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如何更好地撰写报告
菲尔，巴托博士
徐海川 翻译
指引
第四部分：如何更好地撰写报告--
报告--对于许多人来说只是一些没人看的废纸，丢进垃圾桶，或者用来装板栗。一篇好的报告应该是给人读的。那么问题就来了，我们如何让别人愿意来读自己的报告呢？
学习如何撰写报告也可以很有意思.不要老是觉得写报告就意味着无聊，烦人。也不要老是要拖到最后才勉勉强强把报告写完。当你掌握了一些技巧和方法之后，写报告就会变得充满挑战和乐趣。
你完全可以把写报告当做你成为专家路上的必经之路，同时让它来监督你的工作。要做到并不难，也没有什么神秘的。本文就将为你介绍一些简单易用的技巧和方法。
要让你的报告有人读，而不是被随手丢到一旁。要做到这点，你得要让你的报告易于理解，并且从头至尾都要引导你的读者继续读下去。 首先，你得分清楚谁是你的读者群体（目标读者），弄清楚他们为什么要读你的报告，以及他们需要从你的报告中得到些什么信息。
其实想要弄清楚读者的需要有很多方法，其中八成你大概也已经知道了。在初稿写完之后，从头看看你的报告，一句一句地看，问自己一个问题：“这句话他们会感兴趣么？”
一个人是不可能写得出来一篇社区进度报告的. 志愿者必须要对社区进行分组, 选出社区代表，他们将会代表整个社区，当然首先要获得整个社区的同意才行。
要鼓励你的队员去问问可能提供更好的想法和概念的人，无论是他们的朋友，同事 ，程序员，还是管理工作者。把报告想成一种书面“对话”，在这个对话里一句句话都是一张一张的稿子。
什么才叫一篇好的报告
一篇好的报告要有人读，要能使人付诸行动，而不是写出来就被束之高阁。 怎么写才能让别人想读你的报告呢。 接下来就谈谈写出一篇好的报告一些需要注意的东西。一篇有效的报告就是要有人来读的，读了之后又能使人有所行动。
当然，做到简明扼要是非常重要的，意思就是说你的报告既要完整又不能冗赘。 一般来说，比起冗长烦人的报告，人们更喜欢看短小精干的。在做到短小的同时又不能遗漏信息。有一种精简报告的有效方法就是省略不必要的词，比如“在撰写报告期间”，以及重复的出现这类词。
语言标准流畅，简洁直白，是一篇报告是否易于理解的决定因素。不要想着以华丽的辞藻展示你汗牛充栋的词汇语句。尽量多用简短的语句，多用小标题来分段 ，多用短小的自然段，少用被动句。
要知道，你报告的大多数读者都是以英语作为第二语言的人，所以要常常记住 “KISS”原则─“keep It Simple,Sweetheart...”，即“亲爱的，让它就这么简单”
报告要易于理解
又是这个问题，在实践中，我和志愿者在工作室的时候曾问过他们，你们觉得怎么才能使让别人更有可能阅读我的报告。 假如你是上司，有一篇报告摆在你的面前，你会把它扔掉，还是看都不看一眼就收到文件夹中？或者是寥寥扫过几页。
你还是会认认真真地读完这个报告，并且觉得它让你觉得有必要做出一些决定。要让别人能仔仔细细读完它，你的报告需要具备哪些特征呢？
志愿者们想到了一下这些建议：
- 篇幅短小，内容完整
- 信息扼要突出
- 语言流畅通顺
- 不重复，不冗赘
- 拒绝说教
- 内容有趣，不偏题
- 结构完整，组织严密
- 页面整洁
对于活动组织者来说，这些建议同样可以成为你的写报告时的一张清单，用以检查你的报告是否算得上一篇好的报告。
对于改进报告的几点建议：
曾经有几个年轻音乐家问过一位非洲西部的著名音乐家要怎么样才能把自己的技术练来和他一样呢。著名音乐家答道：“我可以给你们三条建议：练习，练习，再练习。”
这个典故中的建议也可以用在报告写作当中: 多写几次稿子，在其中对比改进，叫一个朋友来对比看看，评一评你的稿子，并提一些意见。请求别人评价你的稿子并且提出建议，你要学会做你自己的导师。 这里我能给的三条建议就是：重写，重写，再重写。
你可能会觉得不停地重写只是在浪费时间和精力。然而，恰恰相反，职业作家往往会反复写七次以上，他们才会在作品上标上自己的大名。 你应该至少写三稿： 初稿,复稿,成稿。
就算是成稿也要随时准备好重新写。 在两次写作间隔的时间，你可以以更加批判的眼光和更加客观的态度来看你的作品,删除掉明显的错误，免得以后再来后悔。
还有一点是要养成写提纲的习惯。 在提笔写正文之前，最好先想想你要写哪些东西，然后写下一个提纲。拿一张小纸片来写，每一条三个字就够了，这只需要给你自己看。
在写的时候你或许会想要调整各个主题之间的顺序， 那么好好使用提纲，在写初稿的时候它将会给你很大的帮助。
关于被动句要说几句。这是官僚主义的通病。这些句子往往是用来混淆视听的 ， 你仿佛是被告知了一些事情，但是真正重要的东西却被藏了起来。老道的读者一眼就可以看出来。
被动句和统计数据常常会被比做比基尼一样--看起来很有意思，但藏在里面的才最重要。
一篇好的报告需要什么
一篇好的报告需要什么，我这次也问了那些志愿者，他们得出的建议如下：
- 有吸引力
- 直白，坦诚
- 生动有趣的事例和设计，如果可能的话加入些色彩
- 简明扼要
- 字迹清晰，页面工整
- 切题
- 简明英语（或简明汉字）
- 空间安排恰当
- 有标题和副标题
- 语言组织有序
结合前面的两张表，这些表都可以作为你写报告时进行全面检查的依据，也可以作为工作室里成员普遍借鉴的一些准则。
总结：
牢牢记住，写报告并不是一件烦人的事，他总是充满挑战。
强调活动所能得出的结果，不要流于表面，要学会分析。了解你的读者和他们的需要。尽量写的浅显易懂。少用被动句。尽量写得简明扼要（短小而又全面） 。好好利用提纲和小标题来组织你的报告。在成稿之前多打草稿。
通过使用以上建议和指导，可以教会你自己和社区活动成员如何写好报告。一定要记住，没有最好只有更好。
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