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प्रबंध सूचना

और सूचना प्रबंधन

के द्वारा फिल बार्टले, पीएच.डी.

अनुवादक निर्मला रामकृष्णन

कार्यशाला पुस्तिका

निरीक्षण से प्राप्त जानकारी का कैसे प्रबंध किया जाए

प्रबंध सूचना और सूचना प्रबंधन में अंतर है; प्रबंध सूचना एक किस्म की जानकारी या सूचना है (आँकड़ा); सूचना प्रबंधन एक किस्म का प्रबंधन है (व्यवस्था या प्रणाली).

सूचना प्रबंधन वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा, एकत्रित किए हुए जानकारी का विश्लेषण और उपयोग किया जाता है ताकि (हर स्तर के) प्रबंधक सुविज्ञ निर्णय ले सकें. प्रबंधन सूचना वह जानकारी है जो प्रबंधन निर्णय लेने के लिए अनिवार्य है.

एक परियोजना में क्या चल रहा है - निरीक्षण यह जानकारी देता है. यह जानकारी आयोजन और कार्यान्वयन चरणों में प्राप्त किया जाता है. यह जानकारी, एक परियोजना की समस्याओं को पता लगाने में मदद करता है. इससे प्रबंधक और समाज सेवक इन समस्याओं के समाधान के उपाय निर्धारित कर सकते है.

प्रबंध सूचना का महत्व:

प्रबंध सूचना इन कारणों के लिए महत्वपूर्ण है:

• सुविधाओं और सेवाओं के संचालन या प्रबंधन में सुधार लाने के लिए जो फ़ैसले लेना ज़रूरी हैं, इसकी मदद के लिए; और
• आयोजन, कार्यान्वयन, निरीक्षण और मूल्यांकन को सहभागिता के साथ संचालन करने के लिए.

सूचना प्रबंधन का कैसे उपयोग किया जाए:

प्रबंधन निर्णय लेने के लिए जानकारी का उपयोग करने के लिए, उस जानकारी को सही तरह से प्रबंधन करना चाहिए (एकत्रित करके, भंडारित करके, विश्लेषण करना चाहिए). सूचना प्रबंधन (एकत्रित, भंडारित और विश्लेषण करने की प्रक्रिया) और प्रबंधन सूचना (सुविज्ञ निर्णय लेने के लिए ज़रूरी जानकारी) में अंतर है; लेकिन यह एक दूसरे को सहारा देते हैं और इन्हे दैनिक प्रचालन में अलग नहीं किया जा सकता है.

अतः सूचना प्रबंधन में ये शामिल हैं:

• ज़रूरी जानकारी निर्धारित करना;
• जानकारी एकत्रित करना और उसका विश्लेषण करना;
• जानकरी को भंडारित करना और जब ज़रूरत हो, पुनः प्राप्त करना;
• उपयोग करना; और
• जानकारी को फैलाना.

प्रबंधन के लिए आवश्यक सूचना को निर्धारित करना: परियोजना के आयोजन, कार्यान्वयन और निरीक्षण के दौरान बहुत सारी जानकारी उत्पन्न होती है. कुछ जानकारी तत्काल फ़ैसले लेने के लिए आवश्यक है और कुछ बाद में लिए जाने वाले प्रबंधन निर्णयों के लिए ज़रूरी है. इसलिए एक अच्छी प्रबंध सूचना प्रणाली, परियोजना के नेताओं को यह जानने में मदद करती है कि, अलग अलग समय पर विविध प्रबंध निर्णय लेने के लिए किस तरह की जानकारी को प्राप्त करना चाहिए.

सूचना प्रबंधन के लिए जानकारी को प्राप्त करके उसका विश्लेषण करना: जानकारी इन स्रोत से प्राप्त की जा सकती है - तकनीकी रिपोर्ट, ग्रामीण पुस्तकें, विभिन्न कर्ताओं द्वारा पूरे किए गये फार्म या प्रपत्र, सामूहिक बैठक या सम्मेलन, भेंट, प्रेक्षण और सामूहिक ढाँचे.

सूचना भंडारित करना: यह ज़रूरी कि प्राप्त किए गये जानकारी को एक जगह सुरक्षित किया जाए जिससे बाद में इसका उपयोग किया जेया सके. जानकारी ग्रामीण पुस्तकों या दस्तावेज़ों, परियोजना विवरण, फार्म या प्रपत्र और हमारे दिमाग़ में रखा जा सकता है. सूचना को सुरक्षित या भंडारित करने का मूल सिद्धांत यह है कि इस जानकारी को आसानी से पुनः प्राप्त किया सके.

जानकारी का उपयोग करना: जानकारी के कई उपयोग हैं - सामूहिक समस्याओं को सुलझाना, संसाधन निर्धारित करना (मात्रा और प्रकार), सहयोग प्राप्त करना और आने वाले परियोजनाएँ निर्धारित करना.

सूचना का प्रचरण या प्रवाह: जानकारी का पर्याप्त रूप में उपयोग होने के लिए यह ज़रूरी है कि उसे सभी हिस्सेदार और उपभोक्ताओं के साथ बाँटा जाए. बाकी हिस्सेदार इस जानकरी का प्रबंध निर्णय लेने में प्रयोग कर सकते हैं. वे जानकरी संग्रहित करने वाले को उस जानकरी का मतलब और उपयोग निर्धारित करने में मदद कर सकते हैं जिसका प्रबंधन प्रक्रियाओं में प्रयोग किया जा सकता है.

सूचना को गाँव, समूह, मुहल्ला या बस्ती, जिला, राष्ट्रीय कार्यालय, स्वयं सेवी संस्थाएँ और दाताओं के साथ बाँटा जाने चाहिए.

निरीक्षण में प्रबंध सूचना बेहत ज़रूरी है क्योंकि यह निरीक्षण के दौरान प्राप्त किया जाता है और निरीक्षण के कार्यों के आयोजन और कार्यान्वयन में इसका उपयोग होता है.

निरीक्षण जानकारी अधिकारियों से हो या हिस्सेदारों से हो - इसको समर्थ रूप से प्राप्त करने के लिए वार्षिक समीक्षा का उपयोग किया जा सकता है. इसका विवरण सहभागी प्रबंधन सूचना प्राप्त करने के तरीकों में किया गया है, मगर निरीक्षण सूचना प्राप्त करने में भी यह लागू है.

प्रबंधकर्ता को उन्नति का विवरण देना:

© कॉपीराइट १९६७, १९८७, २००७ फिल बार्टले
वेबडिजाईनर लुर्ड्स सदा

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आखरी अपडेट: २०.०७.२०११