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INFORMAÇÕES DE GERENCIAMENTO
e gerenciamento de informações
por Phil Bartle, PhD
traducido por Deborah Almeida Nogueira
Manual de treinamento
Como lidar com as informações geradas pelo monitoramento
Informações de gerenciamento e gerenciamento de informações se distinguem, pois as primeiras se referem a um tipo de informações (dados), enquanto o segundo trata de um tipo de gerenciamento (sistema).
Gerenciamento de informações é o processo de análise e utilização das informações coletadas e armazenadas para facilitar a tomada de decisão dos administradores (em todos níveis). Trata-se, portanto, das informações necessárias para a tomada de decisões gerenciais.
O monitoramento oferece informações sobre o que está acontecendo no projeto. Essas informações são coletadas durante as fases de planejamento e implementação. Elas ajudam a detectar se alguma coisa está saindo errado no projeto.O gerenciamento pode, portanto, encontrar soluções para garantir o sucesso.
A importância das informações de gerenciamento:
Informações de gerenciamento são importantes para:
- Tomar as decisões necessárias para melhorar o gerenciamento de instalações e serviços
- Implementar planejamento participativo, monitoramento e avaliação
Como usar o gerenciamento de informações:
As informações devem ser gerenciadas (coletadas, armazenadas e analisadas) para ser úteis na tomada de decisões de gerenciamento. Embora o gerenciamento de informações (o processo de coleta e armazenamento de informações) e as informações de gerenciamento (necessárias para tomar decisões) sejam diferentes, eles sempre se reforçam mutuamente e não podem ser separados nas ações diárias.
Informações de gerenciamento envolvem:
- Determinação da informação necessária
- Coleta e análise de informações
- Armazenamento e retirada quando necessário
- Sua utilização
- Disseminação
Determinar as informações necessárias para o gerenciamento: muitas informações são geradas durante as fases de planejamento, gerenciamento e monitoramento do projeto. Algumas são necessárias para tomar decisões de gerenciamento imediatas, enquanto outras serão úteis mais adiante. Por isso, um bom sistema de informações de gerenciamento deve ajudar os gerentes do projeto a decidir quais informações precisam coletar para auxiliar em decisões necessárias em momentos e ocasiões distintas.
Coletar e analisar informações para o gerenciamento de informação: podem ser obtidas através de relatórios técnicos, livros do vilarejo, formulários preenchidos pelos diferentes atores, encontros de comunidades, entrevistas, observações e mapas de observação.
Armazenar informações: É importante para referências futuras. Podem ser armazenadas nos livros do vilarejo, em relatórios do projeto, formulários e na memória. O princípio mais importante do armazenamento de informações é que devem ser acessadas com facilidade.
Usar as informações: na solução de problemas da comunidade, na decisão dos recursos (quantidade e natureza), na solicitação de apoio e na determinação de projetos futuros.
Disseminar informações: para serem usadas adequadamente, precisam ser compartilhadas com outros acionistas ou usuários. Os outros acionistas podem tanto usar essas informações em suas decisões de gerenciamento como ajudar na coleta de informações para dar sentido e utilidade aos seus propósitos gerenciais.
As informações devem ser compartilhadas entre o vilarejo, paróquia, município, distrito, escritório nacional, ONG e o doador. Informações de gerenciamento compõem uma das mais importantes partes do monitoramento porque a sua obtenção ajuda no planejamento e na implementação das atividades de monitoramento.
Dentre as maneiras mais eficazes de conseguir informações de monitoramento, seja através da equipe ou dos acionistas, é durante a Revisão Anual. Embora seja responsável pela coleta de informações sobre o gerenciamento participativo, ela também serve para reunir informações sobre o monitoramento.
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Relatando progressos a direção administrativa:
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