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ARCHIVES DES RAPPORTS D'ACTIVITÉS D'UNE ENTREPRISE
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Marzenka Sieradzki
Fiche de formation
Quelle formation est nécessaire pour que les participants à la génération de revenus micro-entreprise puissent tenir des archives ?
Introduction :
Il est nécessaire que toutes les personnes impliquées dans des activités générant des petites ou d'importantes sommes d'argent, sachent et se souviennent de ce qui se passe à tout moment au sein de l'entreprise. Les propriétaires de micro-entreprises doivent écrire tout ce qui est entrepris afin de pouvoir s'y référer ultérieurement.
Ce document est supplémenté par Rapports et archives financiers.
Qu'est-ce que la tenue d'archives ?
Tenir des archives signifie écrire :
- Combien d'argent votre micro-entreprise reçoit-elle ?
- Combien d'argent votre micro-entreprise dépense-t-elle ?
Tenir des archives permet de rédiger chronologiquement toute transaction effectuée impliquant de l'argent versé à votre entreprise et de l'argent débité de votre entreprise.
Une transaction représente tout échange d'argent contre une valeur (quelque chose). L'argent entre et sort d'une micro-entreprise grâce aux transactions. De l'argent est débité de votre entreprise pour payer des biens, matières premières, charges (par ex. : eau, électricité).
- Qu'est-ce que j'ai acheté ?
- Quand est-ce que je l'ai acheté ?
- Combien ai-je payé ?
- Quand et qu'est-ce que j'ai vendu ?
- Combien d'argent ai-je reçu ?
- Est-ce que j'ai acheté ou vendu à crédit ?
- Inventaire de ce qui reste invendu (matières premières, produits) ;
- Combien d'argent est-ce que je reçois par jour (par semaine, par mois, par an) ?
- Combien d'argent est-ce que je dépense par jour (par semaine, par mois, par an) ?
- Quel est le surplus et qu'en ai-je fait ?
- Est-ce que je fais des progrès ? et
- Combien d'argent est-ce que la micro-entreprise a à dépenser ?
Lorsque des archives sont tenues concernant tous les points ci-dessus, cela permet au proprétaire de la micro-entreprise de savoir combien d'argent lui est nécessaire afin de diriger la micro-entreprise d'une période à une autre (c-à-d les fonds de roulement et d'où ils proviennent). Des archives nettes et exactes permettent également de juger si autant de profits que prévus ont été atteints. Il se pourrait que trop d'argent soit dépensé pour payer les salaires ou les matières premières. Il se pourrait également que quelqu'un vole de l'argent ou des biens matériaux de la micro-entreprise.
De bonnes archives vous aideront donc à résoudre les problèmes présents au sein de votre micro-entreprise et à être capable de planifier l'avenir en voyant clairement quelles erreurs ont été commises dans le passé. Les archives vous permettront également de montrer à autrui comment se porte votre micro-entreprise.
La plupart des micro-entreprises, et tout particulièrement celles dont le propriétaire est de sexe féminin, ne tiennent pas d'archives des transactions commerciales pour cause d'analphabétisme. Elles devraient chercher l'aide de leurs enfants écoliers ou leurs maris sachant lire et écrire, ou de toute autre personne de confiance de son entourage sachant lire et écrire.
Types d'archives à tenir :
Afin de bien tenir des archives, il est nécessaire d'écrire toutes les transactions commerciales d'une manière ordonnée. Il faut que vous ayez quelque chose qui montre que vous avez reçu ou dépensé telle ou telle somme d'argent. Vous avez besoin d'une preuve de chaque transaction, même pour de petites sommes telles que le coût des transports en boda-boda, des enveloppes et du savon.
Voici quelques exemples de preuves écrites :
- Reçus ou factures que vous reçevez lorsque vous achetez des biens ou des matières premières, lorsque vous payez le loyer, l'eau et l'electricité ; et
- Copies des reçus que vous donnez à vos clients lorsqu'ils vous achètent quelque chose.
S'il n'y a pas de preuve écrite, vous devez écrire les détails de la transaction vous-même. Vous pouvez utiliser un cahier pour écrire toutes les informations dont vous avez besoin.
- La date où la transaction a eu lieu ;
- Qui était impliqué dans la transaction ;
- De quoi la transaction s'agissait ;
- Quel montant était impliqué dans la transaction.
Dans le domaine de la tenue d'archives, les reçus et toute autre preuve de transactions sont appelées "bons". Veillez à toujours conserver vos bons précieusement, dans un coffre ou dans un placard. Eux-seuls prouvent la validité de vos archives.
Un système simple pour tenir des archives :
Madame Somo qui dirige un petit magasin à South Side a eu un débat avec un client au sujet du nombre de kilos de sucre qu'il avait acheté à crédit. Ils n'ont pas arrivé à trouver un terrain d'entente par rapport au nombre de kilos donnés à crédit. Madame Somo s'est rendue compte qu'elle s'est retrouvée face à de tels problèmes car elle ne tenait pas du tout d'archives.
Elle était consciente qu'elle avait besoin de tenir des archives concernant les activités de son entreprise, mais elle ne savait pas quelles archives tenir, comment les tenir et comment les utiliser. Madame Somo est allée demander conseil à Madame Nalongo Chow. Madame Chow est propriétaire de l'épicerie Nalongo et elle a énormément d'expérience en ce qui concerne la tenue et l'utilisation d'archives sur les activités d'entreprises.
Madame Chow a montré à Madame Somo comment tenir des archives et conserver les bons de transactions pour tout ce que son entreprise achète ou vend pour de l'argent ou à crédit. Lorsque vous démarrez une entreprise, vous dépensez de l'argent et plus tard, quand les ventes commencent, vous recevez de l'argent. A chaque fois que vous achetez ou vendez quelque chose, inscrivez les détails dans un cahier appelé "carnet de bord".
Carnet de bord :
Le carnet de bord peut être crée à partir d'un cahier scolaire.
| Versements ( + ) | Débits ( - ) |
|---|---|
| D'où provient l'argent que votre micro-entreprise reçoit ? | Qu'avez-vous acheté avec l'argent de votre micro-entreprise ? |
|
|
Remarque : tout l'argent qui est versé est inscrit à gauche. Tout l'argent qui est dépensé est inscrit à droite.
| Date | Versements | Montant | Date | Débits | Montant | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Quel jour avez-vous reçu l'argent ? | D'où provient l'argent ? | Combien d'argent ? | Quel jour avez-vous dépensé l'argent ? | Qu'avez-vous acheté ? | Combien d'argent ? | |
| Total | Total | |||||
| Solde | ||||||
[total versé] - [total débité] = [solde]Employez le dernier montant de la colonne (+) pour commencer la page suivante. Atelier de formation :
© Droits d'auteur 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
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