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INFORMAZIONI SULL'ORGANIZZAZIONE
e Organizzazione delle Informazioni
di Phil Bartle, PhD
Traduzione a cura di Francesca Mereu
Workshop Handout
Come gestire le informazioni scaturite dal processo di supervisione
Le informazioni sull'organizzazione e l'organizzazione delle informazioni sono due cose diverse; le informazioni sull'organizzazione sono un tipo di informazione (i dati); l'organizzazione delle informazioni è un tipo di organizzazione (il sistema).
L'organizzazione delle informazioni è il processo di analisi e utilizzo delle informazioni che sono state raccolte e archiviate allo scopo di permettere agli organizzatori (a tutti i livelli) di prendere decisioni informate. Le informazioni sull'organizzazione sono le informazioni necessarie per prendere decisioni organizzative.
Il processo di supervisione fornisce le informazioni su quanto sta accadendo all'interno del progetto. Le informazioni vengono raccolte durante le fasi di pianificazione e attivazione. Le informazioni aiutano a scoprire se qualcosa sta andando per il verso sbagliato all'interno del progetto. L'organizzazione può pertanto trovare le soluzioni che ne assicurino la buona riuscita.
L'Importanza delle Informazioni sull'Organizzazione
Le informazioni sull'organizzazione sono importanti per:
- prendere delle decisioni necessarie per il miglioramento dell'organizzazione dei servizi e delle strutture; e
- pianificare la partecipazione, la messa in atto, la supervisione e la valutazione.
Come utilizzare l'Organizzazione delle Informazioni:
Per essere in grado di utilizzare le informazioni per prendere decisioni di tipo organizzativo, le informazioni dovrebbero essere organizzate (raccolte, archiviate e analizzate). Se l'organizzazione delle informazioni (il processo di raccolta e archiviazione di queste) e le informazioni sull'organizzazione (le informazioni necessarie per prendere decisioni informate) sono differenti; devono essere sempre rinforzate l'una dall'altra e non possono essere separate nelle operazioni quotidiane.
Le informazioni sull'organizzazione pertanto coinvolgono:
- la determinazione delle informazioni necessarie;
- la raccolta e l'analisi delle informazioni;
- l'archiviazione e il loro recupero qualora necessario;
- il loro utilizzo; e
- la loro divulgazione.
Determinare Le Informazioni Necessarie per l'Organizzazione durante la pianificazione del progetto, l'organizzazione e la supervisione, vengono generate molte informazioni. Alcune sono necessarie per prendere decisioni organizzative sul posto; altre per prendere successive decisioni organizzative. Un buon sistema di informazioni sull'organizzazione pertanto dovrebbe assistere gli organizzatori del progetto nel conoscere le informazioni che hanno bisogno di raccogliere per prendere varie decisioni in vari tempi.
Raccolta e Analisi delle Informazioni per L'Organizzazione delle Informazioni: Le informazioni possono essere ottenute dalle relazioni e dai tecnici, dai testi sul villaggio, da moduli compilati dai differenti attori, incontri della comunità, interviste, osservazione e mappe della comunità.
Informazioni sull'Archiviazione: E' importante archiviare le informazioni per potervi accedere in un secondo tempo. Le informazioni possono essere archiviate nei testi e nel progetto riguardanti il villaggio, nelle relazioni, nei moduli e nella memoria. Il principio fondamentale nell'archiviazione delle informazioni è la facilità con la quale esse possono essere recuperate.
Utilizzo delle Informazioni: Le informazioni possono essere utilizzate per risolvere i problemi della comunità, determinare le risorse (quantità e natura), sollecitare per il loro supporto e determinare quali possano essere i progetti futuri.
Divulgazione o Flusso delle Informazioni: Per far sì che le informazioni siano adeguatamente utilizzate è necessario che siano condivise con gli altri soggetti interessati e altri utenti. Gli altri soggetti interessati possono utilizzare queste informazioni per le loro decisioni organizzative e possono anche aiutare coloro che raccolgono le informazioni a comprendere il significato e l'uso che se ne può fare a scopo organizzativo.
Le informazioni dovrebbero essere condivise con il villaggio, la parrocchia, la sotto-contea, il distretto, l'ufficio nazionale e il donatore.
Le informazioni sull'organizzazione sono parte del modulo sulla supervisione perchè tali informazioni vengono ottenute durante il processo di supervisione e aiutano la pianificazione e la messa in atto delle attività di supervisione.
Che provengano dallo staff o dai soggetti interessati, una delle modalità più efficaci di ottenere delle informazioni utili al processo di supervisione è attraverso il Rapporto Annuale. Sebbene venga descritto solo nel suo ruolo di ottenimento delle informazioni sull'organizzazione della partecipazione, è ugualmente applicabile all'ottenimento delle informazioni sull'organizzazione.
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Comunicazione dei Progressi ai Dirigenti
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