei strategi, implementarea, monitorizarea, revizuirea proiectului daca este nevoie), iar monitorizarea este o componenta necesara.
Asa cum nu putem merge cu o bicicleta daca nu vedem in ce directie se indreapta bicicleta, tot asa nu putem sa urmam cea mai buna cale a proiectului comunitar daca nu "vedem" catre ce se indreapta proiectul. Aceasta "posibilitate de a vedea" este de fapt monitorizarea proiectului, si comunicarea observatiilor inregistrare celor care au contribuit la proiect si celor care iau decizii.
Monitorizarea progresului oricarui proiect sau activitate trebuie prin urmare integrata planificarii si implementarii. De aceea este inclusa in formarea in managementul comunitatii.
Monitorizarea ar trebui realizata chiar de membrii comunitatii, de catre toti ceilalti actori reprezentati de catre cei care au semnat contractul comunitar, si de catre sau pentru diferitii donatori, de catre toti cei care au contribuit si au participat la proiectul comunitar.
Modalitatile de monitorizare, si modul de institutionalizare a monitorizarii si a evaluarii, reprezinta o componenta a instruirii comunitatii in management. Cei care instruiesc, in calitate de facilitatori trebuie sa obtina (ex in cadrul sesiunilor de brainstorming) de la membrii comunitatii idei privind ceea ce ar trebui monitorizat.
Daca exista un factor care poate contribui la o paralizie precoce sau la anularea activitatilor comunitatilor, acesta este suspiciunea privind utilizarea neadecvata a resurselor; "astfel se sfarsi dezvoltarea durabila."
Rapoartele care inregistreaza progresul proiectelor:
Un proiect nu este complet daca nu este monitorizat. Monitorizarea trebuie sa fie inregistrata si comunicata. Acea comunicare se concretizeaza intr-un raport.
Un raport care inregistreaza progresul este o consemnare si o comunicare a rezultatelor activitatilor proiectului: o masura a procentului reusitei in functie de obiective; motive: evaluare a factorilor; si recomandari.
Un raport care inregistreaza progresul este o componenta necesara a proiectului.
Raportul de rutina al unei persoane care-si desfasoara activitatea pe teren:
Unei persoane care lucreaza in cadrul proiectului, voluntar sau platit, i se incredinteaza o sarcina pentru a obtine anumite rezultate. Acele rezultate ar trebui declarate in fisa postului lucratorului. Cum stim daca acel lucrator a obtinut rezultatele dorite (sau in ce masura)?
Raportul de rutina al unui lucrator arata in ce masura activitatile au determinat obtinerea rezultatelor dorite; motivele: evaluarea factorilor; si recomandari.
In ambele cazuri, un raport ar trebui sa compare ceea ce se dorea cu ceea ce a fost obtinut; sa analizeze motivele; si sa inainteze recomandari.
Rapoartele bune sunt vitale!
––»«––
Raportand comunitatii:
 |