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BESSERE BERICHTE SCHREIBEN
von Phil Bartle, PhD
übersetzt von Julia Wohlgemuth
Ein Ratgeber
Teil D: Bessere Berichte schreiben:
Berichte, die abgelegt werden, ohne dass sie vorher gelesen wurden, gleich zum Altpapier gelegt oder als Packmaterial verwendet werden, sind nutzlos. Ein guter Bericht, ist ein Bericht, der gelesen wird. Daher ergibt sich die Frage: "Wie können wir dazu beitragen, dass ein Bericht gelesen wird?"
Zu Lernen, wie man bessere Berichte schreibt, kann Spaß machen. Denn einen Bericht zu schreiben, muss keine langweilige und ermüdende Aufgabe sein, vor der man sich am liebsten jedes Mal drücken würde, wenn wieder ein Bericht geschrieben werden muss. Wenn man ein paar Tipps und Tricks beachtet, kann das Schreiben eines Berichtes eine positive Herausforderung sein.
Das Schreiben von Berichten kann ein maßgebliches Element sein, durch das die Arbeit an Professionalität gewinnt und ein gutes Mittel, um die eigenen Arbeitsergebnisse zu überwachen und beobachten. Ein guter Bericht ist keine Zauberei und in diesem Dokument werden wir einige Tipps und Tricks vorstellen, die einfach zu erlernen und verwenden sind.
Es geht darum, dass Berichte gelesen werden und nicht sofort ungelesen in Ordnern verschwinden. Um dies zu erreichen, müssen sie so geschrieben sein, dass sie einfach zu verstehen sind und der Leser eingeladen wird, bis zum Ende zu lesen. Man muss dazu wissen, wer der zu erreichende Leser ist (also die "Zielleserschaft"), warum der Leser den Bericht lesen möchte, was der Leser aus dem Bericht erfahren möchte und wie der Leser von dem Bericht profitieren könnte.
Es gibt viele Wege herauszufinden, was die Leserschaft erfahren möchte (und von daher in dem Bericht lesen möchte) und wahrscheinlich wissen Sie bereits mehr als 80% dessen. Nach der Fertigstellung des ersten Entwurfs sollte ein Test stattfinden. Fragen Sie sich bei jedem geschriebenen Satz "Ist dies für meine Leser interessant?".
Ein Einzelner sollte einen Entwicklungsbericht für eine Gemeinde nie allein schreiben wollen. Der Vermittler sollte das zu einer Gruppenaktivität für die Gemeinderepresentanten machen. Dies sollte im Auftrag der gesamten Gemeinde geschehen und sollte von dieser auch als Erstes abgenommen werden.
Mitglieder sollten dabei unterstützt werden, Freunde, Kollegen, Programmleiter, Mitarbeiter und andere Leute um Hilfe zu bitten, die etwas zum Konzept oder Stil beitragen können. Man könnte das Schreiben eines Berichtes als eine Art geschriebene Form von "Dialog" betrachten, bei dem jeder nachfolgende Entwurf eine Weiterentwicklung des Prozesses ist.
Was kennzeichnet einen guten Bericht?
Ein guter Bericht ist ein Bericht, der gelesen wird und dem Handlungen aufgrund des Berichtes folgen (der also nicht nur weggeheftet und ignoriert wird). Wie kann man dafür sorgen, dass ein Bericht mit größerer Wahrscheinlichkeit gelesen wird? Im Folgenden finden sich einige Tipps, die bei der Erstellung von besseren Berichten helfen sollen. Ein effektiver Bericht ist ein gelesener Bericht, der eine Handlung in irgendeiner Form als eine Folge darauf anregt.
Extrem wichtig ist dabei, dass der Bericht knapp und präzise geschrieben ist. Das heißt, dass der Bericht sowohl kurz als auch vollständig sein sollte. Ein kurzer Bericht wird mit wesentlich größerer Wahrscheinlichkeit gelesen als ein langer Bericht. Berichte jedoch, die Informationen auslassen, sind enttäuschend. Ein wichtiges Mittel, um Berichte kurz zu halten, ist die Auslassung von unnötigen Phrasen (wie zum Beispiel "während der Berichtsperiode...") und keine Wiederholung von Informationen, die sich auch an anderer Stelle im Bericht finden.
Ein Bericht ist einfacher zu lesen, wenn er in einfacher Sprache geschrieben ist, die auf den Punkt kommt, grammatikalisch korrekt ist und die enthaltenen Worte leicht zu verstehen sind. Ein guter Bericht ist nicht dazu da, um jemanden mit blumiger Sprache, ausgefallenem Wortschatz oder langen und verschlungenen Sätzen beeindrucken zu wollen. Man sollte Untertitel verwenden, um den Text in verschiedene Abschnitte aufzuteilen (wie in diesem Dokument). Kurze Absätze sind ebenfalls wichtig und abgeraten wird von der Verwendung des Passivs.
Man sollte sich immer vor Augen halten, dass für viele von denen, die den Bericht lesen sollen, Englisch eine Fremdsprache ist. Dem Schreiben eines jeden Berichtes sollte das berühmte "KISS" Prinzip zugrunde liegen ("Keep It Simple, Sweethart...").
Ein Bericht muss sich einfach lesen:
In einem Workshop mit Mobilisierern vor Ort fragte ich die Teilnehmer wieder einmal, wodurch ihrer Meinung nach ein Bericht eher gelesen wird. Sie sind ein Manager und ein Bericht ist auf Ihrem Schreibtisch gelandet. Werfen Sie ihn weg? Kommt er in die Ablage, ohne dass Sie einen Blick darauf geworden haben? Blättern Sie ihn kurz durch, ohne ihn sorgfältig zu lesen?
Lesen Sie ihn genau durch und denken Sie darüber nach, um daraufhin Entscheidungen zu treffen? Was in dem Bericht würde Sie am ehesten dazu bewegen, den Bericht sorgfältig zu lesen?
Die Teilnehmer gaben die folgenden Dinge an. Der Bericht sollte enhalten oder sein:
- kurz aber vollständig (knapp und präzise);
- nur was wirklich nötig ist;
- einfach, in guter Sprache geschrieben;
- keine Wiederholungen und nichts Überflüssiges;
- sollte nicht predigen oder einen Vortrag halten;
- mit interessanter und relevanter Information;
- gut strukturiert und organisiert;
- sauber und ordentlich (maschinegeschrieben und gut gedruckt/geschrieben);
Dies könnte auch eine gute Checkliste sein, wenn man (a) selbst einen Bericht schreibt oder (b) Gemeindeleiter im Berichte schreiben schult.
Tipps für das bessere Schreiben von Berichten:
Ein berühmter westafrikanischer Musiker wurde einmal von einigen jungen Musikern gefragt, welchen Rat er ihnen geben könnte, damit sie ebenso gewandt wie er spielen würden. - "Ich kann euch drei Tipps geben", antwortete er. "Mein erster Tipp ist Üben, mein zweiter Tipp ist Üben und mein dritter Tipp ist Üben."
Der gleiche Ratschlag kann für das Schreiben von jeglichen Dingen gegeben werden: man sollte mehrere Entwürfe schreiben, dazwischen Korrektur lesen, einen Freund bitten Korrektur zu lesen (also durchsehen und Vorschläge machen), um Feedback und Ratschläge bitten, sein eigener Lehrer sein. Die drei Tipps sind: "Umschreiben, umschreiben und umschreiben!"
Man könnte sich nun denken, dass das Um- und Neuschreiben eines Dokuments reine Zeitverschwendung sei. Doch das Gegenteil ist der Fall. Professionelle Autoren schreiben manchmal bis zu sieben Entwürfe, bevor sie ein Dokument mit ihrem guten Namen veröffentlichen. In unserem Fall sollten mindestens drei Entwürfe geschrieben werden: ein erster ungefährer Entwurf, ein zweiter Entwurf und ein dritter endgültiger Entwurf.
Man sollte damit rechnen, das selbst der endgültige Entwurf noch einmal umgeschrieben wird. Das Umschreiben gibt einem die Möglichkeit und Zeit, das Dokument mit einem objektiveren und kritischen Blick zu betrachten, um dabei offensichtliche Fehler zu entfernen und damit zu verhindern, dass ein Dokument entsteht, worauf man später einmal nicht mehr stolz ist.
Ein weiterer Ratschlag ist, zunächst eine Kurzfassung zu schreiben. Bevor es mit dem ersten Satz losgeht, ist es sinnvoll, zunächst einen Abriss mit den Punkten, die behandelt werden sollen, zu erstellen. Es kann eine kurze Liste mit Notizen aus drei Worten auf einem Stückchen Schmierpapier sein, es ist schließlich nur für die eigenen Augen gedacht.
Vielleicht stellt man dabei schon eine neue und bessere Reihenfolge der Themen fest, sobald man die einzelnen Punkte auf Papier sieht. Man kann diese Gliederung als eine persönliche Gedankenstütze benutzen, während man den ersten Entwurf schreibt.
Noch ein paar Worte zum Passiv. Es ist eine Krankheit unter der viele Bürokraten leiden. Es ist eine gute Verschleierungstechnik - indem Worte gewählt werden, die informativ klingen, in Wirklichkeit aber bleiben wichtige Informationen im Dunkeln. Erfahrene Leser werden die Verwendung des Passivs sofort erkennen.
Das Passiv, wie auch Statistiken, wurde bereits manchmal mit einem Bikini verglichen (was er enthüllt ist interessant, aber was er versteckt ist das Wesentliche).
Was macht einen Bericht gut?
Was macht einen guten Bericht aus? Auch hier fragte ich die Teilnehmer des Workshops, was für sie einen guten Bericht ausmacht oder was einen Bericht gut macht. Sie zählten die folgenden Dinge auf:
- äußerlich ansprechend
- direkt, ehrlich, keine Irreführung (keine Lügen)
- interessante Illustrationen und Design (wenn möglich in Farbe)
- kurz und knapp
- sauber und lesbar (gute Handschrift)
- auf den Punkt gebracht
- in einfachem Englisch (oder einer anderen Sprache)
- mit guten Zeilenabständen
- mit Titel und Untertiteln
- organisiert und strukturiert
Wie auch die die andere Liste, kann auch diese Aufstellung als eine allgemeine Checkliste für jede Art Bericht benutzt werden, den man entweder selbst schreibt oder für einen Workshop über das Berichte schreiben mit teilnehmenden Gemeindemitgliedern. Unter Fehlern findet sich weiterhin eine kurze Liste von häufigen Schreibfehlern, die man einfach vermeiden kann.
Fazit
Man solllte sich immer wieder in Erinnerung rufen, dass Berichte schreiben nicht langweilig sein muss, sondern eine Herausforderung sein kann.
Resultate und nicht Aktivitäten sollten hervorgehoben werden. Für einen guten Bericht sollte man über das Beschreiben hinausgehen und die Dinge analysieren, die Leserschaft kennen und die Bedürfnisse der Leser beachten, in einfacher und leichter Sprache schreiben, das Passiv vermeiden, präzise schreiben (kurz aber vollständig), eine Gliederung und Untertitel verwenden und schließlich mehrere Entwürfe vor dem endgültigen Entwurf erstellen.
Mit der Verwendung dieser Ratschläge und Richtlinien kann man sich selbst und Kunden aus den Gemeinden das Schreiben von guten Berichten beibringen. Und dabei sollte nicht vergessen werden: man muss nicht erst schlecht sein, um besser zu werden.
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Ein Besuch auf dem Gemeindeprojektgelände
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