Traduceri:

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

DOCUMENTELE AFACERII

de Phil Bartle, PhD

tradus de Oana Necula

Rezumat pentru instruire

Ce instruire referitoare la documentele afacerii este necesară pentru membrii unei intreprinderi mici generatoare de venit?

Introducere:

Orice persoană angajată într-o activitate generatoare de bunăstare, de dimensiuni mici sau mari, trebuie să ştie şi să-şi amintească ce se întâmplă în afacere în orice moment. Deci, proprietarii unei intreprinderi mici trebuie să scrie tot ceea ce fac pentru a-şi putea aminti în viitor.

Acest document este completat de Înregistrări şi Raportări Financiare.

Ce este păstrarea inregistrărilor?

A păstra înregistrări despre afacere înseamnă a nota:

• Ce sume de bani primeşte intreprinderea mică şi
• Ce sume de bani plăteşte intreprinderea mică.

Păstrarea de înregistrări este un mod de a nota cronologic toate tranzacţiile ce implică intrarea şi ieşirea unor sume de bani din intreprinderea voastră.

O tranzacţie este orice schimb de bani contra unei valori (produs, bun, ceva). Banii intră şi ies din intreprinderea mică prin intermediul tranzacţiilor. În principal intreprinderile mici primesc bani din vânzarea bunurilor şi serviciilor. Banii ies din intreprinderea mică prin plata pentru bunuri, materii prime, muncă, utilităţi (ex. apă, energie).

Atunci când sunt păstrate înregistrări (în scris) despre toate elementele de mai sus, acestea îl vor ajuta pe proprietarul intreprinderii mici să ştie de câţi bani are nevoie intreprinderea pentru a funcţiona (capitalul de lucru şi de unde provine). Înregistrările ordonate şi corecte vă vor ajuta deasemenea să vă daţi seama dacă profitul aşteptat va fi realizat. Poate că sunt cheltuiţi prea mulţi bani pe salarii sau pe materii prime. Poate că cineva fură din intreprindere, fie bunuri fie bani.

Înregistrările corecte vă vor ajuta să rezolvaţi problemele din intreprindere şi să puteţi planifica viitorul văzând clar care au fost greşelile din trecut şi puteţi arăta şi altora cum se descurcă intreprinderea voastră.

Cele mai multe intreprinderi mici, în special cele ale căror proprietari sunt femei, nu păstrează înregistrări scrise ale tranzacţiilor datorită analfabetismului. Ele ar trebui ajutate de către copii care merg la şcoală sau de soţii cu educaţie sau de orice altă persoană cu ştiinţă de carte şi de încredere din localitate.

Tipurile de înregistrări păstrate:

Pentru o bună păstrare a informaţiilor este necesar să notaţi toate tranzacţiile din afacere în ordine cronologică. Vă trebuie un instrument în care să arătaţi ca aţi primit sau plătit bani. Aveţi nevoie de o dovadă pentru ficeare tranzacţie, chiar şi pentru cele mărunte cum ar fi transportul cu bicicleta, plicuri, săpun.

Câteva exemple de dovadă scrisă sunt:

• Chitanţe sau facturi pe care le primeşti atunci când cumperi bunuri sau materii prime, plăteşti chiria, apa şi electicitatea; sau
• Copii ale chitanţelor pe care le dai clienţilor atunci când aceştia cumpără de la tine.

Dacă nu există dovadă scrisă, trebuie să scrieţi toate detaliile despre tranzacţie. Pueţi folosi un caiet pentru a nota informaţiile necesare.

În păsrarea înregistrărilor, chitanţele şi alte dovezi scrise ale tranzacţiei sunt numite "documente justificative". Păstraţi întotdeauna în siguranţă documentele voastre justificative, într-o cutie sau un dulap care se poate încuia. Ele sunt singura dovadă că înregistrările voastre sunt corecte.

Un sistem simplu de păstrare a înregistrărilor:

Doamna Somo, proprietara unui mic magazin din zona de sud, se ceartă cu un client despre numărul de kilograme de zahăr pe care acesta le-a cumpărat pe credit. Nu e pot înţelege asupra numărului de kilograme date pe credit. Doamna Somo realizează că are aceste probleme pentru că ea nu păstrează nici un fel de înregistrări ale afacerii.

Ea ştia că trebuie să păstreze înregistrări referitoare la afacere dar nu ştia cum să le ţină şi nici cum să le utilizeze. Doamna Somo se duce să ceară sfatul doamnei Nalongo Chow. Doamna Nalongo Chow este proprietara băcăniei Nalongo şi are multă experienţă în păstrarea şi utilizarea înregistrărilor afacerii.

Doamna Nalongo Chow îi arată doamnei Somo cum să realizeze înregistrările şi cum să păstreze documentele justificative pentru tot ceea ce afacerea ei cumpără sau vinde pe credit sau cu bani. Când începi o intreprindere cheltuieşti bani şi apoi, când încep vânzările, primeşti bani. De fiecare dată când cumperi sau vinzi ceva, scrie detaliile întrun registru numit "registru de casă".

Registru de casă:

Un registru de casă potate făcut dintr-un caiet de şcoală.

Notă: Toţi banii care intră sunt scrişi în stânga. Toţi banii care ies sunt scriţi în dreapta.

Folosiţi numerarul de care dispuneţi din coloana cu (+) ca bilanţ pentru a începe pagina următoare.

Instruire practică:

© Drepturi de autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Design web realizat de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 17.01.2011