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REGISTRI IMPRENDITORIALI

di Phil Bartle, PhD

traduzione di Ilaria Sacchini

Opuscolo del Seminario

Quale formazione relativa ai registri imprenditoriali è necessaria ai partecipanti per la generazione di reddito nella microimpresa?

Introduzione:

Qualsiasi individuo impegnato in attività di generazione di ricchezza, siano esse di piccole o di grandi dimensioni, ha bisogno di sapere e avere ben presente ciò che sta succedendo nell'impresa in qualsiasi momento. I proprietari di microimprese devono quindi scrivere tutto ciò che accade per poterci tornare in futuro.

Questo documento è complementare a Temi relativi a registri e rapporti finanziari.

Che cosa significa tenere un registro?

Tenere registri imprenditoriali significa scrivere:

• Quanto denaro entra nella vostra microimpresa; e
• Quanto denaro esce dalla vostra microimpresa

Tenere un registro è un modo per scrivere cronologicamente tutte le transazioni monetarie entranti nella vostra microimpresa ed uscenti dalla vostra microimpresa.

Una transazione è qualsiasi scambio di denaro per valore (qualcosa). Il denaro entra ed esce dalla microimpresa per mezzo di transazioni. Le microimprese ricevono denaro principalmente tramite la vendita di beni o servizi. Il denaro esce dalla microimpresa per il pagamento di beni, materie prime, manodopera, servizi (es. acqua, elettricità).

Quando si tengono registri relativi a quanto sopra il proprietario della microimpresa sarà facilitato e saprà di quanto denaro ha bisogno per gestire la microimpresa di tanto in tanto (ossia il capitale d'esercizio e da dove proverrà). Registri ordinati ed accurati aiuteranno anche a valutare se si sta ricavando profitto secondo quanto stimato. Magari si sta spendendo troppo in salari o materie prime. Forse qualcuno sta rubando dalla microimopresa, denaro o beni materiali.

Pertanto dei buoni registri vi aiuteranno a risolvere problemi nell'ambito delle vostre microimprese e ad essere in grado di pianificare il futuro vedendo chiaramente quali errori sono stati commessi in passato e di mostrare ad altri come la vostra microimpresa sta procedendo.

Molte microimprese, specialmente quelle di proprietà di donne, non registrano le proprie transazioni imprenditoriali per analfabetismo. Queste donne dovrebbero essere assistite dai figli scolarizzati o dai mariti alfabetizzati o da qualsiasi persona alfabetizzata fidata della loro località.

Tipi di Registri da Tenere:

Per tenere dei buoni registri è necessario che scriviate tutte le vostre transazioni imprenditoriali in maniera ordinata. Avete bisogno di qualcosa che dimostri che avete ricevuto o pagato denaro. Avete bisogno di una prova per ogni transazione, anche se si tratta di piccole somme come per trasporti pubblici, buste, sapone.

Alcuni esempi di prova scritta sono:

• Ricevute o fatture che vi vengono date quando comprate beni o materie prime, pagate l'affitto, l'acqua e l'elettricità; oppure
• Copie di ricevute che voi date ai vostri clienti quando comprano qualcosa da voi.

Se non esiste una prova scritta, dovete occuparvi voi stessi di scrivere i dettagli della transazione. Potete servirvi di un quaderno per annotare le informazioni necessarie.

Nell'ambito delle registrazioni finanziarie, le ricevute e tutte le altre prove di transazione sono chiamate "documenti giustificativi." Tenete sempre i vostri documenti giustificativi al sicuro, in una cassetta di sicurezza oppure in un armadietto. Sono le sole prove che i vostri registri siano corretti.

Un Semplice Sistema per Tenere Registri:

La signora Somo, che gestisce un piccolo negozio al dettaglio nella zona sud, ha avuto una discussione con un cliente a proposito del numero di chilogrammi di zucchero che questo aveva comprato a credito. Può darsi che non raggiungano un accordo sul numero di chilogrammi dati a credito. La signora Somo si è accorta che questi problemi sono emersi perché non ha tenuto alcun registro.

Sapeva di aver bisogno di registri d'attività, ma non sapeva quali registri tenere, come tenerli o come usarli. La signora Somo ha chiesto allora un parere alla signora Nalongo Chow. La signora Nalongo Chow possiede la drogheria Nalongo e ha molta esperienza nel tenere e utilizzare registri imprenditoriali.

La signora Nalongo Chow ha mostrato alla signora Somo come tenere registri e documenti giustificativi per qualsiasi cosa il suo business venda o acquisti in contanti o a credito. Quando avviate un'impresa, avete delle spese e, solamente in seguito, quando iniziano le vendite, ricevete denaro. Ogni volta che acquistate o vendete qualcosa, annotate i dettagli in un libro chiamato "libro di cassa."

Il Libro di Cassa:

Il libro di cassa può essere ricavato da un quaderno scolastico.

Nota: tutto il denaro entrante è riportato sulla sinistra. Tutto il denaro uscente è riportato sulla destra.

Usate il denaro che effettivamente possedete nella colonna + (denaro entrante) come saldo per iniziare la pagina seguente.

Seminario Formativo:

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Ultimo aggiornamento: 11.10.2011