Tweet
Traduccions:
Català
中文 / Zhōngwén
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Português
Română
اردو / Urdu
Altres pàgines:
Mòduls
Mapa de la web
Paraules clau
Contacte
Documents útils
Enllaços útils
Continguts:
Continguts:
Continguts:
Continguts:
ESCRIURE INFORMES MÉS BEN ELABORATS
pel Dr. Phil Bartle
traduït per Isaac Blanquet
Una guía
PART D: Escriure informes més ben elaborats:
Els informes que s’arxiven sense que abans s’hagin llegit, o bé els que es lencen a la brossa, o bé els que serveixen per a guardar les closques de les nous no serveixen per a res. El bon informe és aquell que es després el llegeix algú. Per tant, la qüestió que sorgeix és la següent: “Com ho podem fer per a encoratjar la lectura del nostre informe?”
L’aprenentatge en la redacció d’informes ben elaborats pot ser divertit. La redacció d’informes no té perquè ser una tasca avorrida, pesada i incòmoda que es resisteix cada cop que s’ha de redactar un informe. Quan s’aprenen algunes habilitats i indicacions, la redacció d’informes pot esdevenir tot un repte.
Podeu fer que la redacció d’informes sigui un element essencial en la professionalització de la vostra feina, així com una eina per a supervisar tot allò que s’està duent a terme. No hi ha res ni màgic ni misteriós en fer-ho; aquest document explicarà algunes d’aquestes habilitats i indicacions, les quals es podran aprendre i posar en pràctica d’una manera senzilla.
Escrigui informes amb la finalitat que es puguin llegir posteriorment, i no acabin a la brossa. Per a que això sigui així, heu de fer que siguin fàcils d’entendre, i que convidin el lector a llegir-lo de cap a peus. Heu de tenir present qui és el vostre lector, és a dir, l’audiència de destí. També heu de plantejar-vos per què el lector desitjaria llegir l’informe, i què és el que el lector necessita saber i vol saber dels teus informes.
Hi ha moltes maneres d’esbrinar què és el que els lectors volen conèixer (i per tant, sobre allò que volen llegir en el vostre informe), i amb això, probablement, ja sabreu més d’un 80% de tot plegat. Quan acabeu de redactar el primer esborrany, formuleu-vos la següent pregunta: “El que he escrit, interessarà als lectors?”.
S’hauria d’intentar que una sola persona no redactés un informe de progrés comunitari ella sola. El mediador hauria d’intentar que fos una activitat en grup amb els representants de les comunitats, en nom de tota la comunitat, per tal que sigui la comunitat la que ho aprovi abans que ningú.
Encoratgi els membres a que demanin ajuda als seus amics i col•legues, programadors, managers, membres de l’equip, i a tots aquells que puguin proporcionar informació ja sigui pel que fa als conceptes, o bé pel que fa a l’estil de redacció. Pensi en preparar l’informe en tant que una forma escrita de “diàleg” en el cada esborrany forma part del seguiment del procés.
Què entenem per un bon informe?
Un bon informe és aquell que es llegeix i que fa que s’emprenguin accions (és a dir, no ha d’acabar només arxivat o ignorat). Com es pot fer per a que la probabilitat que es llegeixi el vostre informe sigui més alta? A continuació hi trobareu algunes indicacions per a redactar informes elaborats. L’informe efectiu és aquell que es llegeix, i això estimula algun tipus d’actuació com a resultat de la lectura.
És molt important tenir present que els vostres informes han de ser “concisos”. Ser concís significa que sigui a la vegada breu però complet. És més probable que es llegeixin els informes curts que no pas els llargs. No obstant això, els informes que obliden informació considerada com a important són decebedors. Una manera eficaç per a escurçar els informes és du a terme mitjançant la supressió de les frases que no són necessàries (com per exemple: durant el període de l’informe...”), i de les repeticions d’idees que ja han estat tractades en algun altre punt de l’informe.
Un informe es llegeix més fàcilment quan és simple, directe al llenguatge, amb una gramàtica correcta, i amb paraules properes al lector. No pretengueu impressionar a ningú amb llenguatge florit, vocabulari esotèric, o amb frases llargues i sinuoses. Utilitzeu frases curtes i simples. Utilitzeu els subtítols per a separar les diferents seccions (com en aquest document). Feu que els paràgrafs siguin curts. Eviteu la veu passiva.
Recordeu que molts d’aquells que llegiran el vostre informe tenen l’anglès com a segona llengua. Utilitzeu sempre el principi anomenat “KISS" ("Keep It Simple, Sweetheart..., que vol dir: fes-ho fàcil, estimat") quan escrigueu qualsevol informe.
Un informe ha de proporcionar una lectura fàcil:
Novament, en els tallers amb els mediadors en el terreny, vaig demanar als participants que em diguessin què era el que feia que un informe fos llegit amb més facilitat. Imagini’s que és un gerent i que li arriba un informe a la taula. El llençarà? El classificarà sense haver-lo llegit? Li donarà un cop d’ull simplement i no se’l llegirà amb atenció?
Us llegireu l'informe amb cura i reflexionareu sobre el què hi diu suficientment com per a prendre decisions després? Quines són les característiques textuals que faran que us el llegiu minuciosament?
Els participants em van aportar les consideracions següents: Un informe ha de:
- Ser curt però complet (concís);
- Contenir només la informació necessària;
- Ser simple; ha d'estar redactat en un bon llenguatge;
- Evitar repeticions i redundàncies;
- Evitar predicaments i sermons;
- Contenir informació rellevant i interessant;
- Estar ben estructurat i organitzat ;
- Estar polit i ordenat (mecaografiat o ben imprès/escrit).
Aquesta llista també us pot ser útils, d’una banda, per a la redacció dels vostres informes o de l’altra, per a orientar i ensenyar als líders de les comunitats en redactar informes.
Indicacions per escriure d'informes ben elaborats:
Un cop, uns quants joves músics van preguntar a un músic de l’oest de l’Àfrica quin consell els donaria per a com ho podien fer per arribar a tenir tantes habilitats com ell. – “Us puc donar tres consells, “va dir. “El primer és la pràctica, el segon també és la pràctica, i el tercer, igualment, és la pràctica.
Es pot donar el mateix consell si es vol redactar qualsevol altre tipus de text: escriviu més d’un esborrany. Aneu llegint-los a mesura que els escriviu. Demaneu a un amic que li pegui un cop d’ull: sigueu el vostre propi professor. Els tres consells són: “Reescriure, reescriure i reescriure!”
Potser pensareu que tornar a escriure un document que ja s’ha redactat pot ser una pèrdua de temps i d’esforç. Ben al contrari: els escriptors professionals potser escriuen un mateix esborrany fins a set cops abans que no surti publicat amb el nom correcte. Hauríeu d’escriure almenys tres esborranys: un primer més exhaustiu, un segon més escurçat, i finalment, l’esborrany final.
Amb tot, estigueu preparats per a tornar a escriure l’esborrany final si es dóna el cas. El fet d’escriure’l us conferirà una mica de temps en la redacció per tal d’obtenir un punt de vista més objectiu en el document, per eliminar la majoria d’errors obvis, i per evitar d’escriure un document el qual més tard us en penedireu d’haver-lo escrit.
Un alter consell útil és escriure en primer lloc un esquema. Abans d’escriure la primera línia, escriviu un esquema amb els temes que vols tractar. Feu una llista curta de notes de tres paraules cadascuna. Utilitzeu només un tros de paper; només et servirà a tu.
Potser es doni el cas que vulgueu reordenar l’ordre dels temes tan bon punt els veieu tots escrits en el paper. Mentre escriviu el primer esborrany, l’esquema us pot servir de guia personal.
Unes quantes paraules més sobre la veu passiva: és la malaltia de molts de buròcrates. És una manera d’ofuscar – i això significa escriure paraules com si realment fos un entès, però en realitat sense evidenciar una part de la informació important. Els lectors amb experiència detectaran l’ús de la veu passiva de manera immediata.
La veu passiva, com les estadístiques, s’han comparat amb els bikinis : el que deixen veure és interessant però allò que amaguen és vital.
Què fa que un informe sigui bo?
Què fa que un informe sigui bo? Vaig tornar a preguntar als participants dels tallers que em diguessin què era allò que feia que els informes fossin bons. Van sugerir-me les idees següents:
- Atractiu
- Directe, honest, sense decepcions (cap mentida)
- Il·lustracions interessants, dibuixos. (amb color si és possible)
- Breus, curts
- Ordenat i que es pugui llegir (bona escriptura)
- Que vagi directament al tema al punt que es vol tractar
- Anglès simple (o qualsevol altra llengua)
- Ben espaiat
- Que tingui títols i subtítols
- Organitzat o estructurat
De la mateixa manera que les llistes anteriors, es poden combinar els punts amb la finalitat de fer una revisió general per a qualsevol dels informes que escrigui, i per tal de dur a terme tallers d’escriptura d’informes amb els participants dels membres de les comunitats. Consulteu els ERRORS, on hi trobareu una llista dels errors més comuns que tindreu l’ocasió de corregir.
Conclusió:
Recorda que redactar informes no ha de ser avorrit a la força: agafeu-vos la feina com un repte a superar.
Emfatitzeu els resultats per damunt de les activitats. Aneu més enllà de les descripcions ; sigueu analítics. Cal conèixer els lectors i les seves necessitats. Feu que la lectura del vostre informe sigui fàcil, i en un llenguatge simple. Eviteu l’ús de la veu passiva. Sigueu concisos (breus però exhaustius). Organitzeu els vostres informes mitjançant esquemes i subtítols. Recordeu d’escriure diversos esborranys abans de l’esborrany final.
Si s’utilitzen aquests consells I indicacions, podreu ensenyar a vosaltres mateixos i als membres de la vostra comunitat a millorar la redacció dels informes. Recordeu: no s’ha de ser dolent per a millorar.
––»«––
Visita al lloc del projecte comunitari:
 |