Μεταφράσεις:

Άλλες σελίδες:

Ενότητες

Χάρτης Σελίδας

Λέξεις Κλειδιά

Επικοινωνία

Βοηθητικά Έγγραφα

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

ΑΡΧΕΙΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ

από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ

μετάφραση Ελένη Παπαγεωργίου

Εκπαιδευτικό Έντυπο

Σε τι χρειάζεται η εκπαίδευση πάνω στην τήρηση αρχείου επιχειρηματικών δραστηριοτήτων στους συμμετέχοντες στην παραγωγή πλούτου από μικροεπιχειρήσεις;

Εισαγωγή:

Όλα τα άτομα που ασχολούνται με τη δραστηριότητα παραγωγής πλούτου, μικρού ή μεγάλου, πρέπει να γνωρίζουν και να θυμούνται τι συμβαίνει στην επιχείρηση ανά πάσα στιγμή. Οι ιδιωκτήτες των μικροεπιχειρήσεων πρέπει συνεπώς να καταγράφουν ό,τι γίνεται για μελλοντική αναφορά.

Το παρόν έγγραφο συνοδεύεται από το Οικονομικές Εγγραφές και Θέματα Αναφοράς.

Τι σημαίνει Τήρηση Αρχείου Εγγραφών;

Τήρηση ενός αρχείου επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σημαίνει καταγραφή:

• Του ποσού των χρημάτων που λαμβάνει η μικροεπιχείρησή σας· και
• Του ποσού των χρημάτων που η μικροεπιχείρησή σας πληρώνει σε άλλους.

Η τήρηση αρχείου είναι ένας τρόπος χρονολογικής καταγραφής όλων των συναλλαγών που περιλαμβάνουν χρήματα που εισέρχονται στην επιχείρησή σας και χρήματα που εξέρχονται από αυτή.

Μια συναλλαγή είναι οποιαδήποτε ανταλλαγή χρημάτων έναντι κάποιας αξίας (κάτι). Τα χρήματα εισέρχονται και εξέρχονται από την μικροεπιχειρήση μέσω συναλλαγών. Οι μικροεπιχείρησεις λαμβάνουν χρήματα κυρίως μέσω της πώλησης προϊόντων ή υπηρεσιών. Τα χρήματα εξέρχονται από την μικροεπιχείρηση με την πληρωμή αγαθών, πρώτων υλών, εργασίας, αναγκαίων παροχών (π.χ. νερό, ηλεκτρισμός).

Η τήρηση αρχείων σχετικών με όλα τα παραπάνω, θα βοηθήσει τον ιδιοκτήτη της μικροεπιχείρησης να γνωρίζει πόσα χρήματα χρειάζεται αυτός (ή αυτή) για να λειτουργεί η μικροεπιχειρήση με την πάροδο του χρόνου (π.χ. κεφάλαιο κίνησης και από που προέρχεται). Τακτοποιημένα και ακριβή αρχεία θα σας βοηθήσουν ακόμη να κρίνετε κατά πόσο το κέρδος που αναμένατε έχει επιτευχθεί. Πιθανώς πολλά χρήματα να δαπανώνται σε μισθούς ή πρώτες ύλες. Πιθανώς κάποιος να κλέβει απο τη μικροεπιχείρηση, είτε μετρητά ή φυσικά αγαθά.

Επομένως, καλά αρχεία θα σας βοηθήσουν να επιλύσετε τα προβλήματα των μικροεπιχειρήσεών σας και να είστε σε θέση να σχεδιάσετε το μέλλον μέσα από τα λάθη που συνέβησαν στο παρελθόν και να δείξετε στους άλλους πώς τα πάει η μικροεπιχείρησή σας.

Στις περισσότερες μικροεπιχειρήσεις, και ειδικά σε αυτές των οποίων οι ιδιοκτήτες είναι γυναίκες, δεν κρατούν αρχείο των επιχειρηματικών τους συναλλαγών λόγω αναλφαβητισμού.

Τύποι Αρχείων που θα πρέπει να Τηρείτε:

Για μια καλή τήρηση αρχείου χρειάζεται να καταγράφετε όλες τις επιχειρηματικές σας συναλλαγές με μεθοδευμένο τρόπο. Χρειάζεστε κάτι για να αποδείξει ότι λάβατε ή καταβάλατε χρήματα. Χρειάζεστε απόδειξη για κάθε συναλλαγή, ακόμη και για μικρά ποσά, όπως φάκελοι, σαπούνι.

Μερικά παραδείγματα γραπτών αποδείξεων είναι:

• Αποδείξεις ή τιμολόγια που λαμβάνετε όταν αγοράζετε αγαθά ή πρώτες ύλες, όταν πληρώνετε ενοίκιο, νερό και ηλεκτρισμό· ή
• Αντίγραφα αποδείξεων που δίνετε στους πελάτες όποτε αγοράζουν από εσάς.

Αν δεν υπάρχουν γραπτές αποδείξεις, θα πρέπει να καταγράφετε τις λεπτομέρειες της συναλλαγής μόνοι σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα βιβλίο εξάσκησης για να σας βοηθήσει να καταγράφετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Στην τήρηση αρχείου, οι αποδείξεις και οποιαδήποτε άλλα αποδεικτικά στοιχεία των συναλλαγών ονομάζονται "παραστατικά πληρωμής". Πάντα να φυλάτε τα παραστατικά πληρωμής σας σε ασφαλές μέρος, σε ένα κουτί που να κλειδώνει ή σε ένα ντουλάπι. Είναι η μόνη απόδειξη ότι τα αρχεία σας είναι σωστά.

Μια Απλή Μέθοδος Τήρησης Αρχείων:

Η κυρία Somo, η οποία διευθύνει ένα μικρό κατάστημα λιανικής στη Νότια Πλευρά, διαπληκτίστηκε με έναν πελάτη για το πόσα κιλά ήταν η ζάχαρη που είχε αγοράσει εκείνος με πίστωση. Δεν μπορούσαν να συμφωνήσουν στα κιλά που είχαν πιστωθεί. Η κυρία Somo συνειδητοποίησε ότι είχε αυτά τα προβλήματα επειδή δεν κρατούσε καθόλου αρχεία.

Γνώριζε πως χρειαζόταν αρχεία επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, δεν γνώριζε όμως τι είδους αρχεία χρειαζόταν, πώς να τα τηρήσει και πώς να τα χρησιμοποιήσει. Η κυρία Somo επισκέφθηκε την κυρία Nalongo Chow για να ζητήσει συμβουλή. Η κυρία Nalogo Chow διευθύνει τη Λαχαναγορά Nalongo κι έχει αρκετή εμπειρία στην τήρηση και τη χρήση επιχειρηματικών αρχείων.

Η κυρία Nalongo Chow υπέδειξε στην κυρία Somo πώς να κρατάει αρχεία και παραστατικά πληρωμής για οτιδήποτε αγοράζει ή πουλάει η επιχείρηση, είτε με χρήματα είτε με πίστωση. Όταν μια επιχείρηση ανοίγει, ξοδεύετε χρήματα και αργότερα όταν ξεκινήσουν οι πωλήσεις, λαμβάνετε χρήματα. Κάθε φορά που αγοράζετε ή πουλάτε κάτι, καταγράψτε τις λεπτομέρειες σε ένα βιβλίο που ονομάζετε "βιβλίο χρημάτων".

Βιβλίο Μετρητών:

Το βιβλίο μετρητών μπορεί να φτιαχτεί με τη βοήθεια ενός σχολικού βιβλίου εξάσκησης.

Χρησιμοποιήστε τα μετρητά στο χέρι στη στήλη (+) με το υπόλοιπο να ξεκινά στην επόμενη σελίδα.

Εργαστήριο Εκπαίδευσης:

© Πνευματικά δικαιώματα 1967, 1987, 2007 Φιλ Μπαρτλ
Σχεδιασμός Ιστοσελίδας: Lourdes Sada

––»«––

Τελευταία ενημέρωση: 28.01.2012