Μεταφράσεις:

Άλλες σελίδες:

Ενότητες

Χάρτης Σελίδας

Λέξεις Κλειδιά

Επικοινωνία

Βοηθητικά Έγγραφα

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

Πληροφορίες Διαχείρισης

και Διαχείριση Πληροφοριών

από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ

μετάφραση απο Ε.Σ.

Σημειώσεις από το εργαστήρι

Πώς να διαχειρίζεστε πληροφορίες που προέρχονται από την επόπτευση

Οι πληροφορίες διαχείρισης και η διαχείριση πληροφοριών είνα δύοι διαφορετικά πράγματα. Οι πληροφορίες διαχείρισης είναι ένα είδος πληροφοριών (τα δεδομένα). Η διαχείριση πληροφοριών είναι ένα είδος διαχείρισης (το σύστημα).

Η διαχείριση πληροφοριών είναι η διαδικασία ανάλυσης και χρήσης συλλεγμένων και αποθηκευμένων πληροφορίων, έτσι ώστε οι διαχειριστές (όλων των επιπέδων) να μπορούν μέσω των πληροφοριών αυτών να λαμβάνουν αποφάσεις. Οι πληροφορίες διαχείρισης είναι οι απαραίτητες για την λήψη των αποφάσεων σε επίπεδο διαχείρισης πληροφορίες.

Η επόπτευση προσφέρει πληροφορίες επί της εξέλιξης του προγράμματος. Οι πληροφορίες αυτές συλλέγονται κατά τις φάσεις του σχεδιασμού και της εφαρμογής. Οι πληροφορίες αυτές βοηθούν να εντοπιστεί το εάν κάτι δεν πάει καλά με το πρόγραμμα. Οι διαχειριστές μπορούν έτσι να βρουν λύσεις για την εξασφαλίση της επιτυχίας.

Η Σημασία των Πληροφοριών Διαχείρισης:

Ο Πληροφορίες Διαχείρισης είναι σημαντικές:

• για την λήψη των απαραίτητων αποφάσεων προς βελτίωση της διαχείρισης των εγκαταστάσεων και υπηρεσιών, καθώς και
• για την πραγματοποίηση του συμμετοχικού σχεδιασμού, της εφαρμογής, της επόπτευσης και της αξιολόγησης.

Πώς να Χρησιμοποιείτε τις Πληροφορίες Διαχείρισης:

Για να μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες στην λήψη αποφάσεων των διαχειριστών, πρέπει οι πληροφορίες αυτές να διαχειριστούν (να συλλεχθούν, να αποθηκευτούν και να αναλυθούν). Ενώ η διαχείριση των πληροφοριών (η διαδικασία της συλλογής και αποθήκευσης πληροφορίων) και οι πληροφορίες διαχείρισης (οι απαραίτητες πληροφορίες για την λήψη αποφάσεων) είναι δύο διαφορετικά πράγματα, το ένα υποστηρίζει πάντα το άλλο και δεν μπορούν να διαχωριστούν στην πρακτική καθημερινή εργασία.

Οι πληροφορίες διαχείρισης ως εκτούτου αφορούν:

• τον καθορισμό των απαραίτητων πληροφοριών,
• τη συλλογή και ανάλυση των πληροφοριών,
• την αποθήκευση και ανάκληση τους όταν χρειαστεί,
• τη χρήση τους και
• τη διάδοσή τους.

Καθορισμός των απαραίτητων για τη διαχείριση πληροφοριών : Κατά το σχεδιασμό του προγράμματος, τη διαχείριση και την επόπτευση παράγονται πολλές πληροφορίες. Μερικές από αυτές χρειάζονται για την επί τόπου λήψη αποφάσεων της διαχείρισης. Άλλες χρειάζονται αργότερα στη λήψη αποφάσων της διαχείρισης. Ένα καλό σύστημα πληροφοριών διαχείρισης θα πρέπει ως εκτούτου να βοηθά τους διαχειριστές ενός προγράμματος να αναγνωρίσουν ποιές διαφορετικές πληροφορίες πρέπει να συλλέξουν για τις διαφορετικές αποφάσεις διαχείρισης σε διαφορετικά χρονικά σημεία.

Συλλογή και Ανάλυση Πληροφοριών για τη Διαχείριση Πληροφοριών: Πηγή πληροφορίων μπορεί να αποτελέσουν εκθέσεις τεχνολόγων, τα βιβλιά της κοινότητας, συμπληρωμένα έντυπα διαφόρων φορέων, συνεδριάσεις της κοινότητας, συνεντεύξεις, παρατηρήσεις και καταστατικά της κοινότητας.

Αποθήκευση Πληροφοριών: Η αποθήκευση πληροφοριών είναι σημαντική για περαιτέρω αναφορές. Πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν στα βιβλία της κοινότητας, τις εκθέσεις του προγράμματος, σε έντυπα, καθώς επίσης και στο μυαλό. Καθοδηγητική γραμμή για την αποθήκευση πληροφοριών πρέπει να είναι η ευκολία με την οποία ανακαλούνται αργότερα.

Χρησιμοποιόντας τις Πληροφορίες: Οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίλυση προβλημάτων της κοινότητας, για τον καθορισμό των πόρων (ποσότητα και είδος), για την υποστήριξή τους με παροχή συμβουλών και τον καθορισμό μελλοντικών προγραμμάτων.

Διάδοση ή Ροή Πληροφοριών: Η άρτια χρήση των πληροφοριών προυποθέτει την από κονού χρήση τους με άλλους ενδιαφερόμενους και χρήστες. Οι λοιποί ενδιαφερόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν εξίσου αυτές τις πληροφορίες για την λήψη των δικών τους αποφάσεων διαχείρισης. Μπορούν έτσι να βοηθήσουν εκείνους που συλλέγουν τις πληροφορίες να οριοθετήσουν τη σημασία και τη χρήση των πληροφοριών αυτών για τους σκοπούς της διαχείρισης.

Οι πληροφορίες θα πρέπει να μοιράζονται μεταξύ κοινότητας, ενορίας, κομητείας, περιφέρειας, εθνικού γραφείου, μη κυβερνητικών οργανισμών και χορηγών.

Οι πληροφορίες διαχείρισης είναι αναπόσπαστο μέρος της επόπτευσης διότι οι πληροφορίες αυτές συλλέγονται κατά τη διάρκεια της επόπτευσης και βοηθούν στο σχεδιασμό και την εκτέλεση των δραστηριοτήτων αυτής.

Ασχέτως του αν οι πληροφορίες προέρχονται από το προσωπικό ή τους ενδιαφερόμενους, ένας αποδοτικός τρόπος συλλογής χρήσιμων πληροφοριών για την επόπτευση είναι η Ετήσια Επισκόπηση. Η ετήσια επισκόπηση αφορά κυρίως τη συλλογή συμμετοχικών πληροφοριών διαχείρισης, χρησιμεύει όμως εξίσου στη συλλογή πληροφορίων επόπτευσης.

Αναφορά Εξέλιξης στον Επόπτη:

© Πνευματικά δικαιώματα 1967, 1987, 2007 Φιλ Μπαρτλ
Σχεδιασμός Ιστοσελίδας: Lourdes Sada

––»«––

Τελευταία ενημέρωση: 29.01.2012