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SCRIVERE REPORT MIGLIORI
a cura di Phil Bartle, PhD
tradotto da Michela Del Zoppo
Guida
PARTE D: Scrivere report migliori:
I report che vengono soltanto archiviati senza essere letti o gettati nella spazzatura o usati per avvolgerci le noccioline sono inutili. Un buon report viene letto. Quindi la domanda è "Come possiamo fare in modo che un report venga letto?"
Imparare a scrivere report migliori può essere divertente. Scrivere un report non deve essere un compito noioso, stancante e spiacevole, che siete riluttanti ad affrontare tutte le volte che bisogna redigere un report. Dopo aver acquisito alcune abilità e trucchi scrivere report diventerà stimolante.
Potete far diventare la scrittura di report un elemento essenziale della professionalità del vostro lavoro e uno strumento per monitorare quello che state facendo. Non ci sono magie da compiere. Questo documento vi mostrerà alcune di quelle abilità e trucchi che potrete facilmente apprendere e utilizzare.
Scrivere report che vengano letti e non semplicemente archiviati. Per farlo dovrete scriverli in modo che siano facili da comprendere e che invitino il lettore a scorrere l'intero report fino alla fine. Dovrete sapere qual'è il vostro lettore designato (il vostro destinatario), perché il vostro lettore dovrebbe voler leggere il report e cosa vuole o necessita sapere dai vostri report.
Ci sono molti modi per scoprire cosa vuole sapere il vostro lettore (e quindi cosa vorrebbe leggere nel report) e probabilmente ne sapete già più dell'80 percento. Quando terminate la prima stesura mettetela alla prova. Per ogni frase scritta domandatevi "Sarà interessante per i miei lettori?"
Non bisognerebbe provare a scrivere da soli un report sull'andamento della comunità. Il facilitatore dovrebbe renderla un'attività di gruppo dei rappresentanti della per conto dell'intera comunità, perché venga approvato per primo dalla comunità.
Incoraggiate i membri a chiedere aiuto ad amici e colleghi, programmatori, direttori, personale e coloro che possono dare assistenza per i concetti o lo stile. Pensate a preparare un report come una forma scritta di "dialogo" nel quale ogni stesura successiva è la continuazione del processo.
Cos'è un buon report?
Un buon report viene letto e grazie ad esso vengono intraprese delle azioni (non viene archiviato o ignorato). Come potete aumentare le possibilità che il report venga letto? Di seguito trovate alcuni suggerimenti sulla redazione di report migliori. Un report efficace è quello che viene letto e stimola qualche azione in conseguenza alla sua lettura.
È molto importante che il report sia conciso. Essere conciso significa essere breve e completo. È più probabile che vengano letti i report brevi rispetto a quelli lunghi. Tuttavia è deludente se nei report mancano informazioni importanti. Un metodo importante per abbreviare i report è eliminare le frasi non necessarie (per esempio "Durante il periodo preso in considerazione dal report...") e la ripetizione di informazioni incluse in altre parti di ogni report.
Un report è più semplice da leggere quando utilizza un linguaggio semplice e diretto, con un uso corretto della grammatica e una sintassi semplice. Non cercate di impressionare utilizzando un linguaggio troppo complesso, un vocabolario esotico o frasi lunghe e contorte. Utilizzate frasi brevi e semplici. Utilizzate sottotitoli per separare le sezioni (come in questo documento). Utilizzate paragrafi brevi ed evitate la voce passiva.
Ricordatevi che per molti di coloro che leggeranno il vostro report l'inglese è la seconda lingua. Utilizzate sempre il famoso principio "KISS" ("Keep It Simple, Sweetheart..." che tradotto suona più o meno "Fatela semplice, cari") quando scrivete un report.
Un report deve essere semplice da leggere:
Nei laboratori con gli animatori sul campo, chiesi ai partecipanti cosa rendeva maggiori le probabilità che un report fosse letto. Siete un amministratore e arriva un report sulla vostra scrivania. Lo getterete via? Lo archivierete senza guardarlo? Gli darete una breve occhiata e non lo leggerete con attenzione?
Lo leggerete attentamente e rifletterete sul suo contenuto abbastanza da prendere una decisione a riguardo? Quali sono le caratteristiche di quel report che vi spingeranno a leggerlo con più attenzione?
I partecipanti diedero i seguenti suggerimenti. Dovrebbe essere:
- Breve ma completo (conciso)
- Contenere solo il necessario
- Semplice, scritto usando un linguaggio davvero buono
- Non essere ripetitivo, senza ridondanza
- Non deve contenere prediche o lezioni
- Deve contenere informazioni interessanti e rilevanti
- Ben strutturato e organizzato
- Ordinato e curato (scritto o stampato in modo ordinato)
Anche questa rappresenta una buona check list (a) per voi stessi mentre scrivete report o (b) mentre formate i leader della comunità sulla scrittura di report.
Suggerimenti per scrivere report migliori:
Una volta un giovane musicista chiese a un famoso musicista dell'Africa occidentale dei suggerimenti per diventare un grande professionista come lui. Gli rispose: "Posso darti tre suggerimenti, il primo è pratica, il secondo è pratica e il terzo è pratica"
Lo stesso consiglio vale anche per la scrittura, di qualsiasi tipo: scrivete molte bozze. Correggete le bozze. Chiedete ad un amico di "correggerlo" (farne una revisione e dare suggerimenti). Chiedete commenti e suggerimenti: siate il vostro insegnante. I tre consigli sono: "riscrivete, riscrivete e riscrivete"
Potrete pensare che riscrivere il vostro documento sia una perdita di tempo ed energie. Tutto il contrario. Chi scrive per professione scrive fino a sette bozze prima che il documento possa essere diffuso. Dovreste scrivere almeno tre bozze: una prima bozza grezza, una seconda bozza e la bozza finale.
Preparatevi alla possibilità di dover riscrivere anche la bozza finale. Riscriverla vi concede del tempo tra le varie bozze per poter avere uno sguardo più obiettivo e critico sul documento, eliminare molti degli errori ed evitare di scrivere un documento del quale potreste pentirvi poi.
Un consiglio è quello di scrivere prima la struttura. Prima di scrivere la prima frase, scrivete la struttura degli argomenti che volete affrontare. Dovrebbe essere una breve lista di note composte da tre parole. Fatela su un foglio di carta qualsiasi, è soltanto per voi.
Potreste voler ridisporre l'ordine degli argomenti quando li vedrete su carta. Potrete usare lo schema come guida durante la scrittura della bozza.
Poche altre parole sul passivo. È la malattia di molti burocrati. È un modo di offuscare, cioè di scrivere parole in senso informativo ma nascondendo nella realtà alcune delle informazioni importanti. Lettori attenti riconosceranno immediatamente l'utilizzo della voce passiva.
La voce passiva, come le statistiche, è stata a volte paragonata a un costume da bagno due pezzi (quello che mostra è interessante ma è quello che nasconde che è fondamentale).
Cosa rende buono un report?
Cosa fa di un report uno buono? Chiesi di nuovo ai partecipanti al laboratorio cosa rendeva buono un report o un report uno buono. Suggerirono quanto segue:
- Allettante
- Diretto, onesto, senza inganni (niente bugie)
- Illustrazioni interessanti, design (colorato se possibile)
- Breve, conciso
- Ordinato e leggibile (una buona scrittura)
- Che vada al punto
- Inglese semplice (o altra lingua)
- Con una buona spaziatura
- Con titoli e sottotitoli
- Organizzato e strutturato
Come le due precedenti liste questa può essere utilizzata insieme a loro per una check list generale per ogni report che possiate scrivere e per tenere un laboratorio sulla scrittura di report con i membri della comunità. Vedere Errori per una breve lista di errori di scrittura comuni che potete correggere.
Conclusioni:
Ricordate che scrivere report non deve essere noioso, guardate al compito come a una sfida.
Enfatizzate i risultati sulle attività. Andate oltre la descrizione, siate analitici. Rivolgetevi al vostro pubblico conoscendo le necessità dei vostri lettori. Scrivete utilizzando un linguaggio semplice e di facile lettura. Evitate la voce passiva. Scrivete in modo conciso (breve ma completo). Organizzate il report utilizzando uno schema e sottotitoli. Scrivete più bozze prima di quella finale.
Utilizzando questi suggerimenti e queste linee guida, potete insegnare a voi stessi e alle vostre comunità clienti a migliorare nella scrittura di report. Ricordate, non è necessario andare male per migliorare.
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Una visita al Sito del Progetto della Comunità:
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